Ict-projecten bij de overheid pakken vaak veel duurder uit dan geraamd. Ook de tijdsduur wordt bij veel projecten overschreden en het eindresultaat voldoet vaak niet aan de gestelde afspraken. Met het rapport ‘Lessen uit ICT-projecten bij de overheid' probeert de Algemene Rekenkamer hierin meer duidelijkheid te geven. Wat echter geldt voor de overheid gaat volgens mr. Liane Hilhorst ook op voor het particuliere bedrijfsleven. Ook daar is het aantal mislukte ict-projecten groot. Kijk maar naar de Computable artikelreeks ‘Als oplossingen problemen worden'.
Een belangrijke oorzaak voor het (deels) mislukken van ict-projecten is dat deze vaak ambitieus en complex zijn. Daarnaast komen de verwachtingen van de betrokken partijen vaak niet overeen. Voor het slagen van een ict-project vormt een goed beheersbesturingssysteem de basis. Het moet voor alle betrokken partijen duidelijk zijn, wat er gaat gebeuren en op welke wijze. Ook belangrijk is inzichtelijk te maken hoe tussentijdse wijzigingen het verloop en de uitkomst van de implementatie kunnen beïnvloeden en wie wat gaat betalen. Zo wordt voorkomen dat de verwachtingen niet gelijk zijn.
Het slagen van een ict-project hangt nauw samen met de vastlegging vooraf van de verplichtingen van partijen over en weer in een schriftelijk contract. Een standaardcontract met algemene voorwaarden, waarbij de namen van partijen op de stippellijnen is ingevuld, voldoet eigenlijk nooit. Het contract moet in ieder geval zijn toegeschreven naar het soort uit te voeren werkzaamheden.
Soorten contracten
Contracten worden vaak grofweg onderverdeeld in overeenkomsten met betrekking tot software-, hardware en/of diensten. Eigenlijk zou een gedetailleerder onderscheid moeten worden gemaakt. Voor een goede afstemming van de onderlinge verwachtingen, is het van belang te kijken naar de inhoud van de werkzaamheden.
Is er sprake van ‘assistentieverlening', dan moet dat wel als zodanig tot uiting komen in de gehele tekst van de overeenkomst. Het zou kunnen gaan om bijvoorbeeld pure dienstverlening waarbij de ene partij alle leiding en toezicht heeft. Of juist om een samenwerking op gelijke basis.
Het kan ook gaan om een vorm van systeemontwikkeling. Te denken valt aan ontwerp en realisatie, maar ook aan de implementatie van standaardprogrammatuur in een bestaande bedrijfsomgeving. Bij dit laatste maakt het dan verschil of er sprake is van een standaardsoftwarepakket. Belangrijk is in de overeenkomst de afgebakende verantwoordelijkheden in detail te beschrijven. Dit geldt evenzo voor de vraag of de licentieovereenkomst van een toeleverancier al dan niet onderdeel uitmaakt van de overeenkomst en hoe het zit met aansprakelijkheden voor deze software.
Verder zijn er nog ict-gerelateerde werkzaamheden, zoals opleiding van eigen personeel en eventuele inhuur van ict'ers. In overeenkomsten verzuimt men vaak duidelijk aan te geven dat er hierbij geen sprake is van een verplichting tot het behalen van een concreet resultaat. Het gaat in de regel louter en alleen om het inhuren van ‘handjes', vanwege gebrek aan capaciteit of specifieke deskundigheid van het eigen personeel. Is dit niet gewenst en wil je dat er een specifiek resultaat wordt behaald, dan moet dat duidelijk worden vastgelegd.
Het is dus duidelijk dat bij ict-projecten een standaardcontract niet voldoende is. De wensen en eisen en de offerte moeten allemaal op de juiste wijze in het contract weerspiegeld zijn. Zo kunnen teleurstellingen achteraf worden voorkomen. Een contract moet duidelijk, weloverwogen en volledig zijn.
Gemengde contracten
Er zijn ook gemengde contracten; contracten die alles (een hele zakelijke relatie) in één document trachten te regelen. Bij dit soort contracten zal al snel sprake zijn van onvolledigheid en onduidelijkheid over de verplichtingen van de betrokken partijen.
Betrokken partijen kunnen dit vaak voorkomen door een raamovereenkomst te sluiten. Hierin moeten zij de algemene bepalingen vermelden die voor alle soorten werkzaamheden gelden. Te denken valt aan aansprakelijkheidsbepalingen, beëindigingsclausules, geheimhoudingsregels en regelingen met betrekking tot het toepasselijke recht en de wijze van geschillenbeslechting. Ook regelingen over voortgangsrapportages, escalatieprocedures en de wijze van facturering en betaling kunnen hier worden opgenomen.
Dit laatste is zeker belangrijk bij een discussie over wiens algemene voorwaarden op de relatie van toepassing zijn. Onder de raamovereenkomst hangen dan telkens deelovereenkomsten voor de uitvoering van afgebakende onderdelen van de werkzaamheden, voor zover die afwijken van de raamovereenkomst. Gemengde overeenkomsten moeten zeer nauwkeurig worden opgesteld, omdat het risico op onvolledigheid continu aanwezig is.
Aanbevelingen
Accepteer nooit zomaar de standaardcontracten die de wederpartij hanteert. De kans dat deze eenzijdig zijn, is groot; alle risico's liggen dan bij slechts een van de partijen. Wees daarom altijd kritisch en laat je bijstaan door een deskundige. Die kan aangeven met welke aanpassingen het contract een evenwichtiger spreiding van de risico's weergeeft.
Contractsbepalingen dienen voortdurend kritisch te worden bekeken op duidelijkheid: een bepaling moet zo min mogelijk voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Zorg vooraf voor een volledig contract. Het gebeurt regelmatig dat de werkzaamheden al van start zijn gegaan, bijvoorbeeld op basis van een intentieverklaring of offerte met een handtekening. Er is dan al sprake van een ‘open-eind' afspraak, bijvoorbeeld met betrekking tot de kosten. Laat daarom door de deskundige altijd een checklist opstellen voor het beoordelen van contracten.
Een laatste essentieel punt bij het aangaan van een overeenkomst voor een ict-project is dat de uitvoering van de overeenkomst ook tijdens de looptijd moet worden gemonitord en geevalueerd. Laat er geen afwijkende gewoonten insluipen, maar wees tijdens het gehele project kritisch op de uitvoering en op het nakomen van de vastgelegde afspraken. Het tijdig aanspreken van de wederpartij op het niet nakomen van afspraken, voorkomt een hoop problemen.
Onontbeerlijk
Uiteraard is het succes van een ict-project niet alleen afhankelijk van het vooraf opstellen van een goed contract. Ook de wijze van de projectleiding, ervaring van partijen, systeemcomplexiteit en organisatiepolitieke omstandigheden zijn voorbeelden van factoren die van grote invloed kunnen zijn. Een goede start is wellicht niet het halve werk, maar in ieder geval een wel een uitermate belangrijk deel van het werk. Een goed maatwerkcontract is en blijft onontbeerlijk bij ieder ict-project.
Mr. Liane Hilhorst,
sectie Ondernemingen en sectie ICT & IE, Marxman Advocaten
