Er moet nog veel gebeuren om de kabinetsdoelstelling te halen om over twee jaar tien procent van de facturen bij de overheid digitaal te ontvangen en te verwerken. “Maar het is niet onmogelijk”, zegt Marco Pastors. Hij is door het ministerie van Economische Zaken aangewezen om de overstap naar elektronisch factureren bij overheidsinstellingen te versnellen.
Overheidsinstellingen moeten in 2010 tien procent van hun facturen digitaal ontvangen en volledig automatisch verwerken. Om die doelstelling te bereiken heeft het ministerie van Economische Zaken Marco Pastors benoemd tot ambassadeur e-factureren. Hij moet ervoor zorgen dat overheidsinstellingen snel overstappen op elektronisch factureren.
Uit onderzoek van economische zaken aan het begin van dat project in mei 2008, de zogenaamde nulmeting, bleek dat 0,3 procent van het totaal aantal facturen bij de overheid volledig automatisch wordt verwerkt. Dat betekent werk aan de winkel voor Pastors. Computable sprak hem over de voortgang van digitaal factureren bij de overheid.
Van alle facturen die bij de overtheid binnenkomen, wordt 0,3 procent volledig automatisch verwerkt. Bent u geschrokken van dat lage percentage?
De uitkomst van die zogenaamde nulmeting is ontzettend laag. Het komt letterlijk op bijna nul uit. Ik wist dat er een laag percentage uit zou komen. Maar de doelstelling van het kabinet wordt zo wel heel ambitieus. Ik ben zeker niet wanhopig, maar we moeten grote stappen maken. Uiteindelijk is er gewoon veel werk te verzetten of je nou van drie naar tien procent moet stijgen of van nul tot tien procent. Het is een uitdaging.
Overheidsorganisaties geven aan dat ze gemiddeld pas over twee jaar starten met de doorvoer van digitaal factureren. Grote gemeenten beginnen pas over vier jaar. Is de termijn van twee jaar wel haalbaar?
Het is duidelijk dat met het tempo waarin overheidsinstellingen nu digitaal factureren doorvoeren, de doelstellingen niet worden gehaald. Er moet echt iets veranderen.
Hoe gaat u daar verandering in brengen?
Ik benader zowel grote als kleine overheidsorganisaties individueel. Ik ben aangesteld om digitaal factureren hoger op de agenda te krijgen. Ik maak afspraken over doel en planning en ga die in de gaten houden.
Wat is het grootste knelpunt waardoor digitaal factureren bij overheidsinstellingen nu niet van de grond komt?
Het grootste probleem is de onduidelijkheid die er heerst. Veel overheidsinstellingen denken dat digitaal factureren heel erg ingewikkeld is zonder zich in oplossingen te verdiepen. Voor leveranciers is het te veel werk om individueel met alle afnemers afspraken te maken, daardoor gebeurt er te weinig. Bovendien waart de mythe rond dat de Belastingdienst heel ingewikkelde eisen stelt aan de oplossingen voor digitaal factureren terwijl dat niet het geval is. Ze staan juist veel toe.
Hoe verhoudt digitale facturering bij overheidsinstellingen zich tot het bedrijfsleven?
Binnen bedrijven ligt de toepassing van digitaal factureren hoger, maar nog zeker niet boven de tien procent. Al zijn er deelgebieden zoals de detailhandel, multinationals en de uitzendbranche die opvallen goed scoren. Daar kunnen overheden een voorbeeld aan nemen.
Wat is de belangrijkste doorbraak tot nu toe in de overgang naar een digitaal facturerende overheid?
Het is in ieder geval belangrijk dat het kabinet het UBL 2.0 formaat tot standaard heeft uitgeroepen. Dat formaat is in Denemarken ook gestandaardiseerd en dat werkt daar heel goed. Er is duidelijkheid voor leveranciers en overheidsinstellingen.
Wordt de doelstelling om in 2010 tien procent van de facturen bij de overheid digitaal te verwerken, gehaald?
Dat weet ik pas aan het eind van dit jaar. Ik kan nu nog niet met zekerheid zeggen of we het halen of niet. Jaarlijks ontvangen overheidsinstellingen 10,5 miljoen facturen. We gaan ervoor zorgen dat er grote en kleine overheidsinstellingen meedoen waarvan het aantal facturen bij elkaar opgeteld uitkomt op vijftien procent van het totaalaantal facturen. We hebben een marge van vijf procent, omdat er altijd instellingen kunnen afvallen. Uiteindelijk moet over twee jaar tien procent van de overheidsinstellingen zijn facturen digitaal ontvangen en verwerken.
Op de eerste plaats is het geweldig dat er een ambassadeur is voor dit onderwerp binnen het publieke domein. Alle initiatieven die helpen om de voordelen van e-factureren te benutten, moeten we vooral toejuichen en kritisch volgen.
Marco Pastors stelt:
‘Binnen bedrijven ligt de toepassing van digitaal factureren hoger, maar nog zeker niet boven de tien procent.’
Ik ben het daarmee op basis van onderzoek niet helemaal mee eens:
Op 21 mei 2008 is de Factuurmonitor 2008 verschenen. De resultaten van dit omvattende en langdurige onderzoek laten zien dat ongeveer 12 procent van alle facturen al digitaal wordt verzonden. De nadruk ligt daarbij op e-mail als kanaal en PDF als documentformaat.
Grote aanjagers zijn op dit moment de grote bedrijven en de bedrijven die werken op basis van automatische incasso.
Uit dat onderzoek is naar voren gekomen dat 79 procent van het bedrijfsleven verwacht binnen nu en drie op enigerlei wijze aan e-factureren te gaan doen.
Helemaal mee eens Friso, het is een erg goede zet om iemand aan te stellen die dit echt op zich gaat nemen. De invoer van UBL 2.0 is een klus opzich, maar zeker geen onhaalbare.
Inmiddels zijn wij begonnen aan een onderzoek naar een implementatietraject voor UBL 2.0, zodat we een oplossing kunnen bieden voor Freelancers en MKB’ers om elektronisch te factureren (m.b.v. UBL 2.0).
Over een paar jaar kan het hele facturatietraject er een stuk beter uitzien, waardoor we veel kosten kunnen besparen en een stuk milieubewuster zijn.
Joost,
Het gebruik van e-mail als transportmiddel en PDF als documentformaat mag dan wel een vorm van elektronisch factureren genoemd worden maar daarmee bereik je niet het resultaat wat de Europese Overheden en grote bedrijven nastreven, nl. automatisch verwerking van facturen in de bedrijfsondersteunende systemen en besparing op mensen.
Met UBL daarentegen is dat wel mogelijk. In het licht van de interoperabiliteitsdiscussies die plaatsvinden binnen alle Europese Overheden en het Europese Interoperabiliteits Framework (EIF) is het gebruik van een alom geaccepteerde internationale berichtstandaard aanbevolen.
De discussie op Europees niveau beweegt nu in de richting van de UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) die voldoet aan de Core Components Technical Specification (CCTS). Ik schat in dat deze discussie nog een jaar of meer gaat duren immers de CII is niet of nauwelijks in gebruik en de versie 2.0 specificatie wordt verwacht eind van dit jaar.
Dus UBL 2.0 lijkt op dit moment de beste keuze althans voor het normale inkoop- en verkoopmodel. Dat geldt minder voor bijvoorbeeld het inkopen en verkopen van diensten waar HR-XML beter geplaatst is.
Voor de langere termijn zijn de ontwikkelingen rondom Semantic-Based Interoperabiliteit waaronder Universal Data Element Framework (UDEF) en in Europees verband ABILITIES met UBL interessanter.
De doelstellingen voor 2010 zijn voorlopig alleen met UBL en HR-XML te behalen tenminste als we het hebben over FULL integratie.
Met vriendelijke groeten,
Danny Gaethofs