De meeste moderne bedrijven steunen voornamelijk op e-mail als correspondentiemiddel. Naast praktische overwegingen, zoals e-mailbeveiliging en compliance, is er ook een noodzaak aan een allesomvattend e-mailbeheer. Dat stelt je in staat om gemakkelijk informatie terug te vinden in het oerwoud van e-mails dat in jouw bedrijf groeit en groeit.
Als e-mail het voornaamste correspondentiemiddel van het bedrijf is, dan is het belangrijk dat de uitwisseling van berichten ten dienste staat van de bedrijfsdoelen (door e-mailcompliance), dat dat veilig gebeurt (door e-mailbeveiliging) en dat de informatie ook makkelijk teruggevonden kan worden zodra het nodig is en door wie het nodig heeft. Vooral voor dit laatste hebben we ‘e-mail management' of e-mailbeheer nodig. Uiteraard zal e-mailbeheer vaak nogal allesomvattend gedefinieerd worden en dus ook e-mailcompliance, -beveiliging en -archivering omvatten. Het hoort immers allemaal bij elkaar.
Bij e-mailbeheer is echter ook het verstrekken van informatie aan de juiste personen belangrijk. Er kunnen in een onderneming allerlei scenario's ontstaan waarbij iemand toegang zou moeten hebben tot een e-mailuitwisseling van iemand anders. Als individuen volledige controle hebben over hun e-mailcorrespondentie, zouden die e-mails later wel eens gewist kunnen zijn. Hier blijkt dus duidelijk uit dat niet alleen de kwaliteit en de communicatiewaarde van e-mail beter moet, maar dat informatie altijd en overal toegankelijk moet zijn voor de juiste personen en bovendien snel, veilig en correct kan worden verzonden. E-mailbeheer biedt hiervoor gepaste uitkomsten.
Archivering
Het is onbegonnen werk om individuele werknemers te vragen informatie in hun e-mails op te zoeken en door te sturen naar de persoon of personen die die informatie nodig hebben. Zoiets vergt tijd en de aanvrager is niet eens zeker of de informatie die hij krijgt wel volledig is. Er kunnen zelfs e-mails gewist zijn die achteraf nog nodig bleken. E-mailbeheer steunt daarom op archivering. Als het bedrijf e-mailarchivering verplicht, dan bepaalt het bedrijf (en dus niet individuele medewerkers) wanneer berichten niet langer nuttig zijn en dus gewist mogen worden.
E-mailarchivering kan ook vanuit juridisch oogpunt belangrijk zijn. Bedrijven zijn immers verplicht allerlei documenten vanwege wettelijke bepalingen een bepaalde tijd bij te houden. E-mails gelden immers als bedrijfscorrespondentie in juridische zin. Je mag e-mailarchivering dus beschouwen als een vereiste.
Centralisatie
Waarom is e-mailarchivering belangrijk voor e-mailbeheer? Omdat archivering ervoor zorgt dat alle e-mails, zowel inkomende als uitgaande, op een centrale plaats opgeslagen worden. Dat maakt het heel erg gemakkelijk om naar informatie te gaan zoeken in die e-mails. Bovendien is het bedrijf dan ook zeker van volledigheid omdat die e-mails pas na de reglementair voorgeschreven bewaarperiode gewist zullen worden.
E-mailbeheer kan uiteraard rekening houden met autorisatie en authenticatie voor het inkijken van mails van derden. Verder kunnen ook daar wettelijke restricties meespelen, meer bepaald die in verband met privacy.
Informatielevenscyclusbeheer
Worden e-mails beschouwd als documenten, dan is e-mailbeheer een onderdeel van een globaal documentenbeheer binnen het bedrijf. Behalve e-mail zijn immers ook gedrukte en ingescande brieven, folders, boeken, faxen en de bestanden aangemaakt door kantoorapplicaties voor het bedrijf belangrijke documenten. Het ligt dus voor de hand om voor al die documenten – en dus ook voor e-mails – reglementen op te stellen in verband met de levenscyclus van die informatie binnen het bedrijf. Die kan immers grondige verschillen vertonen afhankelijk van het soort informatie, interne bedrijfsreglementen en externe vereisten. Nu veel van die informatie ict-gebonden is, omdat die ontstaat en eindigt als computerdata of omdat die getransfereerd wordt van een fysieke vorm naar computerdata of omgekeerd, verandert dat niets aan het feit dat er een levenscyclus is en dat daar een beheer aan gekoppeld moet worden. Dat geldt dus ook voor e-mail.
Levenscyclusbeheer is niet hetzelfde als documentbeheer, e-mailbeheer of opslagbeheer. Dat zijn dochterdisciplines met een specifiek doel. Informatielevenscyclusbeheer (‘information lifecycle management') of kortweg ilm is een protocol, een beschrijving van ‘beste praktijken' van het beheer van informatie vanaf het ogenblik van ontstaan in een onderneming tot aan het einde. Er zijn vijf fasen in de levenscyclus van informatie: ontstaan, distributie, gebruik, onderhoud en vernietiging. Het gebruik van de derde fase, gebruik, kan, maar hoeft niet te leiden tot zakelijke processen die het doel van het bedrijf dienen. Informatie zal binnen het bedrijf uiteraard belangrijker geacht worden naarmate dat wél zo is.
Het eigenlijke beheer van de informatie vinden we terug in de vierde fase: archivering, opslag en terughalen. Hier komen ook de zusterdisciplines e-mail-, document- en opslagbeheer bij te pas. Hoe lang informatie bewaard moet worden, kan afhangen van allerlei factoren.
De vijfde en laatste fase is als de informatie afval geworden is: de vernietiging of het weggooien. Wat er precies moet gebeuren met informatie die niet langer nuttig of gewenst is, hangt natuurlijk af van de aard van die informatie. Als de informatie privacy-gevoelig is of persoonlijke of bedrijfsgeheimen zou onthullen of als het bedrijfsreglement of externe wetten of contracten dat voorschrijven, moet die vernietigd worden op een manier die aan die eisen voldoet. In andere gevallen kan informatie eenvoudig weggegooid worden zonder bijkomende eisen.
ILM-reglement
Bedrijven gebruiken reglementen om hun zakelijke processen te regelen ten dienste van de doelen die ze willen bereiken. Ook voor ilm geldt een reglement dat zelf uit deelreglementen bestaat: opslag- en informatieverwerkingsreglementen die de beheersprocessen sturen. Het spreekt vanzelf dat al deze reglementen vallen onder ict-bestuur en -beheer, wijzigingsbeheerprocessen, vereisten voor de beschikbaarheid en hersteltijden van de systemen, en de daarmee verband houdende afgesloten dienstverleningcontracten.
E-mailbeheer
Concreet betekent dit voor e-mail dat je een goed e-mailarchiveringssysteem nodig hebt met daaraan gekoppeld een mogelijkheid om een zoekmachine op die archieven los te laten. Omdat soortgelijke procedures ook moeten gelden voor allerlei andere informatie die op je computer- en opslagsystemen bewaard wordt, ligt het voor de hand om e-mailbeheer niet los te koppelen van documentbeheer en het overkoepelende ilm of informatielevenscyclusbeheer.
Seminar over e-mailmanagement
Wet- en regelgeving, zoals de Amerikaanse wet Sarbanes-Oxley, maken informatiebeheer steeds belangrijker. E-mail is de meest gebruikte vorm van communicatie. Welke e-mailgegevens moeten worden bewaard? Hoe zit het met onzichtbare besluitvorming? En hoe zorg je ervoor dat deze data vindbaar is, maar niet dubbel wordt opgeslagen? Met praktijkcases van verschillende sprekers worden deze en andere vragen op het vlak van e-mailmanagement tijdens het Computable seminar beantwoord.
