Het belang van webgovernance

Lisa Welchman uit de Verenigde Staten spreekt 17 en 18 september op het Hartman Event over web operations management en het belang van governance. Reden voor ons om meer te vragen over haar visie op governance.

Hartman: Ik heb begrepen dat je druk bezig bent met het schrijven van een boek. Waar gaat dit boek over?

Welchman: "Ik schrijf aan een boek over web operations management. Dit is een methodiek die bestaat uit vier elementen die belangrijk zijn voor het beheren van webomgevingen: strategie, governance, realisatie and meting."

Hartman: Het gaat dus ook over governance. Wat is governance en waarom is het zo belangrijk?

Welchman: "Governance is essentieel voor het beheren van webomgevingen. Het biedt een structuur die het mogelijk maakt om webomgevingen van een hoge kwaliteit op te leveren. De meeste organisaties hebben hun webgovernance niet of nauwelijks op orde. Webgovernance bestaat uit drie onderdelen: een governance-raamwerk, beleid en standaarden."

Hartman: Vertel daar eens iets meer over.

Welchman: "Het Web Governance Raamwerk ('Framework') is een structuur die wordt bewerkstelligd door het hoger management. Het geeft aan wie de leiding heeft over de webomgevingen, dus wie de uiteindelijke beslissingen neemt over budgetten, bemensing en de uit te voeren activiteiten. Een webbeleid is belangrijk omdat dit een reeks van organisatorische richtlijnen biedt die moeten worden opgevolgd bij het creëren van webomgevingen. Beleidsrichtlijnen vormen ook een brug tussen aan de ene kant de strategische doelstellingen van een organisatie en aan de andere kant het dagelijkse werk aan en de ontwikkeling van webomgevingen in die organisatie. Webrichtlijnen voorkomen dat organisaties in de problemen komen door zeker te stellen dat al hun webomgevingen voldoen aan alle relevante (externe) wetten en richtlijnen die de organisatie van buitenaf worden opgelegd. Dit laatste is meer en meer aan de orde."

Hartman: En hoe zit het dan met de standaarden?

Welchman: "Webstandaarden zijn uiterst belangrijk omdat zij tactische richtlijnen bieden voor het ontwikkelen van webcontent en webapplicaties. Standaarden manifesteren zich in documenten als het redactiehandboek, applicatieontwikkelinsprocessen en -procedures, etc. Veel organisaties hebben een soort van webstandaarden opgesteld en denken dat ze daarmee hun governance op orde hebben. Maar zoals ik hiervoor al aantoonde, dit is maar een klein deel van de totale benodigde governance-structuur."

Hartman: Als governance zo belangrijk is, waarom hebben de meeste organisaties hun governance dan niet of nauwelijks geregeld?

Welchman: "Het implementeren van webgovernance in een organisatie is ingewikkeld. Vaak hebben topmanagers geen idee wat er allemaal komt kijken bij het maken van een website en webspecialisten zijn vaak onvolwassen managers die websites blijven zien als een reeks van technische implementatieprojecten. Dus het vereist een verandering in het denken, enige opleiding en een vrij intensieve communicatie door alle lagen van de organisatie heen om webgovernance van de grond te krijgen. Dat gaat niet over één nacht ijs!"

Hartman: Hoe overtuig je het bestuur of hoger management van het belang van governance?

Welchman: "Het meest belangrijke dat een webspecialist kan doen is stoppen met praten over webprojecten en in plaats daarvan het gesprek met het management aangaan over strategie. Leg topmanagers uit dat de organisatie risico loopt door het ontbreken van krachtige webprocedures, inclusief webgovernance. Leg ook uit hoe de organisatie dankzij deze governance-structuur zal profiteren van de verbeterde aanwezigheid op het internet. Van de constante vraag 'kan ik meer geld voor tools krijgen?' krijgen de meeste managers allergische reacties. Vertel ze in plaats daarvan welk strategisch voordeel ze krijgen voor hun geld!"

Hartman: Wat zijn drie gouden regels voor iedereen die aan de slag wil met governance?

Welchman: "1. Vind een sponsor uit het hoger management die het belang van een governance-raamwerk inziet en die de verantwoordelijkheid voor alle webactiviteiten duidelijk helpt beleggen in de organisatie. 2. Begrijp dat de webomgevingen transactionele en communicatieve voertuigen zijn voor de gehele organisatie en dat sommige onderdelen ervan centraal kunnen (en moeten) worden belegd, maar dat hiervoor een grote hoeveelheid van organisatiebrede richtlijnen in het leven moeten worden gebracht. 3. Erken dat het realiseren van governance zijn tijd nodig heeft. Misschien duurt het wel jaren eer een organisatie zover is. Het is namelijk een proces, maar hoe eerder je start hoe beter."

Hartman: Waar ga je het over hebben op het Hartman Event?

Welchman: Ik zal mij richten op het creëren van een governance-raamwerk en het samenstellen van commissies voor webbeleid en -standaarden. In de 'Meet the CM Guru'-sessies ga ik daar uiteraard nog uitgebreider op in, met een aantal praktijkvoorbeelden en opdrachten.