“Werken met Projectplace heeft ons veel opgeleverd. We communiceren directer, er is minder ergernis en grote bestanden kunnen we sneller uitwisselen en controleren. Projectplace maakt ons werk eenvoudiger en overzichtelijker.”
Aan het woord is Hans Galjaard, senior ontwerpleider en technisch specialist op het gebied van betonconstructies bij Van Hattum en Blankevoort, een werkmaatschappij van het bouwconcern Volker Wessels. Volker Wessels verbindt haar naam aan een scala aan projecten, variërend van grote infrastructurele werken als de HSL en de Betuweroute, bouwprojecten als de renovatie van de oude Van Nellefabriek in Rotterdam en het nieuwe hoofdkantoor van KPMG in Amstelveen tot een specialistisch project als de overkapping van het station in Barendrecht. Galjaard is met zijn team Projectplace gaan gebruiken voor het project A4/A9, waarbij onder meer enkele viaducten en tunnels opgeknapt moesten worden. "Het projectteam zat verspreid over verschillende locaties en dat maakte het uitwisselen van documenten vrij problematisch," zegt Galjaard. "Er gingen veel grote bestanden rond en het was een kwestie van tijd voordat dit tot fouten zou leiden." Galjaard had van collega's bij Volker Wessels goede verhalen gehoord over Projectplace. Hij stelde daarom op een gegeven moment voor om hiermee te gaan werken. "In eerste instantie stond het projectteam daar argwanend tegenover, maar we zijn het gaan gebruiken en gaandeweg kwam het besef dat we een goede stap hadden gezet."
Slimme oplossingen
Projectplace is een webservice die slimme oplossingen biedt voor communicatie en samenwerking bij projecten. Via Projectplace kunnen medewerkers eenvoudig documenten delen, nieuwe ontwikkelingen volgen, projectinformatie updaten en de voortgang van een project bekijken. Via een internetverbinding kan iedereen op elk locatie op elk moment bij de informatie.
Voor het projectteam van Hans Galjaard leidde het werken met Projectplace tot directere communicatie en tot minder ergernis. "De bestanden die rondgaan bevatten vaak veel tekeningen en zijn nogal lijvig. Een document telt snel enkele honderden kantjes. Voordat we Projectplace gebruikten was er veel e-mailverkeer en hadden we uitpuilende mailboxen. Die ergernis is er niet meer sinds we met Projectplace werken." Ook vindt Galjaard dat Projectplace een handige mogelijkheid biedt om documenten te toetsen. "Het is een groot voordeel dat mensen op een voor hen geschikt moment aan het document kunnen werken. Als je het per e-mail verstuurt, moeten ze op elkaar wachten," zegt hij. "Nu zet ik een document op Projectplace en meld via een tool direct aan de betreffende personen dat de documenten getoetst kunnen worden. Het maakt niet uit wie die toetsing het eerst doet, want degene die aan het document werkt, kan het blokkeren voor anderen. Nadat het voorzien van commentaar weer op Projectplace is gezet, kan iemand anders eraan werken." Elke keer als een document gewijzigd is, komt er automatisch een nieuw versienummer op te staan. "Dat voorkomt dat medewerkers werken met onjuiste documenten. Via Projectplace kunnen ze altijd verifiëren of ze de laatste versie hebben," aldus Galjaard.
Veilige omgeving
Over de veiligheid van de gegevens op Projectplace maakt Galjaard zich geen enkele zorgen. Alle informatie die klanten op Projectplace zetten, loopt via een beveiligde verbinding en wordt weggeschreven bij drie verschillende datacentra. Mocht een server crashen en alle data verdwijnen, dan staat het nog op twee andere servers. "We hebben veel vertrouwen in Projectplace. We weten dat het een veilige omgeving is," aldus Galjaard.
Gratis uitproberen
Nieuwe gebruikers kunnen de webservice van Projectplace eerst uitproberen via een testversie of kunnen aan de slag met de gratis versie voor drie gebruikers. Voor Galjaard en zijn projectteam was dit niet nodig; zij konden er direct mee werken omdat Volker Wessels beschikte over een bedrijfsbrede licentie. Er werd al op diverse projecten zeer tot tevredenheid mee gewerkt. "Ook voor ons heeft Projectplace in de praktijk ruimschoots bewezen zijn geld waard te zijn," concludeert Galjaard. "De service heeft een heleboel miscommunicatie voorkomen." Van de mogelijkheid tot training en ondersteuning die Projectplace biedt, heeft Galjaard geen gebruik hoeven maken. "De webservice van Projectplace wijst zich eigenlijk vanzelf, het is zeer gebruiksvriendelijk."
Een mooie bijkomstigheid van Projectplace vindt Galjaard dat het "zo aardig opruimt. Voorheen had ik altijd een behoorlijke papieren file in de kast staan, maar nu niet meer. Het scheelt toch gauw een plank of vier à vijf in de kast bij een project als de A4/A9." En er is nog een extra voordeel: als Galjaard lijvige documenten van zijn computer thuis nodig heeft op zijn werk, zet hij ze op Projectplace en haalt ze er op zijn werk weer af. Datzelfde doet hij als hij elders een presentatie moet geven. "Een USB-stick blijkt het soms te begeven en via Projectplace heb je dan een betrouwbare back-up."
