De meeste ict'ers zijn wel tevreden over de sfeer op hun werk, blijkt uit een poll van Computable. Maar wat als je nu níet tot die groep behoort?
Als de sfeer op je werk te wensen overlaat, kun je meteen elders gaan solliciteren. Het alternatief is een gesprek met je leidinggevende, aldus collega-vakblad Intermediair. Enkele suggesties om de situatie te verbeteren.
1. Voorkom zo'n gesprek
Het is een dooddoener, wanneer je nu op het punt staat met je leidinggevende om de tafel te gaan. Toch is het de belangrijkste tip: voorkom dat het zover komt dat je een lastig gesprek als dit moet voeren. Hoe? Door regelmatig, bijvoorbeeld elke maand, al een gesprek te hebben met je leidinggevende. Om de voortgang van projecten te bespreken, de aanpak van zaken door te nemen, maar ook om bijvoorbeeld de werksfeer te bepraten. Door frequent de dialoog aan te gaan, voorkom je dat problemen uitgroeien tot vervelende ergernissen waar je tegenaan gaat hikken. En die je uiteindelijk niet meer ter sprake durft te brengen. Neem desnoods zelf het initiatief voor deze dialoog en bepaal zelf of in samenspraak de agenda van het gesprek.
2. Doe het op korte termijn
Bezwaren en bedenkingen kun je beter zo snel mogelijk uiten. Hoe langer je je mond houdt, hoe moeilijker het wordt ze te bespreken, omdat de problemen in je beleving steeds erger worden. Bovendien komt feedback het beste aan als het gaat over iets dat zojuist is gebeurd. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het zal zijn je beleving concreet te maken aan je leidinggevende.
3. Bereid je voor
Oefen het gesprek vooraf. Voor de spiegel of met een goede vriend. Zo kun je rustig bepalen wat de beste aanpak is en hoe je je verhaal gaat formuleren. Je leert ook eventuele boosheid achterwege te laten. Negatieve emoties vertroebelen immers je argumenten. En voor een leidinggevende is het lastig door die boosheid heen te kijken. De kans is groot dat hij, omdat je je emoties laat spreken, niet herkent wat je zegt.
4. Kies een goed moment
Zoals gezegd, het is belangrijk feedback te geven kort na de gebeurtenissen waarop dat commentaar betrekking heeft. Je kunt zelf het beste bepalen wat uiteindelijk een goed moment is om het gesprek aan te gaan. Kies in ieder geval voor een rustig moment waarop jij en je leidinggevende voldoende tijd voor elkaar hebben. Informeer van tevoren wanneer hij tijd heeft voor een dergelijk gesprek.
5. Praat over je eigen waarneming
Praat over je eigen waarneming en beoordeel of veroordeel niet. Zeg niet: 'Je laat me stikken', maar: 'Je hebt nu drie keer onze projectevaluatie afgebeld. Zonder je input sta ik er als projectleider al een maand alleen voor. Ik voel me door jou niet serieus genomen.' Praat nooit namens het team. Je kunt wel zeggen dat 'het team' de sfeer niet goed vindt. Maar wie is het team? Je kunt onmogelijk voor al je directe collega's spreken. De kans is groot dat als de leidinggevende gaat controleren of 'het team' inderdaad problemen heeft met de gang van zaken, er iemand is die jouw mening niet deelt. Na afloop van het gesprek met je baas kun je altijd nog het idee opperen om het volledige team te polsen over wat je op tafel hebt gelegd.
6. Wees concreet
Kom met specifieke voorbeelden die jouw waarneming onderbouwen. Verval niet in overdrijvingen. Voorkom zinnen als: 'Ik krijg nooit waardering'. Of: 'Er gaat altijd iets mis.' Er zullen heus wel voorbeelden zijn waaruit blijkt dat de leidinggevende wel eens schouderklopjes geeft en dat de organisatie ook vaak in orde is. Kom daarom met concrete voorbeelden, die herkenbaar zijn voor de ander. Alleen dan zal die de problemen kunnen onderkennen.
7. Vertaal verwijten in wensen
Wie goede feedback geeft, draagt ook oplossingen aan. Vertel wat jij denkt dat er moet gebeuren en hoe je denkt dat je leidinggevende het aan moet pakken. Hanteer hier – zoals in het gehele gesprek – de ik-vorm. Zeg niet: 'Jij moet het zus-en-zo doen.' Maar: 'Ik stel voor de taken anders te verdelen.'
8. Laat de boodschap bezinken
Als je rustig hebt verteld wat je dwars zit en waarom, zorg dan voor een rustmoment (tel voor jezelf vier tot vijf seconden). Zo geef je de ander de kans de boodschap te laten bezinken. Vraag na die rustpauze naar een reactie: 'Wat vind je hiervan?'
9. Zorg voor een dialoog
De reactie van je leidinggevende op je feedback is voor jou weer aanleiding om te reageren. Zo ontstaat een echte dialoog. Als de reactie luidt dat jouw verhaal rauw op zijn dak valt, vraag dan hoe dat komt. Vraag of je voorbeelden worden herkend. Uiteindelijk is het zaak dat er begrip ontstaat tussen jou en je gesprekspartner, zodat jullie samen een oplossing kunnen zoeken.
10. Help! Een halsstarrige leidinggevende
Hoewel feedback van de werkvloer steeds vaker wordt gestimuleerd, kan het gebeuren dat een leidinggevende ontkent dat er iets loos is. Hoe helder, concreet en rustig je de situatie ook hebt voorgelegd. Laat de moed dan niet meteen in de schoenen zakken. Blijf rustig om uitleg vragen: 'Waarom ben je het er niet mee eens?' Als je voelt dat een impasse dreigt, benoem dat dan: 'Ik merk dat we in een impasse komen.' Ook in deze moeilijke fase is het zaak verwijten voor je te houden. Zorg dat het gesprek een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. Jij, maar ook je baas staat er niet alleen voor; jullie lossen dit samen op. Stel voor om er morgen op terug te komen. Zo kunnen jullie nadenken over het gevoerde gesprek.
Lost ook dat niets op of toont een leidinggevende echt geen greintje begrip, ga dan na in hoeverre de door jou aangevoerde problemen een echt negatieve invloed hebben op je werk. Als je tot de conclusie komt dat je je werk niet prettig kunt uitvoeren en verbetering uitblijft, dan moet je jezelf serieus de vraag stellen of je in dit team, deze afdeling of deze organisatie wilt blijven werken.
