Wordt P-Direkt weer zo’n ict-debacle waarop de overheid patent lijkt te hebben? Het jaar uitstel voor dit shared services center van het Rijk voorspelt weinig goeds. Maar de betrokkenen houden de moed erin. ‘Dit concept stáát.’
Special e-HRM
Een kort en weinig informatief briefje was het dat (toen nog) minister van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties (BVK) Thom de Graaf op 8 december naar de Tweede Kamer stuurde. ‘Ik heb vastgesteld dat de beoogde startdatum van 1 januari 2006 van P-Direkt niet verantwoord is’, zo opende hij. Over de oorzaak liet hij alleen los dat er ‘spanning bestaat tussen doorlooptijd en kwaliteit van het dienstverleningsconcept’. Resultaat: een jaar vertraging. De salarisverwerking loopt geen gevaar, eindigde hij in een poging tot geruststelling.
Een voortgangsrapportage die de minister voor januari in het vooruitzicht stelde, kwam er niet. Zoals bekend verdween De Graaf, om andere redenen, van het politieke toneel. En toen kwamen de speculaties. ‘Ministeries willen alternatief P-Direkt’, kopte de Automatisering Gids op 18 maart. De invoering van het shared services center bij het Rijk zou stilliggen, de ministeries zouden hun vertrouwen in het project kwijt zijn en zich al oriënteren op alternatieven.
Loopt P-Direkt uit de rails? Tijd voor een goed gesprek met de betrokkenen. ‘We zijn nog steeds heel ambitieus onderweg’, is de eerste reactie van Sandor Gaastra, als directeur Personeel, Organisatie en Informatie Rijk de eerst verantwoordelijke ambtenaar op BZK.
‘Het was alleen iets te optimistisch gedacht dat we al in het vierde kwartaal van 2004 een logisch ontwerp zouden hebben. Achteraf is dat niet zo verbazingwekkend. Dit is gewoon een heel lastige opgave. We hebben ons vooral verkeken op de heel gevarieerde situaties die je bij de afzonderlijke ministeries aantreft. Ik heb het dan over de techniek. Er is geen twijfel over het concept. Dat stáát. Niemand betwijfelt dat we op de goede weg zitten.’
Brugwachters
De directe aanleiding om de startdatum een jaar te verleggen, was de zorg dat de ministeries P-Direkt te kort na elkaar zouden invoeren. Voor de invoering was van meet af aan een jaar uitgetrokken, zodat de ministeries geleidelijk konden aanhaken. ‘We vreesden dat er door de vertraging in ontwerp en bouw een gigantische stapeling van implementatiemomenten zou ontstaan’, licht Gaastra toe.
Marcel Rijn, programmamanager van P-Direkt, vult aan: ‘De tijd aan de achterkant van het traject werd te kort voor de ministeries.’ Om er meteen aan toe te voegen: ‘De planning die er nu ligt, is wél reëel.’
Het was niet verrassend dat op 1 september 2004 uit de aanbesteding voor de bouw de combinatie van IBM (als hoofdaannemer) en LogicaCMG als winnaar tevoorschijn kwam – ze waren de enige inschrijver. Andere partijen haakten op voorhand af omdat ze het project te ingewikkeld en te riskant vonden binnen de gestelde randvoorwaarden. Dat het winnende consortium vrijwel meteen een jaar extra bouwtijd in de schoot geworpen kreeg, lijkt kwaad bloed te hebben gezet bij de concurrentie. Het zou de huidige geruchtenvorming weleens kunnen verklaren.
IBM en LogicaCMG zijn momenteel druk bezig met het neerzetten van ‘de hotelapplicaties’, zoals Gaastra het noemt: de basisprogrammatuur en de benodigde apparatuur. De kwartiermakerorganisatie P-Direkt bepaalt de inrichting en de technische eisen waaraan de ministeries oftewel ‘de gasten’ moeten voldoen. Dan gaat het er bijvoorbeeld om welke browser wordt gebruikt.
Een andere voorwaarde voor P-Direkt is dat elke medewerker toegang heeft tot het intranet van het Rijk, om online de eigen dossiers en regelingen te kunnen raadplegen (employee self-service). Flink wat cipiers en brugwachters hebben die toegang nog niet. Gemeenschappelijke informatiezuilen, bijvoorbeeld in personeelsruimten, moeten dat verhelpen.
Domper
Op 1 augustus dit jaar moet het fundament van de hotelapplicaties klaar zijn, 1 juli 2006 eindigt de bouwfase. Gaandeweg worden de ambtenaren, de leidinggevenden voorop, vertrouwd gemaakt met het nieuwe concept. Ze moeten bijvoorbeeld leren hoe ze de verlof- en verzuimregistratie digitaal bijhouden. ‘Daar nu al aan beginnen heeft geen zin’, zegt Gaastra. ‘Het is als met een nieuwe versie van Word: je kunt er pas mee oefenen als ie er is.’
Een enorme klus voor de ministeries is het digitaliseren van alle personeelsdossiers, 140.000 in totaal. Volgens Rijn is iedereen daar ‘volle bak mee aan de gang’ en doen zich daarbij tot nu toe geen onvoorziene problemen voor. Sommige ministeries hadden hier al een computerprogramma voor, voor andere (zoals LNV, Vrom en OC&W) is er een samengesteld, Documentum geheten.
Heeft de vertraging de motivatie niet aangetast? ‘Bij zo’n uitstel zit niemand je natuurlijk vrolijk aan te kijken’, beaamt Gaastra. ‘Dat is even een domper. Maar die komen we nu te boven. Het draagvlak groeit weer.’
De twijfels over het draagvlak berusten deels op een misverstand, stelt hij. ‘Dat ministeries een alternatief zoeken voor P-Direkt, zoals de Automatisering Gids stelt, is niet waar. Er speelt wel iets anders. In zulke trajecten moet je verzekeringen inbouwen. Hoe moet het met de salarisverwerking als je de startdatum niet haalt? Daar hadden we alternatieven voor achter de hand, en die moeten nu geactiveerd worden. Want de ambtenaren moeten na 1 januari 2006 wel gewoon hun geld krijgen.’
De alternatieven hangen samen met de systemen die nu in gebruik zijn. De vier ministeries die met SAP werken, laten hun salarissen via het onder Financiën ressorterende Facilitair Salariscentrum lopen. De overige acht ministeries vallen terug op het bestaande IPA van PinkRoccade. ‘We zijn nog bij PinkRoccade nagegaan of er een goedkoper alternatief was, maar hebben uiteindelijk besloten bij IPA te blijven’, aldus Gaastra.
Theoretisch is er nog een derde alternatief: aanhaken bij Defensie, dat als enige ministerie op eigen houtje shared services invoert. Het kabinet heeft die uitzonderingspositie van Defensie vanaf het begin gedoogd in verband met het eigen karakter van de krijgsmacht, en om P-Direkt niet nóg complexer te maken.
‘Het is volstrekt niet aan de orde dat we de salarisverwerking of andere zaken bij Defensie gaan doen’, zegt Gaastra. ‘Zij zijn eerder begonnen, werken anders, en hebben andere doelstellingen. Zo integreren ze hun hele bedrijfsvoering, inclusief financiën, in shared services. Ik kan er weleens jaloers naar kijken hoe top-down ze hun operatie leiden. Maar dat is ook een stuk gemakkelijker als je in je eentje bent.’
Complex
Dat de SAP-departementen zich dreigen af te scheiden van P-Direkt, zoals in de wandelgangen wordt gefluisterd, is al evenmin juist, zeggen Gaastra en Rijn. Wel erkennen ze dat de hr-tools die bij deze departementen al onder SAP draaien en niet tot de dienstverlening van P-Direkt gaan behoren, in die vorm blijven bestaan. Maar volgens de twee was dat al eerder besloten, dus bewijst het niet dat P-Direkt wordt uitgekleed, zoals de anonieme critici beweren.
Gaastra: ‘In feite wordt een stukje van SAP straks in P-Direkt gebracht. Datzelfde geldt voor het Facilitair Salariscentrum, al moet dat wel nog werkend worden gemaakt voor de departementen die niet met SAP werken.’
Rijn: ‘Het is allemaal deels een kwestie van conversie en deels van specifieke wet- en regelgeving invoeren. Dat is complex, dus we doen het in stappen, maar op zich verwacht ik daar geen bijzondere problemen bij. Juist IPA vervangen was niet eenvoudig. Wat dat betreft ben ik blij dat sommige departementen al met SAP werken.’
Een andere kritiek die valt te beluisteren, is dat het eerste ontwerp waarmee IBM en LogicaCMG kwamen aanzetten nogal rammelde. Daar zegt Gaastra zich wel in te kunnen vinden. ‘Ik was er ook kritisch over. Je moet het idee hebben dat een ontwerp een logisch plaatje is. Dat had ik niet.’
Rijn: ‘De samenhang tussen de employee selfservice en het contactcenter klopte niet. Het was niet duidelijk wie waar in het proces wat deed en hoe dat op elkaar aansloot. Daar moest nog een slag in worden gemaakt. Je moet hier tien jaar plezier van hebben, dan is het niet de bedoeling dat je met twijfels van start gaat’.
Gaastra: ‘De bouwers waren het met onze kritiek eens. De beslissing om de invoering een jaar uit te stellen is dan ook gezamenlijk genomen. Ook zij vonden dat er meer tijd nodig was voor zowel een goed ontwerpproces als een beter ontwerp.’ En dan moeten de p&o’ers die achterblijven op de ministeries nog anders gaan werken. Hoe staat het daarmee?
Gaastra: ‘Je ziet duidelijke verschillen in tempo. EZ staat bijvoorbeeld al helemaal klaar om de overstap te maken. Maar zij hebben Emplaza (een hr-portal, MB), dat geeft een voorsprong. Wie er achterlopen? Dat zal de komende maanden duidelijk worden. Al is het niet altijd een eerlijke vergelijking. Justitie heeft het met 35.000 man, verspreid over tientallen plaatsen in het land, natuurlijk veel moeilijker dan het kleine, geconcentreerde Algemene Zaken.’
De medezeggenschap over de veranderingen is afgerond. Maar dat wil nog niet zeggen dat de weerstand verdwenen is, erkent Gaastra. ‘Er zijn er in de p-kolom die hier absoluut niet blij mee zijn, en dat zal tot het einde toe zo blijven.’
Nog dit jaar start de belangstellingsregistratie. De huidige p&o’ers kunnen dan aangeven of zij mee willen naar P-Direkt, dat vestigingen krijgt in Den Haag en Amersfoort. ‘Dat laatste kon weleens een belangrijke factor zijn’, vermoedt Gaastra. ‘Als je administratief werk doet in een gevangenis in Zeeland, zul je niet snel geneigd zijn naar Amersfoort te gaan.’ In totaal verdwijnen door P-Direkt zo’n 1000 administratieve functies bij het Rijk.
Lastiger kunstje
De stelling dat p&o, gewend om veranderingen bij anderen door te voeren, zelf niet erg veranderingsgezind is, ontlokt een glimlach van herkenning aan Gaastra. ‘Ja, zoals een schoenmaker ook niet op de beste schoenen loopt. Aan de andere kant: p&o is wel de eerste kolom die dit doet bij het Rijk. Dat geeft je het recht om het moeilijk te vinden én om trots te zijn.’
Al met al vindt Gaastra veel externe kritiek op de operatie gemakzuchtig. Zuchtend: ‘Het zijn altijd weer onze automatiseringsprojecten die onder vuur liggen. Maar automatiseringsprojecten zijn altijd ingewikkeld. Ook bij Shell, Unilever en ING lopen ze vertraging op. Kennelijk is de overheid een gemakkelijk slachtoffer. De critici vergeten dat onze processen uniek zijn. Niemand anders int belastingen, verstrekt uitkeringen en huursubsidies, en beheert een netwerk voor crisiscommunicatie. Wij verrichten gewoon een veel lastiger kunstje dan de markt.’
Optimisme over Het HR-ontwikkel- en expertisecentrum
Nog dit jaar start bij het Rijk ook het HR-ontwikkel- en expertisecentrum (oc/ec), waarin niet-administratieve hr-taken worden gebundeld. Onlangs zijn de gebieden vastgesteld waarmee het oc/ec zich gaat bezighouden.
Dat zijn functie en formatie, organisatieadvies, loopbaan en mobiliteit, arbo, bedrijfsmaatschappelijk werk, arbeidsrecht, opleidingen, ontwikkeling, arbeidsmarktcommunicatie en Flexchange, een bij Vrom ontwikkeld instrument voor het structureren van de inkoop van flexwerk. Het zijn de gebieden die de ministeries zelf het liefst wilden bundelen.
Dorinda Hovestadt, adviseur van de opdrachtgever, verwacht dat er na de zomer bedrijfsplannen zijn voor arbeidsmarktcommunicatie, organisatieadvies, en functie en formatie. ‘Als de ministeries daar ja tegen zeggen, kunnen ze in productie gaan. Dan start het centrum dus.’
Anders dan bij P-Direkt, is bij het oc/ec geen sprake van gedwongen winkelnering. Dat was niet nodig, omdat dit project niet zo’n grote ict-component heeft. ‘Het is wel onze bedoeling dat alle twaalf ministeries op den duur meedoen’, stelt Hovestadt. ‘We hopen op een zwaan-kleef-aaneffect. We hebben nog niet bedacht wat er gebeurt als een ministerie niet meedoet. Je moet het natuurlijk wel kunnen uitleggen. Ik denk dat we dan nog eens goed gaan praten.’
Voor elk gebied is een taakmanager aangesteld, die zich op de inhoud richt. Deze spoort de op de ministeries aanwezige expertise op. Per gebied fungeert bovendien één ministerie als sponsor. De sponsor moet het invoeringsproces helpen bevorderen. Einddoel is vooral om de kwaliteit van de hr-advisering te vergroten, aldus Hovestadt. ‘Maar als het goed is, hoeven er straks ook minder externe deskundigen te worden ingehuurd, dus bezuinigen we er ook mee.’
Menno Bosma, IntermediairPW
