‘ICT’ers stoppen te veel materie in kort verhaal’

Het overkomt iedere ict’er wel eens. Een leidinggevende vraagt je om plotseling een presentatie of cursus te geven voor collega’s of klanten. Geen nood, er bestaan vaardigheden en trucs die (bijna) iedereen vakkundig door een presentatie heen helpen.

"Onvoorstelbare rampen overkomen mij ook nog steeds", zegt Rick F. van der Lans, onafhankelijk ict-consultant en analist. Al twintig jaar geeft hij lezingen en presentaties in binnen- en buitenland. Over de kennis die hij daarmee opdeed, schreef hij een boek:  'Presentatietips uit de praktijk'.

Iedere ict'er moet wel eens een presentatie geven. Bijvoorbeeld binnen een projectgroep over de voortgang of een technische oplossing. Of een cursus voor collega's of klanten over een technologie. Niemand schudt presentaties zomaar uit zijn of haar mouw. En wie denkt dat alleen hem of haar vreemde dingen overkomen tijdens en in de aanloop naar een presentatie of lezing, kan zich door Van der Lans uit de droom laten helpen. Ook hij komt ondanks zijn riante ervaring nog steeds voor bizarre verrassingen te staan, die de stress flink kunnen opvoeren.

Dronkelap

Van der Lans noemt een voorbeeld: "Ik heb een keer meegemaakt dat twee weken voor een lezing de netwerkkaart van mijn draagbare computer met daarop mijn volledig geïnstalleerde presentatie, inclusief de software waarmee ik demo's zou laten zien, kapot ging. Snel kocht ik een nieuw kaartje. Mijn zelfvertrouwen vertelde mij dat een dergelijke installatie in enkele minuten gebeurd zou zijn."

Die ballon ging helaas niet op. Van der Lans vertelt dat hij ergens iets verkeerd gedaan had. Na twee uur telefoneren concludeerde de leverancier dat het moederbord van de machine vervangen moest worden. "Mijn presentatie was pas over twee weken. Geen vuiltje aan de lucht dus', dacht de optimistische Van der Lans. "Vijf dagen later verscheen er echter geen pakketdienst met mijn werkende computer aan de deur. En toen ik de leverancier vervolgens om opheldering vroeg, had deze tot mijn verbazing de computer nooit gekregen. Wat bleek: bij de pakketdienst was ingebroken. Allerlei pakketjes waren gestolen, waaronder mijn computer. Dus vaarwel volledig geïnstalleerde presentatie."

Conclusie: als ergens de bekende wet van Murphy opgaat, dan is het wel bij het geven van presentaties. Van der Lans: "Als iets fout kan gaan, dan zal het ook fout gaan. Een kikker in de keel, de draagbare computer die van tafel valt of uit de zaal gestolen wordt, een dronkelap die de zaal binnenwandelt en de orde fors verstoort, de verkeerde presentatie in je tas, of je bevindt je in de verkeerde zaal en ook een totale, mentale black-out is niet ondenkbaar. Ik heb het allemaal wel eens meegemaakt."      

Boodschap

Tegen onvoorspelbare gebeurtenissen bestaat geen verweer. Maar een goede voorbereiding kan veel verschil uitmaken. Er zijn vaardigheden die handig zijn om paraat te hebben voor als je als ict'er plotseling wordt gevraagd om een cursus of presentatie te geven. Van der Lans noemt de belangrijkste.

Zoals het bepalen van de centrale boodschap van een presentatie of lezing. Die moet in een zin te formuleren zijn. Deze centrale boodschap vormt de leidraad van de presentatie. Een van de valkuilen waar ict'ers vaak intrappen bij het geven van een presentatie is dat ze te veel materie willen stoppen in een kort verhaal, aldus Van der Lans. "Ict'ers hebben nog wel eens de neiging iets te veel te willen doceren, maar doen dat dan vervolgens in een enorm tempo. Het gaat dan te snel voor mensen die niet helemaal thuis zijn in de materie. Je moet zeer goed in het oog houden waarom je de presentatie geeft. Met een saai verhaal overtuig je niemand." In de afsluiting wordt de centrale boodschap en de argumenten nog even kort en bondig herhaald.

Cursussen kennen vaak geen centrale boodschap. In dat geval is het slim om het lesmateriaal in stukken, ofwel hoofdstukken op te delen en voor elk deel een centrale boodschap te formuleren.
Vervolgens is het zaak een goede manier te bedenken om de aandacht van de toehoorders meteen te vangen. Dat kan natuurlijk door een sterke inleiding te bedenken, door bijvoorbeeld te openen met een controversiële stelling, de een prikkelende vraag te stellen of een nieuwsfeit te vertellen.

Spiekbrief

Elke lezing moet op zijn minst foutloos en helder zijn. Actualiteit is ook belangrijk. Daarnaast moet de spreker zijn of haar best doen het verhaal zo professioneel, boeiend en enthousiast mogelijk over te brengen. Dat laatste gaat volgens Van der Lans niet altijd samen met de powerpointslides, die tegenwoordig in vrijwel geen enkele presentatie ontbreken. "Vaak zie ik dat de presentator de powerpointslides echt volgt en gebruikt als spiekbrief." Dat is niet goed, aldus de auteur van het presentatieboek. "Het gevolg is dan wat de Amerikanen noemen death by powerpoint met the seven bullets'."

Powerpointslides zijn alleen handig om bijvoorbeeld een ingewikkelde architectuur zichtbaar te maken. Bovendien bleek al uit bovenstaand voorbeeld met de gestolen computer dat een te groot vertrouwen in de techniek tot minicatastrofes kan leiden. Van der Lans gouden tip aan ict'ers is dan ook: ‘zorg dat je je verhaal ook zonder powerpointslides kan geven', want ‘met een saai verhaal overtuig je niemand'.