Copaco Nederland biedt haar klanten vanaf nu de mogelijkheid om de originele factuur per e-mail te ontvangen.
De digitale factuur is per direct beschikbaar voor alle resellers. Hiermee helpt Copaco Nederland haar klanten de verwerkingstijd van facturen te verkorten. De digitale factuur is opgemaakt in PDF formaat, waardoor het document eenvoudig te lezen en te archiveren is. De nieuwe facturatiewijze kan een volledige vervanging zijn van de traditionele papieren factuur. Klanten kunnen voortaan kiezen uit twee digitale facturatiemethoden, de PDF factuur per email en de bestaande XML factuur die zelfs volledig geautomatiseerd verwerkt kan worden, of het traditionele papier.
De elektronische PDF factuur is voorzien van een digitale handtekening, waardoor de authenticiteit volledig gewaarborgd is. De door Copaco Nederland gehanteerde werkmethode is conform de Europese richtlijnen en afgestemd met de Nederlandse Belastingdienst.
"Met de introductie van deze nieuwe dienst kunnen we, samen met onze resellers, de papierstroom binnen het kanaal verder reduceren. Naast de digitale factuur is Copaco Nederland in staat om alle uitgaande berichten, zoals orderbevestigingen en pakbonnen, elektronisch aan haar klanten aan te bieden. Hierdoor werken we gezamenlijk aan een groenere ICT omgeving", aldus Iwan Kuijpers, directeur Copaco Nederland.
Het bovenstaande bericht vrij vertaald: Copaco introduceert e-invoicing, zoals ook al is geintroduceerd door Techdata. Hiermee brengen Copaco en Techdata hun print- en portokosten terug naar bijna nul. De klanten zullen vanaf heden zelf moeten bijhouden op de website van hun leverancier of er nog ’te betalen’ facturen zijn en zullen deze vanaf heden zelf uit moeten printen. Hiermee creeren de distributeurs een extra administratieve last voor haar afnemers. Immers de afnemers moeten zelf regelmatig moeten gaan kijken of er ’toevallig’ nog facturen staan (pull) inplaats van dat de leverancier het zelf aanlevert (push). De distributeurs lopen hiermee wel het risico dat zij vaker aanmaningen zullen moeten verzenden naar haar klanten. Daarnaast kan er ook een hogere irritatiefactor ontstaan aan de zijde van haar klanten omdat accounts geblokkeerd kunnen worden door achterstanden in de betaling. Verder kan hiermee de creditrating van de klant dalen, doordat de betalingstermijn eerder overschreden kan worden omdat de klant niet in de gaten heeft dat er nog een factuur openstaat. Het liefst zouden wij dan ook zien dat de keuze aan de afnemers gelaten zou worden om te kiezen voor digitale of papieren facturen. Techdata biedt overigens al geen mogelijkheid meer voor papieren facturen.
Ik vind deze ontwikkeling gezond. Ten aanzien van de reaktie van Kroon kan ik alleen maar stellen dat ieder bedrijf haar processen op orde dient te hebben en blijkbaar is dat voor Kroon moeilijk. Hoe moeilijk kan het zijn om digitale fakturen in een proces te borgen om de door Kroon beschreven problemen te voorkomen?
Probleem zit hem waarschijnlijk dan ook niet in het proces maar meer in, u weet het al, de beschikbare cash…! Tja, voorniets gaat de zon op. Beste distributeurs, ga zo door met het optimaliseren van uw processen zou ik zo zeggen….
Geachte heer Kroon, u geeft een onjuiste weergave van zaken. U schrijft
” De klanten zullen vanaf heden zelf moeten bijhouden op de website van hun leverancier of er nog ’te betalen’ facturen zijn en zullen deze vanaf heden zelf uit moeten printen. Hiermee creeeren de distributeurs een extra administratieve last voor haar afnemers. Immers de afnemers moeten zelf regelmatig moeten gaan kijken of er ’toevallig’ nog facturen staan (pull) inplaats van dat de leverancier het zelf aanlevert (push)”
Dit is onjuist in het geval van Copaco.
Het is zelfs zo dat een voorwaarde van e-Invoicing is dat de verzender net zoals bij de papierenfactuur de e-factuur aan de klant moet uitreiken. De oplossing van Copaco is hierop gebaseerd, dus wel degelijk het PUSH principe. Copaco transporteert de factuur via e-mail naar de digitale brievenbus van haar afnemers volledig volgens de wetgeving en het kader elektronisch factureren. Deze regelgeving zegt ook dat de klant het mag accepteren, je mag het niet opdringen. Kortom allemaal goed geregeld.
De besparing voor de verzender is lager dan voor de ontvanger. Immers bespaart de verzender gemiddeld 1,60 (Porto, print en verzendkosten incl. arbeid). De ontvanger bespaart gemiddeld 6 – 15 euro (Zie laatste onderzoek factuurmonitor), post open maken, sorteren, kopieren, stempelen voor ontvangst, het fysieke document routeren door de organisatie, overtikken van gegevens in eigen financiele applicatie.
De factuur wordt dus digitaal aangereikt en kan derhalve gelijk door de ontvangen organisatie gerouteerd worden. Dit is niet mogelijk met een papierendocument. Veelal moeten ontvangers investeren in dure scanning software en scanners. Sla je deze stap over en ontvang je gelijk een digitale factuur kan de ontvanger deze gelijk op 1 plek opslaan en zijn de binnengekomen facturen dus altijd en voor iedereen vindbaar. Een extra service is dat Copaco zowel de image in PDF als de data via e-mail of een ander transportmechanisme kan aanreiken. Dit bespaart dan ook nog eens handmatige invoer en overtik werk.
Mooier kan men het niet maken wel efficienter, klant- en milieuvriendelijker.
John Peters
e-Invoicing specialist