Veel organisaties, die een documentmanagementsysteem hebben ingevoerd, hebben ontdekt dat adoptie van het systeem door individuele medewerkers vaak lastig is. Zelfs als het organisatorische belang hoog is, zullen medewerkers niet zomaar hun werkwijze willen veranderen. Aan het eind van de dag moet een medewerker gewoon zijn werk kunnen doen en verwacht hij dat de beschikbare systemen hem daarbij ondersteunen. Implementaties van documentmanagementsystemen zullen met deze individuele belangen rekening moeten houden.
Documenten worden bewaard zowel in het individuele als in het collectieve domein van een organisatie. Het belangrijkste verschil tussen de twee domeinen is dat in het individuele domein alleen de eigenaar van het document of van de kopie van het document toegang heeft tot het document. In het collectieve domein hebben meerdere medewerkers toegang tot het document. De toegang wordt door de organisatie verleend. In het collectieve domein wordt een document dus gedeeld en de toegang tot het document wordt door de organisatie verleend. Het is goed om te realiseren dat grotere organisaties verschillende collectieve domeinen kunnen hebben, van projecten en afdelingen, naar vestigingen, divisies en uiteindelijk de gehele organisatie.
Documenten worden zowel fysiek als digitaal opgeslagen en beheerd. Fysiek betekent vrijwel altijd op papier, maar vormen als microfiches etc. komen ook nog regelmatig voor. Digitale opslag is zeer divers: harde schijven, cd-rom's, usb-sticks, netwerkschijven, het zijn allemaal dragers van digitaal opgeslagen documenten.
In vrijwel iedere organisatie is er overlap tussen de verschillende domeinen. Individuen maken kopieën van collectieve stukken. Medewerkers printen digitale documenten voor dagelijks gebruik, uit gewoonte of om verricht werk zichtbaar te maken.
Voor de inrichting van documentmanagement is het van belang helder te hebben welke groepen documenten in welk domein moet worden opgeslagen. Tegenwoordig zullen veel organisaties een duidelijke voorkeur hebben voor het collectieve, digitale domein, maar soms is de business case voor digitalisering van aanwezige archieven (nog) niet te maken. Om niet afhankelijk te zijn van aanwezigheid van individuen is het noodzakelijk om documenten centraal en collectief beschikbaar te stellen. Daarnaast is het zaak om het collectieve domein niet te belasten met individuele documenten. Deze vervuiling kan verwarrend werken en de toegankelijkheid van de collectieve documenten ondermijnen.
Verder is het in belang van organisaties om de doublures tussen de verschillende domeinen te minimaliseren. Deze doublures zijn de oorzaak van:
– Extra kosten voor beheer en opslag van documenten
– Problemen met versiebeheer
– Problemen met het vernietigen van documenten
– Problemen met de toegankelijkheid van documenten
Mensen zijn creatieve wezens. Zij zullen op zoek gaan naar manieren waarop ze een voor zichzelf, voor het individu, optimale documenthuishouding kunnen opzetten. Als medewerkers gevraagd worden om documenten niet meer fysiek te bewaren of niet meer individueel, dient de vanuit het collectief gewenste situatie ook voor het individu zodanig aantrekkelijk te zijn dat deze een meerwaarde inhoudt ten opzichte van de eigen werkwijze. Als dit niet het geval is, zullen medewerkers manieren gaan zoeken om het collectieve beleid te omzeilen. Een voorbeeld van deze gang van zaken is het beperken van de omvang van de e-mai-opslag. Hiermee willen organisaties het digitale, individuele domein terugdringen. Medewerkers die het collectieve domein omslachtig vinden, zullen op netwerkschijven, usb-sticks of het internet wel de ruimte vinden om toch hun eigen individuele domein te creëren.
Stelling: Het ontwerpen van een documentmanagementsysteem mag niet alleen gericht zijn op organisatorische belangen, maar moet ook rekening houden met en toegevoegde waarde bieden aan de individuele werkinrichting van medewerkers.
