De overheid wacht een zware taak om alle Microsoft.doc-documenten te converteren naar ODF. Hoewel Microsoft de open standaard Office Open XML heeft ontwikkeld, is het nog de vraag of al die ODF-documenten wel goed geopend kunnen worden. En dan is er ook nog PDF…
Nederland Open in Verbinding (Noiv) is het actieplan van de rijksoverheid om het gebruik van open source software en open standaarden binnen de overheid te stimuleren. Volgens dit plan ondersteunen rijksdiensten vanaf april 2008 ODF (Open Document Format) en gaan mede-overheden (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) deze open standaard per 1 december 2008 voor documentcreatie en -bewerking gebruiken. Uit onderzoek van MarketCap blijkt dat vooral binnen gemeenten (it-)managers nog nooit van ODF hebben gehoord. Er ligt nog veel werk voor Noiv-programmamanager Ineke Schop. Zij noemde de discussie over open documentformaten op een MarketCap-persbijeenkomst niet voor niets ‘een taai onderwerp'.
De bedoeling van een open standaard voor documenten is een probleemloze uitwisseling van tekstdocumenten. Het moet niet uitmaken op welke computer, onder welk besturingssysteem en in welke applicatie een document is gemaakt om het toch te kunnen openen met een andere computer, onder een ander besturingssysteem en in een andere toepassing. Overigens gaat het niet alleen om de creatie van documenten, maar ook om het kunnen lezen, bewerken, uitwisselen en ontvangen van documenten. Niet alleen tekstbestanden moeten er op allerlei verschillende computerplatformen hetzelfde uitzien, dat geldt ook voor spreadsheets en presentaties.
Gratis viewer
ODF is speciaal ontworpen als leverancieronafhankelijk documentformaat (zie kader). Er is evenwel nog een open standaard voor documentcreatie en -uitwisseling: Portable Document Format (PDF). Adobe bracht dit in 1993 als gesloten systeemformaat op de markt, waarbij het bedrijf de slimme zet deed om een gratis viewer ter beschikking te stellen. In de loop der jaren is PDF een de facto standaard geworden voor het uitwisselen van documenten waarvan de inhoud niet is te wijzigen. Maar Adobe is een stap verder gegaan en heeft de documentatie rond het formaat overgedragen aan de Internationale Standaarden Organisatie en in juli 2008 is PDF 1.7 een officiële standaard geworden (ISO 32000).
Speciale archiefversie
De rijke ervaring van Adobe met beeldbewerking heeft ertoe geleid dat PDF meer kan dan de inhoud van tekstdocumenten overdraagbaar te maken. Adobe maakt het mogelijk ook de presentatie van die data ‘vast te houden'. Met PDF is het mogelijk vectordiagrammen van een CAD-tekening van een plattegrond te blijven presenteren als rijke vectoren zonder ze te converteren naar zoiets als rasterdata. Bovendien zorgt PDF dat metadata, commentaren, correcties en dergelijke in hun oorspronkelijke vorm blijven bestaan.
Adobe is de enige die al die extra's op zo'n manier aan een document weet te binden dat zij (veel) later nog op een wellicht nog onbekend computerplatform in originele staat zijn te reproduceren. Dat lukt niet met ODF en ook niet met OOXML. Speciaal voor archiveringsdoeleinden heeft Adobe PDF/A ontwikkeld en overgedragen aan de standaardencommissie (gepubliceerd als ISO 19005).
Daarom ziet Colin van Oosterhout, business development manager Acrobat bij Adobe Systems Benelux, een mooie tandemrol weggelegd voor ODF en PDF.
Hij ziet ODF voor de creatie en uitwisseling van documenten, en PDF voor de distributie en archivering ervan. Distributie, omdat PDF speciale eigenschappen heeft om bijvoorbeeld te bepalen wat iemand mag doen met een document (alleen lezen, kopiëren, wel of niet printen, dat soort zaken); dergelijke eigenschappen ontbreken in ODF. Om dezelfde reden ziet Ineke Schop de twee standaarden als een elkaar aanvullende tweeling.
Onleesbare documenten
Microsoft beweegt zich ook op dit terrein en heeft Office Open XML ontwikkeld en via een omweg voorgedragen aan de ISO-commissie. OOXML staat bekend als ISO 29500. Een (gesloten) voorloper hiervan is opgenomen in Office 2007. Tekstbestanden krijgen dan het .docx-formaat.
Enige eigen ervaring: documenten die ik per ongeluk in Word 2007 niet opsla als ‘Word 2003-formaat', maar als OOXML-document komen steevast terug met de mededeling dat ze onleesbaar zijn.
Dat geldt overigens ook voor de documenten die ik op mijn geheel open source ingerichte notebook maak en verstuur. Via Open Office komen ze dan als ODF terecht bij de bestemmingen. Ook dan is het commentaar dat het document niet is te openen. In Open Office bestaat de mogelijkheid documenten ook op te slaan als ‘Word 2003'-document; ziehier de remedie. En tegelijk ook het probleem: de wereld zit vol documenten die het Microsoft-predikaat .doc hebben. Schop: "In de praktijk is het toch voor negentig procent Microsoft, tenzij."
Het goede nieuws is dat Microsoft heeft aangekondigd in de servicepack 2 voor Office 2007 de mogelijkheid op te nemen documenten op te slaan als ODF-bestand. De verwachting is dat deze upgrade in de eerste helft van 2009 op de markt komt. De OOXML-versie van de ISO wijkt af van het originele XML-formaat dat Microsoft aan de standaardencommissie had voorgelegd. Het kost meer tijd om in de eigen Office die aanpassing door te voeren dan de mogelijkheid in te bouwen bestanden als ODF op te slaan. Het algemene commentaar is dat OOXML alleen is ontworpen om Microsoft-documenten door de tijd heen te kunnen blijven lezen.
De overheid wacht wel een zware taak om alle .doc-documenten te converteren naar ODF; en om de burgers het verschil tussen al die formaten uit te leggen.
ODF
In 1999 begon het bedrijfje StarDivision te werken aan een XML-uitwisselbaar bestandsformaat voor zijn StarOffice-product, een tegenhanger voor Microsoft Office. Datzelfde jaar is de onderneming opgekocht door Sun Microsystems. Dit bedrijf heeft de verfijning van het open documentformaat voortgezet en de naam veranderd in Open Document Format (ODF). In mei 2005 is ODF als standaard geaccepteerd door Oasis (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), in mei 2006 gevolgd door ISO-certificatie (ISO/IED 26300).
Pure geldverspilling, het enige wat nodig is een kleine web app die doc formaat kan lezen en om kan zetten naar HTML (zodat mensen via HTML het doc kunnen lezen); Als je bedenkt dat word al kan vertalen naar HTML, en dat je met VB.net alle onderdelen uit office kunt programeren (en zelfs zonder vb.net dit met en macro kan doen)
Dan is enkel een website nodig zodat iedereen die documenten kan lezen. Daarnaast waarom is dit nodig, hebben de ambtenaren niets beters te doen?
Dit pure geldverspilling van de ergste soort.
Namelijk geld opmaken van mensen die belasting betalen.
Die mensen zouden liever hun geld beter ge-investeerd zien. Er zijn immers ook gratis doc viewers, (zelfs voor linux) dus dit gaat veel te ver…
Dit is echt te grijs voor woorden. Gaat de Overheid nu echt alle niet ODF documenten converteren naar ODF? Zij hebben toch wel iets beters te doen? Moeten deze miljoenen euro’s echt besteed worden? Stel gewoon dat voortaan ODF geproduceerd wordt en eis dat de te gebruiken software de andere formaten kan blijven lezen. Simpel, en vandaag gerealiseerd. Over verspilling gesproken.
Overheid wacht zware conversie slag..
Wat ik me afvraag bij het lezen van dit artikel.,,
“Het klubje dat ons land bestuurd” en ons – als burgers – verzuipt in regeltjes en wetjes, heeft het intern blijkbaar nog niet zo strak voor elkaar? qua richtlijnen voor zichzelf en haar eigen personeel.
“De bedoeling van een open standaard voor documenten is een probleemloze uitwisseling van tekstdocumenten.”
Ik hoop dat ze dan metteen de omliggende organisatie ook stroomlijnen op een 1-duidige afhandeling van ingediende verzoeken, aanvragen van burgers. Anders converteer je de ene chaos naar de andere chaos.
Leuk Ineke, 2 standaarden als aanvullende tweeling!
Tiepische korte termijn denk oplossing:
Waarom niet gewoon doorblijven zoeken naar 1 goede standaard. Dan heb je 1 keer de kosten en niet 2 keer van alles wat te maken heeft met deze op handen zijnde documenten conversie. Aan de andere kant bieden 2 standaarden ook weer genoeg interne werkgelegenheid voor de toekomst, wat zou kun je bezig blijven.
Onleesbare documenten:
Tijd dat de EU eens een beetje opschiet met die rechtzaken tegen microsoft, dat ze eindelijk hun gesloten (document, protocol) structuren toegankelijk gaat maken voor 3rd partijen. Dan is nooit meer een (overheids) document onleesbaar,
want dan is immers interne structuur is bekend 😉 en kan iedereen die dat wil een editor schrijven.
“de mogelijkheid op te nemen documenten op te slaan als ODF-bestand”.
Volgens mij is een freeware [print-to-pdf / file] drijver sneller geinstalleerd op je desktop,dan te wachten om microsoft 😉 Dan ben je ook meteen een stuk onafhankelijker.
“De overheid wacht wel een zware taak om alle .doc-documenten te converteren naar ODF; en om de burgers het verschil tussen al die formaten uit te leggen.”
Prrffftt laat me niet lachen. De overheid en iets uitleggen aan de burger bevolking.. en gij geleuft dat zelf ook?
En wat die conversie betreft… scheppen ze weer een leuk potje werkgevenheid in de ict sector
Hoera!
De klok horen luiden en niet weten waar de klepel hangt.
“Via Open Office komen ze dan als ODF terecht bij . . ”
De bestandsformaten met extentie .doc, .pdf bestaan, maar een bestandsformaat met extentie .odf bestaat niet.
Logisch dat niemand die kan openen, .odt of .ods of .odg bestaat. Het is dus een grote vraag waarmee u eigenlijk werkt, meneer Molenaar, zeker geen OpenOffice.
Als lid van de ODF-alliantie moet ik zeggen dat u kennelijk net zo goed over ODF geinformeerd bent als genoemde it-managers, voor een journalist is dit een blunder.
Ga eerst eens uw huiswerk doen.
Voor het rijk is geen conversie nodig, dat willen verschillende bedrijven kennelijk graag “verkopen” maar een conversie tijdens het lopende bedrijf voldoet voor meer als 95% van de gevallen, bij de rest moet men overwegen of het zin heeft te converteren. Men kan ook zeker stellen dat hett bestandsformaat gelezen kan worden, dus aleen de beschikbaarheid van de tool zekerstellen die dan weer in het lopende bedrijf ingezet kan worden, dat komt goedkoper.
De insteek van het Rijk is dat burgers niet onnodig op kosten worden gejaagd om software te kopen om in staat te zijn met de overheid te kunnen communiceren. Dat betekent dat alleen die documenten moeten worden geconverteerd die bewerkbaar moeten zijn voor burgers en bedrijven. Een formulier bijvoorbeeld dat iemand moet invullen, dient in (ook) ODF beschikbaar te zijn. Meer hierover is te vinden in de richtlijn die EZ heeft uitgevaardigd; te vinden op http://www.noiv.nl/node/65337 (blz. 9).
Is de technische conversie naar ODF een Zege of drama?
De invoering van het open documentformaat ODF binnen de Nederlandse Overheid heeft inmiddels flink wat discussie doen opwaaien. Zoals Teus Molenaar schreef in zijn artikel (Computable, 14 november 2008), wacht de overheid een zware conversieslag. Omdat veel ICT-managers nog betrekkelijk onbekend met ODF, rijst de vraag wat ons daar in technisch opzicht te wachten staat. Is conversie wel een haalbare kaart, of eindigen we uiteindelijk in technische chaos?
De beste optie om snel aan de slag te gaan met ODF lijkt het automatisch converteren van documenten. In deze praktijk wordt door een stukje software bijvoorbeeld een folder doorlopen waarbij alle .DOC- (Office)-bestanden worden opgeslagen als .ODT (Open Document Text). Indien na de conversie alleen nog wordt gewerkt met het nieuwe formaat, raakt het oude formaat al snel de status van standaardformaat kwijt.
Er zijn diverse drempels te nemen bij het automatisch converteren van documenten. Neem het volgende voorbeeld. Een Powerpoint-presentatie bevat 2 pagina’s waarbij de eerste pagina fraai overvloeit in de tweede. Het omzetten van deze presentatie naar .ODP (Open Document Presentation) betekent dat die overvloeiing (transitie) precies gelijk zou moeten zijn aan het origineel. Technisch gezien is dit niet haalbaar, er blijven namelijk altijd kleine of grotere verschillen zichtbaar tussen de diverse software-producten en de daarbij ondersteunde bestandsformaten.
Met het bovenstaande voorbeeld valt misschien nog wel te leven. Lastig wordt het pas als er functionaliteit in de om te zetten documenten zit. Als een te converteren Word-macro bijvoorbeeld een formulier laat genereren, dan moet die functionaliteit opnieuw worden gebouwd in het open document, bijvoorbeeld met behulp van OpenOffice. Conversietools voorzien in dat opzicht niet of nauwelijks in het omzetten van macro’s.
Omzetten van beveiligde documenten blijft handwerk, tenzij op grote schaal eenzelfde wachtwoord zou worden gebruikt. In dat geval biedt automatische conversie eventueel nog uitkomst. Hiernaast is het een afweging om bij het omzetten van grote hoeveelheden documenten direct de vaak nog ontbrekende metadatering aan te brengen. Een voorbeeld is het specificeren van de lokatie van een document: Bij een op zich zelf staand boek zou het handig kunnen zijn om vanaf nu te weten waar het boek zich bevindt in de boekenkast. In dit geval betekent conversie winst in plaats van het vaak zo traditioneel genoemde verlies.
Voor een normale gebruiker zal het meestal niet veel uitmaken in welk formaat een document is, zolang er maar gewerkt kan worden. Het blijft daarom een keuze om helemaal over te gaan naar ODF. Een document blijft in dit opzicht nou eenmaal een document. Wellicht is minimaal zorg dragen voor het uitwisselen van ODF voldoende. Mogelijk kan hierbij een conversiemedewerker in het leven worden geroepen die per aanvraag met behulp van alle lokaal ge?nstalleerde conversiesoftware bestanden omzet en terugstuurt naar de aanvrager. Nadeel hierbij is dat de mogelijk discrete inhoud van een document niet gewaarborgd is indien de conversiemedewerker controleert of het document goed omgezet is.
Als iedere medewerker altijd zelf in staat moet zijn om ODF te maken, dan is de overstap naar ondersteunende kantoorautomatiseringsproducten noodzakelijk. Meest rigoureus is de overstap naar de nieuwste generatie Office-producten waarbij het open documentformaat wordt ondersteund, of anderzijds de overstap naar open source-producten. Eenvoudiger is het wellicht om de gebruiker te voorzien van een technische voorziening voor conversie. Een voorbeeld hiervan is een extra stukje software (plug-in) in de bestaande tekstverwerker.
Indien plug-ins op de werkplekken in beheertechnisch opzicht niet wenselijk zijn, is een electronische conversiedienst via een webservice een goede optie. Het principe van een webservice is dat meerdere documenten tegelijk geconverteerd kunnen worden zonder dat er op de lokale werkplek extra software nodig is. Binnen de overheid heb ik zelf een dergelijke dienst ontwikkeld voor het converteren van .DOC-bestanden naar .ODT of naar .PDF. Deze dienst converteert voor de beeldvorming zo’n 300 documenten per uur waarbij de gemiddelde grootte per document zo’n 10 pagina’s beslaat en de documenten al dan wel of niet voorzien zijn van illustraties. De controle van de omgezette bestanden achteraf speelt uiteraard een belangrijke rol als een dergelijke dienst grootschalig zou worden ingezet.
Er zijn diverse andere opties voor het “en masse” converteren van documenten naar een nieuw formaat. Ook komen er steeds betere voorzieningen in de bestaande producten. De grootste uitdaging bij conversie blijven de documenten die afwijken van de standaard en de controle of een omgezet document niet afwijkt van het origineel. Inventariseer daarom vooraf hoeveel probleemdocumenten er verwacht worden en kies een voor de organisatie passende conversiestrategie. Het aantal om te zetten documenten en de kwaliteit van het resultaat is hierbij van groot belang.
Indien conversie gerealiseerd is kan het open documentformaat uitstekend worden gebruikt als leveranciersonafhankelijk uitwisselformaat. Het gezonde uitgangspunt moet echter wel zijn dat een ieder probleemloos documenten kan vervaardigen en uitwisselen, ongeacht het opslagformaat. Dit geldt in het bijzonder voor de burger, die niet m??r wil dan een leesbaar en bewerkbaar document. Of de uitleg van ODF daarbij boeiend genoeg zou zijn voor de gewone man? Die keuze laat ik graag aan u.
Marcel Pennock
Systeemontwikkelaar Rijksoverheid