De consultants van ArchiXL, een nieuw adviesbureau gespecialiseerd in IT-architectuur, hebben weinig goeds te zeggen over de manier waarop organisaties met de inrichting van de informatievoorziening omgaan. Zij bepleiten een effectievere aanpak.
"Wij vinden dat architectuur doelgericht en pragmatisch moet worden ingezet," zegt Sander Rodenhuis. "Ik stoor me aan de manier waarop grote bedrijven op dit moment hun architectuur willen wegzetten. Dat resulteert in grote stapels documenten die hun doel voorbij schieten. Een architectuur moet effectief zijn."
"Op zich hoeft het niet erg te zijn als een architectuur groot is," vult Danny Greefhorst aan, "maar wat ik nu zie draagt te weinig bij aan de doelen van een organisatie. Architecten zijn in veel gevallen doorgegroeid vanuit hun functie van it-specialist, waardoor ze kennis en ervaring missen. Soms gaat het alleen om de status van de functie architect. Daarnaast schiet de aansturing van architecten vaak tekort. Veel organisaties zijn er nog niet goed uit hoe ze hun architecten het best kunnen inzetten."
Ketens
In de sectoren waar de mannen van ArchiXL vandaan komen – de overheid, de zorg en de financiële wereld – zijn vooral veranderingen in de organisatie en de processen verantwoordelijk voor de behoefte aan meer structuur. "Gemeenten hebben geen interne noodzaak voor architectuur," vertelt Toine Schijvenaars. "Die vraag komt voort uit wet- en regelgeving waarvoor ketens met elkaar moeten worden geïntegreerd. Zo mag je van de Wet Eenmalige Gegevensuitvraag Werk en Inkomen (WEU) maar één keer persoonlijke informatie aan de burger vragen. Over een jaar moet je één centrale registratie voor adressen en gebouwen hebben, en die informatie moet kloppen. Nu zijn die gegevens nog verspreid over allerlei applicaties."
Van de manier waarop met referentie-architecturen als Nora (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur), Marij (Model Architectuur Rijksdienst) en Gemma (Gemeentelijke Model Architectuur) wordt omgegaan, is Schijvenaars niet onder de indruk. "Men neemt NORA en stelt dat als eis aan de leverancier. Maar dat is niet genoeg. Je moet daar nog je eigen architectuurprincipes doorheen vlechten."
Vooral middelgrote gemeenten – met 70.000 tot 150.000 inwoners – komen volgens Schijvenaars in de problemen. "Zij hebben zelf geen mensen hiervoor, omdat architecten daar niet willen werken. Dat betekent dat zij veel moeten inhuren."
In de wereld van banken en verzekeraars wordt de vraag naar architectuur vooral gedreven door fusies en compliance-eisen. "Na een of meer fusies zit zo'n organisatie met een enorm systeemlandschap," aldus Rodenhuis. "Dat betekent dat zij keuzen moeten maken, en die moeten kunnen onderbouwen. Gaat het om merken die vervallen, dan zijn dat ook nog politieke keuzen."
Rodenhuis ziet die organisaties de laatste jaren wel professioneler met architectuur omgaan. "Veranderingen worden vanuit de architectuur geïnitieerd. De bedrijfsstrategie wordt vertaald naar een architectuur om veranderingen in de het it-landschap aan te sturen, en om het aantal systemen, de complexiteit en de kosten te verminderen."
Architectuurplanning
Pensioenfondsen moeten bijvoorbeeld transparanter zijn naar hun deelnemers. Zij ontsluiten hun systemen steeds verder via internet. Zo ontstaan complexere ketens rond deze administraties voor gegevensinwinning, portalen en documentmanagement. "Dat vraagt een grote investering," vertelt Sander Rodenhuis. "Bovendien raakt deze verandering aan veel andere systemen en onderdelen van de organisatie. Daarbij worden meer ketens gemaakt, en niet alleen in de back-office." Hij noemt het automatisch uitsturen van brieven, internet-portalen, self-service, mutatie-verwerking en de koppeling van gegevens als belangrijke zaken. "Het opzetten van die ketens vraagt om visie."
Politieagent
Tegelijk met de noodzaak tot het opzetten van een architectuur waarschuwt Greefhorst voor een te rigide doorvoering ervan. "Niet alles in een architectuur is een wet. Het is een richting. Uiteindelijk gaat het er om dat een architectuur functioneel is. Je kunt 'm daarom niet blindelings afdwingen."
Greefhorst noemt twee organisaties waar men te veel vanuit de theorie en te dogmatisch met hun architectuur omgaat. "Daar gaat het mis. Een architect is geen politieagent." Hij pleit daarom voor een aanpak op twee niveaus. "Maak een enterprise-architectuur naar aanleiding van je organisatiedoelen. En los daarvan een referentie-architectuur met daarin je beste projecten. Die is losser, meer bottom-up, vanuit de praktijk."
Greefhorst ontkent dat dat ten koste gaat van de aansluiting tussen business en it. "Het gaat weliswaar om twee verschillende architecturen, die in de praktijk vaak door elkaar worden gehaald. Maar de alignment zit er wel degelijk in. Een referentie-architectuur valt niet onder de enterprise-architectuur maar moet daar wel op worden afgestemd. Ze worden bovendien vaak door hetzelfde team gemaakt."
Repository
Daarbij is ondersteunende software tegenwoordig onontbeerlijk. "De complexiteit maakt dat tools op dit moment in opkomst zijn," zegt Greefhorst. "Vroeger gebeurde veel in Visio maar dat is niet meer te doen. Wij willen alle informatie in een centrale repository stoppen. Je kunt die dikke start-architecturen veel dunner maken door naar die repository te verwijzen voor de huidige processen en infastructuur."
"Nu zie je dat alles steeds stil ligt om een inventarisatie voor een project te doen," aldus Schijvenaars. "En daarna moet je alles elke keer weer opnieuw doen omdat de gegevens inmiddels verouderd zijn."
Volgens Schijvenaars moet je het vullen en onderhouden van de repository toewijzen aan één persoon. Tegelijkertijd moet je niet proberen er zo veel mogelijk in te stoppen. "Bedenk van tevoren wat je er straks uit wilt halen," aldus Rodenhuis. "Doe dat vanuit de producten en diensten, door vast te leggen welke technologie daaronder zit en wat de status daarvan is. Op die manier weet je bij veranderingen wat de risico's daarvan voor producten en diensten zijn. Op dit moment heeft men geen idee welke systemen gebruikt worden bij welk proces."
