E-hrm moet Den Haag helpen zijn reputatie als een van de beste werkgevers vast te houden. Nu het hr-dienstencentrum draait en medewerkers en managers straks zoveel mogelijk p-zaken zelf gaan regelen, kunnen de p&o-afdelingen zich op de strategie richten.
'De eisen die inwoners, bedrijven en expats aan ons stellen worden steeds hoger, de arbeidsmarkt krap. We hebben dus goed personeel nodig om daaraan te voldoen.' Petra Delsing, directeur POI (Personeel, Organisatie en Informatie), vertelt hoe anderhalf jaar geleden de dertien hoofden p&o van de verschillende Haagse gemeentediensten gezamenlijk een toekomstbeeld voor de gemeente neerzetten. ‘Er kwam glashelder uit naar voren dat we veel tijd moeten vrijmaken voor strategisch personeelsmanagement. We waren het erover eens dat we met het bouwen van een afdeling HR Services voor de salaris- en personeelsadministratie (PSA) en rechtspositie en door het meer en beter gebruik maken van ict meer tijd krijgen om op deze ontwikkelingen in te spelen.'
In een razend tempo scande de gemeente de kleine achtduizend personeelsdossiers van alle medewerkers in, zocht een nieuw softwarepakket uit dat meer mogelijkheden voor selfservice bood (Oracle HR), en bouwde een nieuwe afdeling shared service. 1 januari 2008 was de officiële aftrap.
IJspaleis
Voor Ling-Po Shih, projectleider van Pegasus – het project dat de vervanging van het personeelsinformatiesysteem omvat, was oudejaarsnacht dan ook een ware mijlpaal. ‘Echt heel spannend', glundert Ling-Po Shih vanaf wat hij het mooiste plekje van het stadhuis noemt: de koffiehoek halverwege het spierwitte transparante gebouw, dat in de volksmond wel het ijspaleis wordt genoemd. Van hieruit is het prachtig blikken over het enorme atrium en naar alle bedrijvigheid in de glazen kantoren daarboven.
Zelf zo'n acht jaar geleden overgestapt van Oracle naar Den Haag, kent de software voor Shih weinig problemen. Zijn grootste angst was dat de medewerkers PSA werden overvraagd. ‘Er werd aan drie kanten aan ze getrokken: door hun dagelijkse werk, door het Pegasus-project en door de samenvoeging tot de afdeling HR Services. En dat terwijl de afdelingen onderbezet waren.' Hij hield het moreel hoog door alle successen steeds met veel taart te vieren. En het ging uiteindelijk helemaal goed. Pegasus werd binnen de planning en binnen het budget afgerond. Shih: ‘Ik heb grote waardering voor de medewerkers PSA en voor het projectteam. We zijn erin geslaagd het vertrouwen van de hoofden p&o te wekken, ondanks de vele risico's die een innovatief project als dit met zich meebrengt.'
Den Haag kent nu één systeem waarin alle personeelsinformatie geordend is. Deze kernregistratie fungeert als bron; alle informatie ligt hierin opgeslagen en kan veelvuldig worden gebruikt in andere systemen.
Selfservice
Ondergebracht op een aparte locatie telt de nieuwe afdeling HR Services zeventig medewerkers, afkomstig uit de dertien diensten. Shih en Delsing wijzen erop dat de mogelijkheden om deze groep mensen te professionaliseren groter is geworden doordat ze binnen een groot team bij elkaar zitten. ‘Je kunt je specialiseren, je vak uitbouwen', vindt Delsing. ‘Een verrijking van het werk', noemt Shih het. Hij vertelt dat de medewerkers gaan rouleren over de verschillende taakgebieden, zodat het werk boeiend blijft en de kwetsbaarheid afneemt. Mensen kunnen gemakkelijk elkaars taak overnemen.
Nu de dertien afdelingen p&o door het interne uitbesteden van het bulkwerk kleiner zijn geworden, kunnen de hoofden p&o zich concentreren op strategisch personeelsmanagement. Al is het maar omdat ze minder tijd kwijt zijn met het managen van de eigen afdeling. Meer quality time voor hrm dus. En dat wordt alleen nog maar meer wanneer later dit jaar de ingebouwde functionaliteiten voor management- en employee selfservice gaan draaien. Shih: ‘Via een eenvoudige interface gaan we deze functionaliteiten beschikbaar stellen aan de medewerkers van de gemeente. Het is een prachtig systeem om handelingen die "hoogfrequent en eenvoudig" zijn door medewerkers of managers zelf te laten uitvoeren. Denk aan verlof, verzuim en reiskostendeclaraties. Maar ook het cafetariamodel kan op den duur via selfservice digitaal worden toegepast.'
Ook het personeelportaal dat nu via intranet veel informatie geeft, wordt vernieuwd. Iedere Haagse gemeenteambtenaar krijgt een geïndividualiseerde intranetpagina met daarop alle voor hem of haar relevante informatie.
In een pilot gaat 1 juli de eerste dienst proefdraaien met selfservice, eind van het jaar moet het systeem over de hele organisatie zijn uitgerold.
Pinguïn
Het is een hele prestatie dat binnen de planning én het budget zowel de shared service-afdeling is gebouwd als het nieuwe personeelsinformatiesysteem draait. En dat tegelijkertijd! Dat is niet helemaal vanzelfsprekend. De gemeente Breda bijvoorbeeld koos er vorig jaar voor de verdere digitalisering van hrm op te schorten. Besloten werd daar te wachten tot de ondersteunende diensten van de zeven gemeentelijke diensten in één shared service center waren overgebracht.
Voor Den Haag was dat echter geen optie. Terwijl ze haar handen als pinguïnpootjes over de tafel laat waggelen, noemt Delsing de voordelen van een gelijktijdige aanpak. ‘Als ict en de hr-vakmensen hand in hand samen optrekken, kunnen beide partijen hun slimmigheid inbrengen. Zodra plannen consequenties hebben voor managers, gaan ze daar naartoe om af te stemmen of dit is wat zij willen. Als een pinguïn lopen we zo stapje voor stapje naar voren. Dat klinkt heel langzaam, maar niets is zo snel als de dingen in één keer goed doen.'
Het helpt bij zo'n ingrijpende operatie ook dat de samenwerking binnen de p&o-sector van de gemeente Den Haag goed is. Naar eigen zeggen stapte Delsing wat dat betreft anderhalf jaar geleden bij haar komst naar Den Haag in een gespreid bedje. Ook het feit dat wethouder Frits Huffnagel volstrekt helder is over het belang van ict, heeft volgens haar bijgedragen aan de snelle successen (zie kader).
Verzet
Veel weerstand kwam Delsing nog niet tegen, en die verwacht ze ook niet bij de invoering van selfservice. ‘De meeste managers zijn hier behoorlijk ict-minded. Zij zijn immers degenen die ervoor gezorgd hebben dat je in Den Haag zo goed als honderd procent van de diensten en producten via internet kunt regelen.' Ook op de werkvloer verwacht ze geen verzet. ‘Als medewerkers en managers zelf hun zaken kunnen regelen levert ze dat misschien wat meer werk op, maar het is ook empowerment.'
Angst dat de computer p&o-werk verdringt, is er volgens haar niet. ‘Nee, want we hebben met zijn dertienen vastgesteld dat onze toegevoegde waarde niet in verlofkaarten ligt, maar in het strategisch adviseur zijn.' Delsing twijfelt er niet aan dat zij die rol ook aankunnen: ‘Het zijn allemaal vakmensen.' Bovendien: ‘Als hoofden p&o al niet veranderingsgezind zijn, wie dan wel? Zij zijn ervoor om veranderingen in organisaties te begeleiden.'
Delsing verheugt zich er nu al op dat zij, de adviseurs en de hoofden p&o straks volop tijd hebben om te doen wat het vak écht interessant maakt. Delsing: ‘Onze meerwaarde zit ‘m in de moeilijke dingen. Er zijn voor de mensen die echt onze zorg nodig hebben. Het vinden van schaars talent op financieel, bouwkundig of it-vlak. Voldoende stagiaires binnenhalen, zorgen voor goede trainees. Medewerkers trainen. Zorgen dat we een afspiegeling worden van de samenleving.' Vol overtuiging: ‘Wij kunnen volop strategisch mee gaan denken, het management adviseren en vooral gaan zorgen dat we de beste, leukste, spannendste werkgever zijn en blijven!'
Allemaal digitaal
In Den Haag heeft de voor hrm verantwoordelijke wethouder ook ict in zijn portefeuille. Frits Huffnagel is dan ook als geen ander overtuigd van het belang van e-hrm. ‘Je kunt je hele leven tegenwoordig via internet regelen', stelt de wethouder citymarketing, internationale zaken, ict en organisatie. Dan kun je als gemeente niet achterblijven, vindt hij.
De enorme rust in het atrium waar de balies van het stadhuis zich bevinden, lijkt ervan te getuigen dat de gemeente daar aardig in slaagt. Niet voor niets sleepte Den Haag in 2006 de titel ‘meest klantgerichte gemeente van Nederland' binnen. Een uittreksel uit het bevolkingsregister of een vergunning voor een straatfeest, je kunt het als inwoner allemaal digitaal regelen. Zelfs een huwelijk. Huffnagel: ‘Je kunt via internet regelen wanneer, hoe laat, door wie, waar. Het enige dat we niet voor je regelen, is met wie.'
Die hoge mate van digitalisering maakt het werken voor de gemeente volgens Huffnagel extra leuk. ‘Het zorgt voor een hoge klanttevredenheid, en van tevreden klanten worden medewerkers blij. Ze zijn minder tijd kwijt aan simpele vragen en kunnen volop energie stoppen in de echt uitdagende complexe kwesties.' Den Haag werd in 2006 dan ook door weekblad Intermediair uitgeroepen tot beste werkgever in gemeenteland, in 2007 volgde een tweede plaats.
Dat ook hrm zelf nu sterk gedigitaliseerd wordt, vindt Huffnagel een logisch vervolg. Op ieder stafoverleg staat e-hrm op de agenda. Huffnagel: ‘Als gemeente wil ik tevreden bewoners en ondernemers, en als werkgever tevreden werknemers. Ict helpt daarbij.'
Annemarie Geleijnse, IntermediairPW
