Software roert in subsidiebrij

Gemeenten en provincies hebben nauwelijks overzicht over de meer dan 1500 subsidieaanvragen per jaar die ze gemiddeld verwerken. Adviesbureau H&P en TU Delft bouwen aan een softwarepakket dat orde aanbrengt in de chaos. De modulaire opzet en het gebruik van webservices zorgt voor een beter beheer.

Middelgrote gemeenten verwerken tussen de 1500 en 2000 subsidieaanvragen per jaar. Grote gemeenten kennen zelfs rond de 100 subsidieregelingen waarvoor ongeveer 5000 aanvragen per jaar worden ingediend. Zo keert de gemeente Amsterdam jaarlijks meer dan een kwart miljoen euro uit aan subsidies. Ondanks dat het om grote bedragen gaat, hebben de meeste gemeenten nauwelijks overzicht over de subsidieregelingen. Vaak worden aanvragen door afdeling die over de regeling gaat op eigen wijze afgehandeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat het aantal verstrekte subsidies het maximale budget overstijgt.

Om het beheer van de subsidieaanvragen in de hand te houden en te voorkomen dat het budget wordt overschreden, ontwikkelt H&P Management Consultancy het softwarepakket SubsidieSoft. Frits Herkemij, directeur van H&P, vertelt dat het systeem het gemakkelijk maakt inzicht te krijgen in de besteding van het geld. Zo wordt bijgehouden hoeveel subsidies al zijn verleend en hoeveel verzoeken zijn ingediend maar nog niet gehonoreerd.

Daarnaast ondersteunt het softwarepakket het behandelen van de subsidieaanvragen. Herkemij: "Het is de bedoeling dat wanneer een onderdeel in het proces is afgerond het systeem signalen geeft om de volgende stap in gang te zetten." Hierdoor is het volgens hem ook eenvoudig om op te sporen waar de knelpunten zitten: "Het systeem signaleert waar in het proces een aanvraag blijft steken."

Modulaire opzet

Herkemij vertelt dat de software zodanig is ontworpen dat het kan worden gebruikt voor bijna alle subsidieprocessen in een organisatie. Volgens hem kan dit flinke verbeteringen opleveren: "Ik heb gezien dat in één gemeente 22 afdelingen allemaal op hun eigen manier subsidies verstrekken. In zulke organisaties bestaat vaak een veelvoud van systemen die niet met elkaar communiceren."

H&P kiest daarom voor een ontwerp waarbij het proces is opgedeeld in bouwblokken die onderdeel uitmaken van bijna elk subsidieverleningsproces. "De subsidieaanvraag wordt onderverdeeld in containers met algemene diensten. Op deze manier is het mogelijk om op uniforme wijze subsidieprocessen in te richten," aldus Herkemij.

De modulaire architectuur is ontwikkeld in samenwerking met de Technische Universiteit Delft. De universiteit doet onderzoek op het gebied van procesinrichting in modules. Marijn Janssen, universitair hoofddocent aan de TU Delft, beschrijft wat de voordelen zijn van een dergelijk ontwerp: "Als je een subsidieproces modulair bouwt, kan je de bouwblokken hergebruiken. Nu wordt keer op keer het wiel opnieuw uitgevonden en complexe software geschreven, met alle risico's vandien."

Janssen vertelt dat de architectuur is opgesteld op basis van een onderzoek bij vier overheidsorganisaties: twee gemeenten en twee provincies: "Uit de vier casussen blijkt dat 75 procent van het proces om een subsidie te verwerken overeenkomt." Herkemij legt uit hoe dit komt: "Alle subsidieprocessen hebben bepaalde bouwblokken, zoals aanvraag-, verlening- en betalingsmodules, nodig." Voor de software zijn dan ook vijf modules ontwikkeld die in alle subsidieprocessen terugkomen (zie kader).

Kern van het systeem is een bibliotheek van webdiensten op basis van Oracle Business Process Execution Language (BPEL, zie kader). Bij elke nieuwe subsidieaanvraag worden de webservices aangeroepen die nodig zijn binnen het specifieke proces. Volgens Herkemij is het grote voordeel van de keuze voor deze opzet dat de software gemakkelijk aan te passen is wanneer het proces wijzigt of wanneer regels veranderen. "Overheden zijn in beweging. Onderdelen worden geclusterd of uit elkaar getrokken. Het systeem moet zodanig flexibel zijn dat het opsplitsen en concentreren van bedrijfsonderdelen wordt ondersteund."

Toch programmeren

De keuze voor webdiensten maakt het tevens mogelijk het systeem via XML of standaardinterfaces aan te laten sluiten op bestaande systemen in de organisatie. Herkemij: "De koppeling tussen de verschillende systemen is belangrijk. De verschillende fases van de subsidieaanvraag moeten aansluiten bij de softwarepakketten van bijvoorbeeld de financiële administratie." Toch ziet Janssen hier ook een risico: "Het is mogelijk om bij bestaande applicaties aan te sluiten, maar dat levert wel het gevaar op dat je toch moet programmeren, in plaats van het configureren van bouwblokken. Dit reduceert de toekomstvastheid."

Herkemij verwacht dat de ontwikkeling enkele tonnen zal kosten. Van SenterNovem is subsidie ontvangen voor 50.000 euro voor de ontwikkeling van een prototype. Dit prototype zal worden getest in een pilot waar drie gemeenten van verschillende grootte aan deelnemen. De eerste resultaten worden over drie maanden verwacht. Hoewel de software in eerste instantie bedoeld is voor gemeenten en provincies, meent Herkemij dat het systeem ook geschikt is voor andere overheidsinstanties: "In principe kunnen alle subsidieaanvragen worden beheerd met de software."

Janssen verwacht nog steeds problemen bij het invoeren van de software. "Van veel organisaties en afdelingen is het proces van subsidieaanvraag deels uniek. Dit betekent dat de processen gestandaardiseerd moeten worden, of dat de software aangepast moet worden." Hierdoor vreest hij dat programmeren nooit helemaal uitgesloten kan worden, ondanks dat de modulaire opbouw als doel heeft dat te voorkomen. Herkemij meent dat in werkelijkheid de verschillen helemaal niet zo groot zijn: "In de basis zijn al die processen hetzelfde."