De Hogeschool van Amsterdam (HvA) zat met een verouderde, niet-geïntegreerde it-omgeving. De afgelopen jaren is de instelling druk beziggeweest om orde op zaken te stellen. De nieuwe it-managers brachten hun bedrijfsmatige aanpak met zich mee.
Luc van der Pijl begon vijf jaar geleden als hoofd ICT en is inmiddels directeur Strategische Informatievoorziening bij de Hogeschool van Amsterdam. Hij trof daar een sterk overvraagde it-afdeling die de behoeften van zijn gebruikers niet had georganiseerd. "Het it-landschap bestond uit allemaal losse kolommen zonder onderlinge samenhang. Er was al jaren niet meer geïnvesteerd in administratieve basisfuncties; die waren niet meer te gebruiken. Er was weinig gestandaardiseerd en veel uitval. De 27duizend studenten die de HvA toen rijk was, klaagden steen en been over de it-prestaties."
Volgens Van der Pijl werden de problemen niet zozeer veroorzaakt door een tekort aan middelen, als wel door een gebrek aan regie. "Dat is ook niet zo gek. De HvA komt voort uit een heleboel kleinere onderwijsinstellingen. Elke instelling nam zijn eigen IT mee. De toenmalige situatie was het resultaat van zowel historie als cultuur."
Vraag en aanbod
Om de 35 duizend studenten die de HvA op dit moment telt van dienst te kunnen zijn, was een andere organisatie nodig. "Er stond destijds flinke druk op de ketel," vertelt Van der Pijl. "Een groot gezamenlijk project was zojuist mislukt. Gelukkig was er net een nieuw college van bestuur. Dat wilde ook zaken aanpakken."
Allereerst werd de it-organisatie opgeknipt in vraag en aanbod. De regie werd daarbij teruggebracht naar het lijnmanagement. Daarvoor is uit de groep van opleidingsinstituten een zevental directeuren met affiniteit voor IT gezocht. Zij zijn verantwoordelijk voor vernieuwingen en de vraag naar functionaliteit. Deze vraagorganisatie betrekt de dienstenn van de afdeling IT Services of – via uitbesteding – van externe leveranciers.
Smaakmakers
"Met die zeven onderwijsdirecteuren zijn we de Regiegroep Informatievoorziening gestart," vertelt Van der Pijl. "Zij fungeren als innovator en smaakmaker. Op die manier hebben we het bestuurlijke draagvlak gecreëerd. Daarvoor hebben we wel een gezamenlijke taal moeten leren spreken. Dat hebben we gedaan met workshops waarin vooral veel aandacht was voor ambities, risicobeheersing en projectmanagement."
"Bovendien hebben we gezamenlijk een procesmodel ontwikkeld. Dat is gebaseerd op het 'value chain framework' van Porter. Daarbij worden voor elk hoofdproces de huidige status en de ambities met elkaar vergeleken. Vervolgens moeten de knelpunten worden weggewerkt. Daarnaast hebben we zeven innovatiekaarten gemaakt. De it-componenten die daar uitgehaald zijn, hebben we zo veel mogelijk proberen te bundelen in samenhangende projecten die we hebben opgenomen in ons project-portfolio."
"Voor de uitvoering daarvan zijn tenslotte twee scenario's ontwikkeld: of veel geld en capaciteit inzetten om de vernieuwingen zo snel mogelijk door te voeren, of een meer evolutionaire aanpak waarbij eerst de administratieve backbone op orde wordt gebracht om daarop vervolgens nieuwe diensten aan te bieden. Vanwege de risico's hebben voor dat laatste gekozen. Het geld was er wel maar de capaciteit niet."
Architectuur
Belangrijke voorwaarde voor het uitvoeren van het projectportfolio was het ontwikkelen van een it-architectuur. Daarvoor is het team Architectuur & Integratie opgezet. "De belangrijke onderdelen van de bestaande omgevingen en alle nieuw te implementeren omgevingen worden volledig gemodelleerd en beschreven," vertelt teammanager Jan Broos. "Alle bedrijfsprocessen zijn gekoppeld aan het applicatielandschap en de onderliggende technologie."
Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de modelleringstaal Archimate (oorspronkelijk opgezet door Telematica Instituut met partners). "Dat onderwijzen we hier zelf. Op die manier ontstaat ook een wisselwerking met studenten en docenten."
Daarbovenop is Archimate ook als model gekozen door de vier samenwerkende universiteiten: de Universiteit van Amsterdam, de Universiteit van Tilburg, de Universiteit Leiden en de Radboud Universiteit Nijmegen. Zij werken op dit moment samen met de HvA aan een nieuw studentinformatiesysteem. Gezien de steeds hechtere samenwerking van UvA en HvA, is overeenstemming op dit vlak cruciaal. "We leggen alles op dezelfde manier vast. Daarvoor hebben we gezamenlijke templates ontwikkeld."
Toolset
De HvA maakt daarbij gebruik van de Aris-tool van IDS Scheer die Archimate ondersteunt. Van der Pijl, "En omdat Aris goed overweg kan met SAP en PeopleSoft." Volgens Broos is de behoefte aan een procesplatform vanzelf ontstaan. "We hadden eerst een simpeler hulpmiddel, maar bleken er uiteindelijk meer nodig te hebben om de hele ontwikkeling te ondersteunen. Je kunt wel met Visio en PowerPoint blijven werken, maar dan zie je de relaties niet meer. Bovendien kun je de modellen daarmee niet naar vijf verschillende functionarissen communiceren in de voor hun meest geschikte vorm. Architecten willen een totaal overzicht, met de technologie eronder en hoe die met elkaar is verbonden. Zij willen weten wat de impact is op de processen als ze zaken in de it willen veranderen. Maar mensen in administratieve functies moet je niet lastigvallen met een it-blik. Zij willen een procesblik. Voor hun is it ondersteunend."
Ontwikkelpartner
Behalve de impactanalyses wil de HvA ook aan de slag met portfoliomanagement en cpm (corporate performance management). "We willen in Aris ook onze ambities en doelstellingen inbrengen," vertelt Van der Pijl. "We zijn nu met het topmanagement aan het kijken wat onze kpi's – kpi: key performance indicators – moeten worden." Hoewel de leverancier Aris vooral als bpm-tool (bpm: business process management) positioneert, is het volgens Van der Pijl daarvoor bij de HvA nog veel te vroeg.
De mogelijkheden van Aris vormen wel een belangrijke leidraad bij de verdere ontwikkelingen. "Dit soort toolsets zijn duur. Wij hebben de middelen en de capaciteit niet om er meerdere aan te schaffen. Dat betekent dat wij de mogelijkheden van Aris volledig uit moeten nutten."
Nieuwe versie
Jan Broos van de HvA vertelt dat IDS Scheer een deel van de gevraagde extra functionaliteit in de nieuwe versie van Aris heeft meegenomen. "De ondersteuning van Archimate was in eerste instantie onvoldoende. Daarom hebben wij IDS Scheer aangeboden om naast ABN Amro een van de ontwikkelpartners te worden. In ruil daarvoor mogen zij die functionaliteit verkopen."
