Saboteer de projectsaboteur

Geraffineerd, grondig en onstuitbaar werken aan de destructie van een project, dat is het doel van een goede projectsaboteur. In een workshop van een dag leren Dion Kotteman en Jeroen Gietema projectmanagers hoe zij grip kunnen krijgen op deze schijnbaar ongrijpbare mol in hun midden.

Twintig mensen zijn afgekomen op de workshop Projectsaboteur, die op een stralende herfstdag wordt gehouden in de IJkantine in Amsterdam. Het wekt geen verwondering dat het overgrote deel van de projectmanagers, programmaleiders, projectmedewerkers en bedrijfsadviseurs in de ict werkzaam is. Projectmatig werken is daar gemeengoed.

"Projectmanagers verkeren vaak in de veronderstelling dat hun project gegarandeerd succesvol is, als ze zich maar houden aan methoden als PRINCE2 en de juiste kwaliteitsmodellen," vertelt Dion Kotteman in zijn inleiding. "De conclusie van Ernst & Young dat zes op de tien IT-projecten geheel of gedeeltelijk mislukt, verbaast mij echter totaal niet. De sturing is gebaseerd op traditionele inzichten, en de auditing van projecten is heel klassiek gericht. Er is altijd weerstand tegen verandering, en die weerstand kan leiden tot sabotage. Sabotage kan je project jammerlijk doen mislukken, alle welwillende lijstjes met standaard faalfactoren ten spijt."

Ontmaskeren

Kotteman weet waar hij over praat. Hij heeft ruim twintig jaar ervaring in project- en programmamanagement in de profit- en non-profitsector. Samen met programmamanager Jeroen Gietema, eveneens met ruime ervaring met projecten binnen de informatietechnologie, schreef hij het boek De projectsaboteur- over het voorkomen van succes. Met dit boek in de hand kan elk gewenst project efficiënt en effectief ten gronde gericht worden, aldus de auteurs. Bij de workshop ligt de nadruk op het ontmaskeren van die saboteur. "Vaak wordt ‘gebrekkige communicatie' of ‘onuitvoerbaar ontwerp' aangevoerd als oorzaak van een mislukt project", vult Gietema zijn collega-spreker aan. "Maar die conclusie is te oppervlakkig. Waarom is dat ontwerp onuitvoerbaar? Hier is een saboteur aan het werk."

De deelnemers knikken instemmend. Iedereen heeft zo zijn eigen reden om aan de workshop mee te doen. Bij de tweede kop koffie vliegen de voorbeelden al over en weer. Eindgebruikers die steeds met nieuwe aanvullende eisen op de proppen komen. Een it-specialist die consequent net niet de informatie aanlevert waar jij op zit te wachten. Foutjes die in het systeem geprogrammeerd zitten, waardoor je project stagneert.

Het komt vervolgens allemaal aan de orde in de levendige presentaties die Gietema en Kotteman in het middaggedeelte geven. Na een korte inventarisatie van het krachtenveld waarbinnen de projectmanager opereert, wordt uitgebreid ingegaan op het leren zien van sabotage. Op zich kan iedereen wel motieven bedenken, waarom iemand een project zou willen saboteren. Lijfsbehoud, angst voor verlies van de baan of status en positieverbetering passeren de revue. Maar van wie kunnen we zo'n actie verwachten? De opdrachtgever, de projectmanager, de gebruiker, de specialist of een lid van de ondernemingsraad komen allemaal in aanmerking als ‘verdachte'. Een golf van herkenning gaat door de goedgevulde zaal bij het beschrijven van deze potentiële saboteurs. Met name de specialist scoort hoog bij de aanwezigen. "Eigenlijk moet je een specialist al preventief van sabotage verdenken," stelt een van de cursisten. "Per definitie heeft hij oncontroleerbare kennis waarmee hij problemen kan vergroten."

Contrasabotage

In de namiddag worden de deelnemers in groepjes verdeeld. Per groepje brengt een deelnemer een case in. Het uitwisselen van ervaringen wordt geestdriftig voortgezet tijdens het diner. Als in het avondgedeelte de verschillende cases besproken worden, blijkt er al een hoop kennis van het middaggedeelte toegepast te zijn.

Natuurlijk zit iedereen op het puntje van zijn stoel bij de laatste presentatie over het voorkomen van sabotage. De sprekers presenteren een overzichtelijke toolkit, waarmee vastgesteld kan worden of er sprake is van sabotage, en waarmee contrasabotage een geïntegreerd onderdeel van de projectaanpak wordt.

Oscar Brinkhof, projectleider bij het KNMI in De Bilt, kijkt tevreden terug op het programma: "Een project is geen feit, maar een samensmelting van mensen. Die zachte kant van projectmanagement intrigeert mij mateloos. Ik heb hier zeker nieuwe inzichten opgedaan."
Sommige deelnemers hebben wat moeite met de argwanende instelling die van ze verwacht wordt. Koen Mercken van Harmony Consult, een bedrijf dat gespecialiseerd is in projectmanagement, spreekt tegen dat aandacht voor projectsabotage altijd een negatief uitgangspunt zou hebben: "Wij IT'ers hebben de neiging de menselijke factor te onderschatten", aldus de directeur van het bedijf. "In de projectwereld denk je dat een plus een altijd twee is. Maar projecten kunnen voor sommige medewerkers minder goed uitpakken. Soms hebben mensen heel goede redenen om een project te saboteren. Ik heb hier geleerd hoe ik achter die beweegredenen kan komen. Wellicht kan ik de oorzaak van hun weerstand wegnemen, zonder het project daaronder te laten lijden. Persoonlijk doe ik dat liever dan meteen correctief optreden."