Sharepoint en ECM vanuit gebruikersperspectief

Op 18 september vindt het Hartman Event plaats in de Jaarbeurs te Utrecht. Alan Pelz-Sharpe spreekt daar over de ecm-markt en de rol van Sharepoint. Voorafgaand aan deze presentatie houdt Pelz-Sharpe ook een 'Meet the CM Guru'-sessie op 17 september over dit onderwerp. Wij vroegen Pelz-Sharpe naar zijn visie op Sharepoint en het CMS Watch Rapport dat hij over dit product heeft geschreven.

Hartman: Je zegt dat je met een kritische blik naar Sharepoint hebt gekeken, waar doel je dan specifiek op?

Pelz-Sharpe: "We hebben het aanbod van Sharepoint diepgaand geanalyseerd. In het Sharepoint Report wijzen wij potentiële kopers op de omstandigheden waarin Sharepoint prima functioneert en de omstandigheden waarin het mogelijk zwak scoort. We ontdeden Sharepoint van het ecm-vernis waarmee het aan de man wordt gebracht en vertaalden de potentiële toepassing van dit product in acht bedrijfsscenario's."

Hartman: Wat is je algemene indruk van Sharepoint?

Pelz-Sharpe: "Ten eerste, Sharepoint is geen product. SharePoint is een bundel van vele producten onder de Sharepoint-vlag. Het heeft een aantal sterke 'out of the box'-functionaliteiten, maar in veel gevallen is Sharepoint complexer dan men zou verwachten. Het is in de kern een behoorlijk goed product, maar niet iedereen heeft er positieve ervaringen mee."

Hartman: Kun je een voorbeeld geven van minder positieve ervaringen?

Pelz-Sharpe: "Ik kan veel voorbeelden geven van gebruikers die contact met ons opnamen om te klagen, maar veel van die klachten komen uit organisaties waar Sharepoint is ingezet in een voor dit product totaal ongeschikte omgeving. Blijkbaar is er daar veel misgegaan in het inkoopproces; andere leveranciers werden vaak helemaal niet overwogen! Er bestond dan het idee dat Sharepoint wel een ecm-product moet zijn omdat het als zodanig aan de man wordt gebracht. En dat het dus moeiteloos kan worden vergeleken met tools van ecm-platformleveranciers als Documentum (EMC), IBM FileNet en Oracle, of juist specialistische niche ecm-spelers in specifieke branches zoals de gezondheidszorg, de overheid en de industrie. We weten inmiddels dat het in veel gevallen veel en intensief – en daarmee kostbaar – werk vergt om Sharepoint in deze situaties optimaal te laten presteren. In sommige gevallen verlaat men dan Sharepoint en stapt men over op een meer geschikte tool. Maar de eerlijkheid gebiedt mij te zeggen dat er ook veel voorbeelden te noemen zijn van kostbare ecm-implementaties die slechts een fractie gebruiken van wat de tool te bieden heeft en waar Sharepoint een prima – en goedkoper – alternatief had kunnen zijn."

Hartman: Wat is volgens jou de reden dat Sharepoint zo vaak in de verkeerde situatie wordt ingezet? Is dit een typisch geval van door Microsoft verkeerd geïnstrueerde verkoopteams?

Pelz-Sharpe: " Nee, ik denk dat Microsoft van goede wil is, maar ik kan dit niet altijd zeggen van zijn partners. De afgelopen tijd stuitten wij op een aantal vreselijke voorbeelden waarin Sharepoint werd verkocht door een partner, om de doodsimpele reden dat de implementatiepartner dan extra uren kon maken om de tool werkend te krijgen in een omgeving die absoluut ongeschikt was voor Sharepoint. Het grootste grootste probleem is volgens mij de term 'ecm' – enterprise content management. De filosofie van Microsoft op dit concept wijkt sterk af van de perceptie die de rest van de markt sinds het jaar 2000 heeft. Zo wordt het voor gebruikers al snel 'appels met peren vergelijken'."

Hartman: Sommige leveranciers zijn nerveus over de concurrentiekracht van Sharepoint. Is dat terecht?

Pelz-Sharpe: "Ja, absoluut. Sharepoint wijzigt de spelregels. Toen ik voor het eerst schreef over Sharepoint (in 1998, toen het product zich eigenlijk nog in een pril stadium verkeerde), voorspelde ik al dat het de ecm-markt op zijn grondvesten zou doen laten schudden. Maar ja, dat was niet echt een moeilijke voorspelling! Leveranciers die hun strategie niet veranderen en óf de concurrentie aangaan met Sharepoint óf Sharepoint juist omarmen en faciliteren krijgen het zwaar te verduren. Veel leveranciers doen het juist goed dankzij Sharepoint, hetzij door oplossingen te bieden bovenop Sharepoint, hetzij door zich te richten op gebieden die Sharepoint helemaal niet dekt."

Hartman: Wat zegt jouw kristallen bol over de toekomst voor Sharepoint en de ecm-markt?

Pelz-Sharpe: "Gelukkig heb ik geen kristallen bol nodig, maar gewoon gezond boerenverstand en een brede kennis van de markt! In de wereld van collaborative documentmanagement en het delen van Office-bestanden voor projectteams zal Microsoft een leidende rol blijven spelen. Maar een verhevigde concurrentie van partijen als IBM en op termijn Google ligt op de loer. De 'echte' ecm-wereld zal Sharepoint op de desktop gaan faciliteren, maar in de markt van 'high volume fast through put'-producten waarin Oracle, IBM en EMC elkaar bevechten, zal veel hetzelfde blijven omdat Microsoft hier gewoon geen rol van betekenis in speelt. Ook in een 'service oriented'-omgeving – met meerdere talen, omgevingen en transacties – zal Sharepoint geen product van betekenis zijn."

Hartman: Wat zijn de ervaringen van implementatiepartners en system integrators?

Pelz-Sharpe: "In het begin waren zij niet zo dol op Sharepoint omdat zij vreesden dat het product hun lucratieve integratieprojecten in gevaar zou brengen. De laatste tijd omarmen zij echter Sharepoint omdat zij samen met Sharepoint-gebruikers ontdekken dat Sharepoint zich in sommige gevallen ook kan ontpoppen als een complexe ontwikkelomgeving. Dit wordt kwalijk in de gevallen dat een grote integratiepartij Sharepoint als de beste oplossing naar voren schuift waar duurdere producten de gevraagde functionaliteit gewoon 'out of the box' aanbieden. De verkopers van zo'n system integrator bieden dan toch Sharepoint aan omdat zij verwachten veel – en uiteindelijk voor de klant kostbaar – integratiewerk te moeten verrichten. Zo wordt 'goedkoop' alsnog 'duurkoop'."

Hartman: Heb je nog een laatste advies voor onze lezers?

Pelz-Sharpe: "Behandel Sharepoint zoals je ook de producten van andere leveranciers behandelt. Vergelijk het met de concurrentie en analyseer de tool grondig voordat je welke beslissing dan ook neemt. Zorg ervoor dat je idee van wat ecm nou precies is overeenstemt met de definitie die de partijen waar je mee praat hanteren. Microsoft laat zich graag voorstaan met de integratie die Sharepoint biedt met zijn MS Office-producten, maar er zijn nog andere tools die op dit punt een prima alternatief bieden. Gebruik dit argument in de onderhandeling met Microsoft en zijn partners. Of je het nu uit het CMS Watch Report haalt of niet, zorg ervoor dat je onafhankelijk advies inwint."

Hartman: Vertel eens iets over je 'Meet the CM Guru'-sessie.

Pelz-Sharpe: "Ik ben op 17 september in Utrecht voor een workshop over ecm en Sharepoint. Ik begin met een kritische evaluatie van de sterkten en zwakten van Sharepoint gebaseerd op klantervaringen en door mijzelf uitgevoerde tests. Met inzichten en discussies krijgt de deelnemer inzicht hoe, waar, wanneer en waarom Sharepoint kan worden ingezet. Ik ga ook in op de manier waarop Sharepoint kan worden ingezet bij diverse typen organisaties met verschillende bedrijfsdoelen. Het lijkt me interessant om mensen uit de Benelux te ontmoeten om te praten over dit onderwerp. Ik kijk er echt naar uit!"