Onderhandelen over softwarelicenties is niet meteen de meest geliefkoosde taak van CIO’s en IT-bedrijven. Het proces is enorm tijdrovend en staat vol vraagtekens wat betreft gebruik, vereisten en bedragen. Bovendien is er altijd een kans dat de onderhandelingen gevolgd worden door een audit en eventuele boetes van de softwareleverancier. Dit schrijft Edwin Willems, marketingdirecteur Europa bij BDNA.
Toch vormt de kost van softwarelicenties en de resources die nodig zijn om de systemen te onderhouden een leeuwenaandeel van het IT-budget. Door een gebrek aan zichtbaarheid geven bedrijven bovendien vaak te veel uit aan software of zijn ze kwetsbaar wat betreft compliance. De vraag is of de CIO zich kan wapenen met nauwkeurige en up-to-date informatie over de IT-omgeving en of de kans op een software audit -met alle negatieve gevolgen van dien- daardoor kleiner wordt.
Het huidige klimaat legt IT-budgetten aan banden. Het is dan ook geen verrassing dat CIO’s op zoek gaan naar een creatieve manier om kosten te besparen. Een stop zetten op de trend om teveel geld uit te geven aan onnodige en ongebruikte softwarelicenties is er daar een van. Verder moet de CIO ook de risico’s beperken die schending van licentieovereenkomsten met zich mee kan brengen. Maar, de grote maar, het ontbreekt CIO’s vaak aan de tools en het inzicht in IT-omgevingen om de juiste beslissingen te nemen. Volgens een recent Forrester-rapport zullen ‘softwarelicentie en -tarifering ontregeld blijven door hun complexiteit, vooral omdat onderhoudskosten en het gebrek aan flexibiliteit blijven toenemen.’ (1.) Dit maakt de job van een CIO er niet makkelijker op. Want hij moet tegelijkertijd de kosten en risico’s onder controle houden en deze op één lijn brengen met de doelstellingen van de onderneming.
Een must voor succesvolle onderhandelingen
Om succes te boeken bij de onderhandelingen over softwarelicenties, moeten de volgende vragen in kaart zijn gebracht: waar hebt u recht op? Waar zijn de software assets geïnstalleerd? Waar worden ze gebruikt? En wat zijn de businessvereisten? Dit mag dan eenvoudig klinken, toch hebben veel organisaties moeite om deze informatie tijdig te verzamelen. Nochtans is deze kennis essentieel en moet men er ook zeker van kunnen zijn dat dit inzicht ook in de toekomst kan worden gewaarborgd. Licentiemodellen blijven immers evolueren.
Meestal verzamelen aankoopteams (of de aankoopafdeling) informatie over waar men recht op heeft. Dit is verre van triviaal, vooral wanneer verschillende afdelingen aankopen hebben verricht, of wanneer de IT-afdeling betrokken is bij fusies en overnames. Informatie over bestaande licentierechten zou steeds beschikbaar moeten zijn in een procurementsysteem en de relevante gegevens moeten worden opgeladen in een asset managementsysteem.
Businessanalist Gartner merkte op dat ‘klanten die softwareonderhandelingen aangaan gewapend met degelijke asset managementinformatie, optimaal aankopen.’ (2.) Maar de informatie in het procurementsysteem van de meeste bedrijven is onvolledig en gedateerd. De oorspronkelijke documenten zijn alleen terug te vinden in een stoffige dossierkast. Spijtig genoeg bestaat er geen oplossing om de kloof tussen procurement- en asset managementsystemen snel te dichten. Het vraagt immers nog steeds handarbeid om data in het systeem te laden. En daarom bekijken de meeste grote bedrijven dit contract per contract, wanneer het einde van een overeenkomst in zicht is.
Betrouwbare en relevante informatie: de sleutel tot succes
Weten waar bedrijfsactiva precies geïnstalleerd of gebruikt worden, is vooral bij fusies, overnames of aankopen van bepaalde departementen van een bedrijf een uitdaging. De koper is meestal niet op de hoogte van alle aankopen die gebeurd zijn, laat staan dat hij weet hoe, waar en welke licenties worden gebruikt. Nochtans is deze informatie essentieel bij softwareonderhandelingen, omdat sommige leveranciers ‘site licenties’ aanbieden, terwijl andere de prijs bepalen aan de hand van de fysische distributie van software.
Informatie over het aantal softwarelicenties dat per locatie in gebruik is, is niet langer voldoende, omdat software licentiemodellen blijven evolueren. Sommige leveranciers factureren voor een upgrade naar een nieuwe licentie en de tarieven kunnen variëren naargelang het platform. Daarom moet er informatie verzameld worden over het aantal gebruikte licenties per versie en per platform. Bovendien zetten nieuwe licentiemodellen de winst die gemaakt werd door nieuwe technologische verbeteringen vaak op nul.
Een voorbeeld: twee recente aanpassingen in licentiemodellen werden voorafgegaan door een technologische aanpassing die de algemene output van de server verbeterde – CPU cores & virtualization. De licentiemodellen werden aangepast om rekening te houden met het aantal cores op een server en telden het aantal gebruikte licenties per virtuele machine, in plaats van per fysieke machine. Deze onverwachte verandering maakt het handmatige inventariseren erg lastig om de nodige informatie te verzamelen voor toekomstige vereisten. Geautomatiseerde tools die alle relevante informatie verzamelen en zich flexibel opstellen naar toekomstige vereisten, zijn dus essentieel. Niet alleen bij softwareonderhandelingen maar ook om de compliance te handhaven.
De fysische attributen van de IT-omgeving en de specifieke locatie waar de licenties werden geïnstalleerd, zijn niet de enige factoren die relevant zijn bij de licentieonderhandelingen. Ook leveranciersinformatie levert belangrijke data. Fusies en overnames in de software-industrie zijn vandaag gangbaar en kunnen het leverancierslandschap in een ogenblik veranderen. Het antwoord op ‘Waar worden de producten van Oracle ingezet?’, kan op zes maanden tijd drastisch veranderen. Want wat als de productportfolio van Oracle uitbreidt met de software van twee nieuwe leveranciers? Softwareleveranciers die fuseren of een andere leverancier overnemen, zullen de licentievoorwaarden waarschijnlijk opnieuw willen onderhandelen. Als de klant dan producten bezit van beide leveranciers, is dat een voordelige zaak, aangezien er zowel over volumekortingen als over interessantere onderhoudsovereenkomsten onderhandeld kan worden. Maar leveranciers kunnen de ondersteuning van bestaande producten ook terugschroeven wanneer er een nieuw product of een nieuwe versie wordt gelanceerd, terwijl de klant daar niet van op de hoogte was of migratie naar de nieuwe versie niet binnen dat tijdsbestek kan inplannen. En dan moet er weer onderhandeld worden over uitgebreide onderhoudscontracten.
Informatiebronnen in kaart brengen
Wie over nauwkeurige en up to date informatie beschikt, heeft meer controle en macht bij softwareonderhandelingen. Om die informatie te verkrijgen, kan men beroep doen op tal van informatiebronnen. Er is echter niet één bron die álle informatie bevat en bovendien is de data van bestaande systemen onvolledig en ontoereikend.
• Asset managementsystemen voeren meestal zelf geen ‘discovery & inventory’-analyse uit. Ze doen daarvoor beroep op andere systemen om de data in te voeren die nodig is om te bepalen waar bedrijfsactiva werden ingezet of geïnstalleerd en waar ze effectief worden gebruikt.
• Ook een CMDB (Configuration Management Database) vertrouwt op andere databronnen. De meeste CMBD-leveranciers bieden een reeks producten aan, inclusief discovery tools, die de CMDB bevoorraden. Deze discovery tools gaan op zoek naar de softwareactiva. Maar informatie over leveranciers is eerder beperkt. Die kloof moet dus op een andere manier worden gedicht.
Sommige CMDB-leveranciers ondersteunen een ‘federaal’ datamodel en kunnen dus datafeeds trekken uit verschillende bronnen. De belangrijkste functie van een CMDB is het managen van de configuratie van IT-activa voor operationele doeleinden. De informatie wordt dus niet weergegeven op een manier die zich leent voor een data-analyse voor licentieonderhandelingen. Sommige CMDB-leveranciers hebben – meestal via overnames – IT asset managementsystemen om de kloof te dichten, maar hun ‘sweet spot’ is toch het operationele beheer van datacenters.
• Het overgrote deel van de Configuration & Patch managemensystemen zijn agent-based. Dit blijkt zeer lastig om ze over het hele bedrijfsnetwerk uit te rollen, aangezien ze toegang vragen tot een bevoorrechte account, wat vragen doet rijzen over de veiligheid. Deze systemen geven bovendien een onvolledig overzicht aangezien software op elke asset moet geïnstalleerd en onderhouden worden. Wat in de praktijk zeer lastig is.
Al deze geautomatiseerde systemen en methoden genereren ook aanzienlijke overheadkosten, aangezien ze vaak een verschillende primaire functie invullen. Bovendien is de data meestal niet gestructureerd op een manier die zich leent tot licentieonderhandelingen.
Tegenwoordig brengen de meeste ondernemingen informatie samen uit verschillende bronnen, die vervolgens wordt aangevuld met handmatige inventarisatie en datamanipulatie in Excel. De manuele inspanning op zich, namelijk het verzamelen en opkuisen van alle relevante informatie, kan meerdere maanden in beslag nemen. Met als resultaat dat de finale data al verouderd zal zijn, nog voor ze kan worden gebruikt. En dan spreken we nog niet over de fouten die optreden bij manuele invoer. Hoe meer het proces geautomatiseerd is, hoe minder tijd en hoe minder overheadkosten nodig zijn.
Geautomatiseerde Discovery & Inventory Management Tools
‘Gelukkig reikt de markt vandaag nieuwe discovery & inventory managementtools aan die sneller vernieuwen en die de informatiekloof dichten tussen dataverzameling van bestaande tools,’ aldus Gartner (3.) Deze nieuwe tools reiken oplossingen aan om verschillende initiatieven te tackelen, inclusief de support van licentieonderhandelingen en compliance. De technologie is makkelijk ‘uit te rollen’ op het netwerk, omdat er geen software-agents moeten worden geïnstalleerd. Bovendien is er aanzienlijk geïnvesteerd om alle relevante leveranciersinformatie automatisch ter beschikking te stellen. Wat de tijdrovende en foutgevoelige dataverzameling en manipulatie in Excel overbodig maakt. Met deze nieuwe discovery & inventory tools kan de informatie bovendien op verschillende manieren worden geanalyseerd volgens verschillende dimensies, al naargelang de behoefte. Bijvoorbeeld op locatie of leverancier, maar ook volgens versie en platform, en of de geïnstalleerde software nog wordt ondersteund door de leverancier, of tot wanneer hardwareplatformen onder garantie zullen zijn.
Bij softwareonderhandelingen is het essentieel dat de onderhandelaar beschikt over data van enkele essentiële maar betrouwbare bronnen, zoals een performante discovery tool en relevante licentie-informatie. Alleen dan kan de onderhandelaar zijn gegevens vergelijken met die van de leverancier en zien waar er inconsistenties zijn. Alleen al het gegeven dat de klant over onweerlegbare gegevens beschikt, geeft hem een voordeel bij de onderhandelingen. Leveranciers gaan er immers maar al te vaak van uit dat de klant over weinig of geen kennis en informatie ter zake beschikt. En dat maakt het voor hen mogelijk om hun omzet aanzienlijk op te drijven, ten nadele van de klant.
Besluit
Of bedrijven er nu voor kiezen om verschillende informatiebronnen samen te brengen en deze te verrijken met manueel werk. Of investeren in een nieuwe oplossing gericht op het gebrek aan informatie bij softwareonderhandelingen. Het belangrijkste aspect is en blijft het beschikken over betrouwbare en relevante informatie die door alle betrokken partijen kan worden geraadpleegd. Gewapend met deze informatie kan de onderhandelaar die keuzes maken die in lijn liggen met zijn behoeften en inzicht krijgen in de echte kost van de verschillende licentieovereenkomsten. Bovendien kan hij beter bepalen of een ‘site-licentie’ zin heeft voor hem, en de potentiële voordelen evalueren van bijvoorbeeld gebundelde aankopen of volumeaankopen. Over relevante informatie beschikken, maakt het sowieso mogelijk om te snoeien in de uitgaven voor licenties en support. Wel is het belangrijk dat de data up-to-date blijft voor lopende onderhandelingen en dat het proces van dataverzameling zich leent voor toekomstige vereisten. Onderhandelen over softwarelicenties en het handhaven van compliance zijn voortdurende processen die ‘best practices’ en de juiste technologie vereisen.
—– Referenties
1. R. "Ray" Wang and Elisse Gaynor, "Trends 2008: Applications Licensing and Pricing", Forrester, 23 januari 2008.
2. Frances O’Brien, "Software Asset Management is a Prerequisite to Good Software Procurement," Gartner, maart 2007.
3. Patricia Adams, "What You Need to Know about Inventory Tools for IT Asset Management," Gartner, augustus 2007.
