Beheerder loopt tegen muur bij projecten

Op het weblog van het Topic Beheer is een bijdrage van expert Sjaak Laan terug te vinden waarin hij pleit voor het betrekken van de beheerder in ict-projecten. Volgens hem worden projecten zodoende makkelijker geaccepteerd en gaan ze met minder problemen in productie. Onze experts aan het woord.

Computable-expert Sjaak Laan, infrastructuurarchitect bij Logica, heeft goede ervaringen met het inzetten van beheerders in ict-projecten. "Vaak wordt bij de opzet van een ict-project vooral aan de functionaliteit gedacht die moet worden opgeleverd en om de kans op het slagen van een project te verhogen, wordt de scope goed afgebakend. Maar weinig projecten houden er in hun plannen rekening mee dat de ontwikkelde systemen ook in beheer moeten worden genomen. Beheerders ervaren vaak dat systemen na oplevering ‘over de muur' worden gegooid, zonder dat ze invloed hebben kunnen uitoefenen op de inrichting van de systemen. Het is dan ook niet vreemd dat de beheerders vaak met de hakken in het zand gaan staan en problemen met het nieuwe systeem afschuiven op het (inmiddels afgesloten) project. Ik pleit er dan ook voor om beheerders al vroeg in ict-projecten te betrekken. Mijn ervaring is dat een project veel makkelijker wordt geaccepteerd en met minder problemen in productie gaat als de beheerders in het project hebben meegedraaid."

Martin van de Beld
Consultant XOS
Xerox Global Services

"Het betrekken van de juiste mensen met de juiste kennis kan zelfs nog een stap eerder: bij het (pre)sales traject, dus nog voor de implementatie.Bij het betrekken van de juiste mensen met de juiste kennis bij het implementatie traject is inderdaad de volgende stap het after sales traject (beheer na implementatie). Een goede overdracht is uiteraard onontkoombaar. Al ben ik benieuwd naar het percentage projecten waar overdracht ook daadwerkelijk gebeurt. Zoals Laan al aangaf, ‘het over de schutting gooien' van een geïmplementeerd project gebeurt te gemakkelijk, wie let daar op? Een overdrachtsdocument dat moet worden ondertekend door de partijen kan daarbij helpen. Om after sales te betrekken bij de implementatie is goed, maar andersom is het natuurlijk ook mogelijk. Laat het pre-sales/implementatieteam een gedeelte van de after-sales doen voor de klanten waar ze het project voor hebben uitgevoerd/geïmplementeerd voor een vooraf vastgestelde periode en waarbij ze nauw samenwerken met de operationele beheerders. Plan review meetings om de uitvoering van het beheer te bespreken en om openstaande punten als actiepunten aan owners toe te kennen."

Kees Kranenburg
Portfolio & competence manager
Atos Origin

"Meedraaien in projecten gaat mij niet ver genoeg. Ik pleit voor een verregaande integratie van de ontwikkelafdeling en de beheerafdeling in één organisatie, zoals in het Software Development & Maintenance Center. De voordelen hiervan overstijgen de nadelen. Het geeft schaalgrootte resulterend in efficiency en verbeterde productiviteit en leidt tot een lager kostenniveau als gevolg van minder overhead en communicatie- en overdrachtskosten."

Gert-Jo van der Heijden
Ict-servicemanager
Yacht

"Natuurlijk zit er een kern van waarheid in de stelling van Laan, maar naar mijn idee zijn er tal van voorbeelden te noemen waarbij andere keuzes wellicht beter zijn. Bij de business issues moet je functioneel beheer betrekken, maar dit geldt niet voor (generiek) applicatie- en/of technisch beheer. Een ander voorbeeld: beheerders hebben dagelijkse activiteiten, zoals het uitvoeren van onderhoud en het oplossen van verstoringen. Wil je deze mensen vrijmaken voor projectactiviteiten, dan levert dat vaak planningsproblemen voor het project op, wat ten koste gaat van de kwaliteit van het resultaat. Van de uiteindelijke implementatiedatum wordt immers niet afgeweken, er wordt eerder wat tijd afgesnoept van testactiviteiten of functionaliteiten. Of wat te denken van oplossingen waarbij ik het beheer ga outsourcen en zo kan ik nog wel even doorgaan. Er zijn dus genoeg situaties te bedenken waarbij de waarde van het betrekken van beheerders geen effect heeft."

Paul Leenards
Senior business consultant
Getronics PinkRoccade

"Beheerders laten meedraaien in projecten klinkt sympathiek. Het is echter wel een operationele oplossing voor een complexer probleem. Allereerst moet je afvragen waarom in projecten zo slecht wordt nagedacht over het beheer van de diensten en producten die ze opleveren. Vaak ontbreekt aan de start van het project al een goed inzicht in wat de beheereisen zijn. Goede acceptatiecriteria vanuit het beheeroogpunt zouden in deze fase al aanwezig moeten zijn. In de genoemde muur zou een deur moeten zitten die opengaat als aan deze acceptatiecriteria zijn voldaan. Verder zou het goed zijn als er meer sprake is van roulatie tussen de verschillende rollen, zodat niet alleen beheerders plek nemen in projecten, maar ook ontwikkelaars beheerwerkzaamheden uit kunnen voeren. Tot slot kunnen beheerders een positieve bijdrage leveren aan projecten, maar dan zullen ze ook echt aan projecten toegewezen moeten worden. Nu komt het nog vaak voor dat beheerders op escalaties moeten reageren en toch weer de operatie worden ingezogen. Beheerders mogen alleen meedoen met projecten als ze op dat moment de aangewezen beheerder zijn."

Mark Smalley
Directielid
ASL BiSL Foundation

"Om een adequaat beheer zeker te stellen is meer nodig dan alleen meedraaien in een project. Naast het inbrengen en opdoen van kennis door behereders is het essentieel dat het project aan diverse acceptatiecriteria voldoet. Deze gaan over afspraken, project, product, implementatie, proces en organisatie. Echter, veel beheerders vinden het lastig om deze op te stellen, waardoor de projectmedewerkers niet goed weten waaraan zij moet voldoen."

Dick Costeris
Senior service management consultant
Ordina

"De stelling dat beheer het stiefkindje van projecten is, is een dooddoener. Al vele jaren is men zich er in ict-land van bewust dat het leven niet ophoudt bij de ‘muur' en is men van mening dat beheerders moeten participeren in projectactiviteiten en -besturing. Waar het echter wel aan schort zijn de daden. De woorden zijn mooi, maar hoeveel gelegenheid krijgen/nemen beheerders om effectief een bijdrage te leveren aan deze trajecten? Waar ligt hun mandaat? En weten ze zelf eigenlijk wel wat de criteria zijn die ze (moeten) hanteren als het gaat om ontwerp- en implementatiecriteria van nieuwe systemen? Alleen de meest gekwalificeerde beheerders komen voor deze rol in aanmerking, en deze blijken vaak nodig te zijn voor de dagelijkse beheerbeslommeringen. Kortom, een mooie spagaat."