Het verlangen naar die goede oude stalen dossierkast, waar alles voor het grijpen lag, blijft. Maar als het e-hrm-systeem eenmaal goed draait, wil niemand meer zonder. Met name een ‘groeiend systeem’ vergroot de slaagkans.
De voordelen van e-hrm zijn duidelijk: door de boel te automatiseren kun je hrm-processen sneller, goedkoper en efficiënter inrichten. De top, leidinggevenden en medewerkers krijgen meer inzicht in het personeelsbeleid. En nu de p&o-afdeling steeds meer van het bulkwerk aan de computer (al dan niet buitenshuis geplaatst) kan overlaten, blijft er eindelijk tijd over om de rol van strategisch partner op te pakken. Wie tegen zoveel voordelen in bij zijn papieren personeelsdossier blijft zweren of hiernaar terugverlangt, plaatst zichzelf buiten spel.
Of toch niet? De organisatie moet er wel klaar voor zijn. Zo koos de gemeente Breda ervoor de boel nog niet te digitaliseren toen maart vorig jaar de ondersteunende diensten van de zeven gemeentelijke diensten in één shared service center werden overgebracht. ‘Ik weet dat er pakketten zijn die dat goed ondersteunen’, vertelt hrm-adviseur Rob Maassen. ‘Maar voor ons is e-hrm nog een brug te ver. We hebben net de reorganisatie van de lijn goed afgerond en nog zoveel andere dingen te doen. Voordat je zoiets invoert, moet de organisatie wel stáán.’
Monkeyproof
Edwin Bronts, directeur van adviesbureau Workwide en voorzitter van de NVP-sectie HR Operation & Innovation (voorheen E-HRM), ziet veel organisaties die nog heel veel stappen te zetten hebben op het gebied van e-hrm en daar veel mee kunnen winnen. ‘De ict-mindedness is niet hoog. Aanschaffen van een systeem lukt nog wel, maar het invoeren is een tweede.’
Het helpt daarbij niet dat p&o’ers verzuipen in het enorme aanbod en dat softwareleveranciers er goed in zijn te tonen wat hun systeem allemaal kan. Terwijl dat niet per se datgene is wat de organisatie nodig heeft. ‘Hrm’ers worden nog te veel getrokken door de spiegeltjes en de kraaltjes’, denkt Bronts. ‘Als je drie, vier, vijf pakketten aanschaft en dat niet integreert, maak je het lijnmanagement helemaal gek.’
Bij Bronts zelf spat het enthousiasme voor e-hrm er vanaf. Zolang systemen eenvoudig zijn voor de gebruiker – ‘monkeyproof en met één look and feel’ – is hij heilig overtuigd van de voordelen. Liefst een vijfde deel van de circa vijfduizend NVP-leden heeft zich al bij de vernieuwende sectie aangesloten.
Terug naar Excel
Het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI) waagde onlangs de overstap naar e-hrm. Al zorgde de bak techniek die hrm over zich kreeg uitgestort er voor dat er een pas op de plaats is gemaakt. Het aanvankelijke plan om in één klap alle belangrijke hrm-proccessen te automatiseren en een systeem van selfservice op te zetten, werd bevroren. ‘Wij hebben gekozen voor kleine stapjes, in plaats van de big bang’, licht Annechien Snuif, projectleider van het e-hrm projectteam toe. ‘Al snel vroegen we ons af wat we over ons heen halen. We willen eerst eens kijken of het allemaal werkt.’
Binnenkort kunnen alle 4300 CWI-medewerkers zelf via intranet hun naw-gegevens in het systeem wijzigen. Eind dit jaar krijgen ze de mogelijkheid zelf via het declaratiepakket van Oracle de declaraties voor dienstreizen digitaal in te voeren. De hrm-afdeling is dan af van de gecodeerde invoer in de salarisadministratie. Daar zijn de collega’s blij mee, weet Snuif. Al is de houding nu nog afwachtend. ‘Noem het gezond wantrouwen, we willen het eerst zien.’
De organisatie is door schade en schande wijzer geworden. Zo draaide er voorheen al een applicatie voor het cafetariasysteem in arbeidsvoorwaarden. Snuif: ‘Dat deed niet wat we wilden, er waren verschillende systemen aan elkaar gekoppeld, wat het gecompliceerd maakte. We zijn dus voorlopig even teruggegaan naar een door de medewerker in te vullen Excel-formulier – dat nu overigens wel heel eenvoudig en degelijk is opgezet.’
Enthousiast
John Bouwman, hoofd HR Beheer & Services bij Wehkamp, kan juist niet wachten tot het cafetariasysteem online gaat. ‘Op papier is dit nu echt een crime. Je wilt niet weten hoeveel Exel-achtige formulieren met ‘als-dan-maar’-functies we moeten ontwikkelen waar niemand meer wijs uit kan. Als dat straks is geautomatiseerd, ziet de medewerker direct wat een keuze onderaan de streep voor zijn nettosalaris betekent. Dat is veel handiger en voorkomt veel vragen.’
Wehkamp schaftte onlangs een compleet pakket aan van DBS Talent & Software. Gekozen is ook hier voor een groeiend systeem. Bouwman: ‘Je moet niet te ingewikkeld beginnen en niet meteen alles openzetten wat het systeem kan.’
Wehkamp geeft de medewerkers binnenkort inzage in de eigen gegevens en laat ze mutaties als adreswijzigingen zelf doorvoeren in het elektronisch dossier. Medewerkers krijgen de keus of ze de loonstrook op papier willen blijven ontvangen, per e-mail of dat ze zelf in het systeem kijken.
Bouwman is enthousiast. ‘We zijn straks af van het alsmaar doorvoeren van mutaties die werknemers het beste zelf kunnen doen, en ook het inpakken en versturen van een enorme bulk loonstroken loopt hopelijk terug.’
De techniek vormt voor sommige p&o’ers een struikelblok. Het feit dat zelfs de Belastingdienst met de Wet walvis in enorme automatiseringsproblemen is beland, is daarbij weinig bemoedigend. Voor Bouwman vormt de techniek geen onneembare hindernis. ‘Je moet er even induiken, maar het valt me niet tegen. Je moet als hrm-afdeling vooral heel goed nadenken over wat je op het systeem zet en wat de gevolgen zijn.’
E-development
E-hrm beperkt zich al lang niet meer tot het digitaliseren van het administratieve bulkwerk. Opleiden, ontwikkelen, beoordelen; het aanbod aan e-tools aan de o-kant van het vak is enorm. Zo komen er steeds meer e-development tools op de markt. 360°-beoordeling kun je bijvoorbeeld web-enabled krijgen. Het CWI werkt met een e-Scan, een instrument waarmee medewerkers, coaches en leidinggevenden een snelle functioneringsscan kunnen maken aan de hand van competenties.
Snuif: ‘De e-Scan doe je altijd samen met een ander, bijvoorbeeld met een collega. Maar de meerwaarde zit in het gezamenlijk gebruik door medewerker en coach of leidinggevende in bijvoorbeeld coachingtrajecten of het maken van een sterkte-zwakteanalyse.’
Bij Wehkamp ligt hier een grens. Bouwman: ‘De loopbaanbegeleiding van de acht à negenhonderd medewerkers van Wehkamp is prima te overzien. Dan kun je beter normaal sparren.’ Ook het beoordelingssysteem blijft grotendeels uit het digitale pakket. De diversheid van de functies binnen het postorderbedrijf en de veelheid aan daarbij behorende beoordelingscriteria maakt digitaliseren lastig, denkt Bouwman. ‘Beoordelen blijven we voorlopig op papier doen, alleen de uitslag komt wél in het elektronische dossier.’
Competenties
De Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg koos er onlangs wel voor de nieuwe beoordelingssystematiek te digitaliseren. Van het nieuwe Ontwikkeling & Ontplooiing systeem (O&O online) wordt intensief en enthousiast gebruik gemaakt, vertelt Antoïnette van Laar, projectleider O&O online. Alle ruim tweehonderd functies zijn ingedeeld in functiegroepen met bijbehorende resultaatgebieden en competenties. O&O online is gelinkt aan het personeels- en informatiesysteem.
Medewerkers kunnen vanaf iedere computer met internetverbinding het eigen personeelsdossier inzien, en leidinggevenden kunnen hun eigen medewerkers volgen. Het competentiemanagement is in sterke mate geautomatiseerd. De hele voorbereiding op het ontwikkelingsgesprek verloopt digitaal. Leidinggevenden geven op een vierpuntsschaal een score aan per competentie en geven aan op welk punt ontwikkeling noodzakelijk is. De medewerker kan dit vooraf (op het werk of thuis) inzien en ook zelf een reactie invullen. Van Laar, die zelf al met deze online tool een ontwikkelingsgesprek met haar leidinggevende voorbereidde: ‘Tijdens het gesprek kom je zo snel tot de kern. Je hebt er allebei al goed over nagedacht en komt snel tot concrete afspraken.’
Onpersoonlijker is het door het nieuwe systeem niet geworden. Van Laar: ‘In theorie zou je via dit systeem het hele ontwikkelingsgesprek online kunnen houden. Maar wij hebben expliciet in ons beleid staan dat er altijd een face to face-gesprek plaatsvindt. Hier gebeurt het uiteindelijk.’
Vacatures
Het systeem geeft leidinggevende en medewerkers automatisch een reminder als het weer tijd is voor een gesprek. Door rapportages ontstaat zicht op de voortgang. Ook is het door een koppeling aan de werving mogelijk om bij een nieuwe vacature in het eigen bestand te zoeken of er medewerkers zijn die dit als geambieerde functie hebben ingevoerd. Ideaal, vindt Van Laar.
Enthousiasme alom, dus. Komt er een tijd dat we hardop durven terugverlangen naar de tijd voor e-hrm? Snuif kan zich dat binnen het CWI niet voorstellen. ‘Als alle kinderziektes en opstartproblemen achter de rug zijn, weet ik zeker dat uiteindelijk iedereen hartstikke blij is.’ Ook NVP’er Bronts is daarvan overtuigd. ‘Dit is een niet te stoppen ontwikkeling. Die stalen archiefkasten verdwijnen echt en die wil straks niemand meer terug.’ Lachend: ‘De p&o’er die daar nog hardop naar terug durft te verlangen, is tegen die tijd via de online 360°-tool allang buitenspel gezet.’
Annemarie Geleijnse, IntermediairPW
