ROC Mondriaan heeft maatwerk door rechten

Werkplekbeheer is geen makkelijke ict-discipline. Erger nog is het als de gebruikers de werkplek niet alleen gebruiken, maar er ook de grenzen van opzoeken. Zoals studenten. “We hebben bij het ROC Mondriaan ook een ict-opleiding, nou dan weet je het wel”, vertelt teamleider ICT Peter Cornet.

Een beetje organisatie heeft nogal wat werkplekken, soms nog met een inrichting die verschilt voor verschillende afdelingen. Het ROC Mondriaan (Regionaal Opleidingen Centrum) te Den Haag heeft dit nog een stapje verder: de onderwijsinstelling bestaat uit dertig locaties, die voorheen elk hun eigen automatisering deden. Teamleider ICT Peter Cornet van de Mondriaan Onderwijsgroep over zijn praktijkervaringen met werkplekbeheer. "Je moet ze strak houden met rechten, zeker die studenten."

Het ROC Mondrian heeft de wildgroei van die samengevoegde mbo-instellingen (middelbaar beroepsonderwijs) en zo'n vijfhonderd applicaties aangepakt. Het onderwijsprogramma omvat een breed scala aan opleidingen: van toerisme en handel tot ict en inburgeringscursussen. "Wel honderden verschillende smaken", legt Cornet uit. Bovendien zitten de diverse opleidingen, met hun verschillende werkplekvereisten, ook niet altijd in dezelfde lokalen of zelfs in dezelfde gebouwen. "We bieden onderwijs aan in dertig vestigingen."

Flinke aantallen

Cornet vertelt dat er in totaal zo'n vijfenzestighonderd pc's zijn, dertigduizend studenten en vijfentwintighonderd medewerkers. De gebruikte software omvatte Windows, maar ook Novell. Daarmee waren er ook verschillende beheeromgevingen. Het ROC is begin vorig jaar overgegaan op een Windows-omgeving. Daarbij zijn ook de applicaties gestandaardiseerd.

"We hebben zo'n vijfhonderd applicaties. Voorheen maakten we zo'n veertig systeem-images, inclusief de applicaties. Maar nu doen we een kale Windows-image en brengen we de applicaties door die zelf te packagen. Daarmee bieden we nu applicatiesets naar opleiding." Het packagen van applicaties is het vervatten van programma's in een archiefbestand wat beheersoftware dan kan distribueren en installeren.

Uitzoekwerk

Dat ‘verpakken' van de applicaties was niet makkelijk. "Dat was een enorme kluif. Je moet namelijk veel uitzoekwerk en onderhoud doen. Wij hebben veel specifieke applicaties, gespecialiseerde software voor bepaalde opleidingen, die soms nogal slordig zijn geschreven." Dat bemoeilijkte het packagen weer.

De daarvoor gebruikte packagesoftware SVS van Symantec maakt het ook mogelijk applicaties aan of uit te zetten, vertelt Cornet. Bij de test dook er echter een probleem op: het starten van al die applicaties maakte het geheel van de werkplek erg traag.

Mondriaan wil dat bij het inloggen van een gebruiker wordt bepaald welke applicaties hij of zij mag starten. Bij het testen dook er echter een probleem op: het starten van al die applicaties gebeurde in één keer en dat maakte het inlogproces erg traag.

"Toen kwamen we uit bij Scense. Daarbij worden er geen applicaties gestart, maar hebben de gebruikers simpelweg een snelkoppeling. Zodra ze die aanklikken, wordt de applicatie vanaf het netwerk gehaald en gestart. Dat duurt even, maar dat is niet elke keer het zo." De extra beheerlast voor packagen is ook iets van het verleden. "Scense maakt het leven veel makkelijker", prijst Cornet het beheerpakket aan.

Specifieke applicaties

Toch is de aanpak van de werkplek bij het ROC Mondriaan daarmee niet van een leien dakje gegaan. Zo was er het terugdringen van de vele applicaties, inclusief doublures, naar een veel kleinere set van programma's. "Van de vijfhonderd applicaties gingen er zo'n driehonderd vrij makkelijk, maar de overige tweehonderd gingen moeizaam. Bijvoorbeeld applicaties die toch meer rechten op het lokale systeem vereisen."

Daarnaast zijn er soms heel specifieke programma's voor bepaalde opleidingen. "Ik weet niet waar ze die vandaan halen", zegt Cornet die er toch mee om moet gaan. "Voor een paar van die ‘moeilijke applicaties' kom je er niet uit, die moet je soms toch nog handmatig installeren en onderhouden. De onderwijscultuur is ook praten-praten; je kunt niet zomaar dingen opleggen."

Ook de expertise – of gewenning -van docenten voor bepaalde applicaties speelt hierbij een rol. Cornet vertelt dat er zelfs nog een paar Windows 3.11 applicaties in gebruik zijn. Toch zijn ook deze applicaties te verspreiden met de packagetools van Symantec en Scense. "We hebben, met moeite, een streep getrokken bij dos-applicaties."

Rechten en examens

Die drang naar modernere applicaties is niet om mensen te pesten, wat eindgebruikers soms denken. De ict-afdeling wil juist applicaties die goed op afstand zijn te beheren en onderhouden. Gebruikersrechten is daarbij het sleutelwoord.

"Je moet de gebruikers strak houden met rechten maar daarnaast toch maatwerk kunnen bieden, zeker omdat we met studenten te maken hebben. Het ROC Mondriaan biedt ook ict-opleidingen. Nou, dan weet je het wel." Cornet heeft dus gebruikers die het systeem niet alleen gebruiken, maar er de grenzen van opzoeken. Een voorbeeld is het afnemen van examens. "De pc's moeten dan wel aan het netwerk hangen, voor de examenapplicatie, maar geen internetverbinding hebben en zo "dichtgespijkerd" zijn dat er van spieken  geen sprake kan zijn."

Ontdekkingsreis

"In het begin waren we heel rigide, maar dat is geleidelijk bijgesteld. Dit was voor ons ook een ontdekkingsreis. En we zijn zeker nog niet klaar." Volgens Cornet is nu ongeveer zestig procent klaar. "Maar de rest is nog wel pittig."

"En fase twee komt nog, dan gaan we het systeem wat we nu hebben, verbeteren." Een concreet voorbeeld daarvan is dat het werkplekproject nu per opleiding is gedaan, maar het ROC Mondriaan biedt ook deelopleidingen.

Zo'n deelopleiding heeft misschien maar tien van de dertig applicaties voor die opleiding nodig. Cornet noemt als voorbeeld de horeca-opleiding. "Nu krijgen de studenten alle horeca-applicaties te zien, binnenkort kunnen we applicaties aanbieden per deelopleiding; een kok ziet alleen de kookapplicaties, een hotelmanager alleen het hotelreserveringssysteem".