Het personeel heeft er nauwelijks iets van gemerkt, maar achter de schermen was het een race tegen de klok om het nieuwe salarissysteem in te voeren. ‘Er hebben mensen slecht van geslapen.’
Eventjes was het nog héél spannend. ‘Tot op het allerlaatste moment wisten we niet zeker of we het wel gingen doen’, aldus hoofd p&o Jan-Jaap Ensing. ‘De beslissing hebben we uitgesteld tot 23 januari, echt de uiterste deadline. Maar als we toen besloten hadden het tóch niet te doen, dan zou het hele project wéér een jaar worden uitgesteld.’ En daar hadden ze geen zin in, de p&o’ers van het Amphia-ziekenhuis. En dus ging eind januari toch het nieuwe salarissysteem de lucht in.
Stevig gebakje
‘Door alle nieuwe wetten, en doordat de leverancier op het laatste moment nog met een nieuwe release van het programma kwam, is het wel een race tegen de klok gebleken’, vult projectleider Niels van Hoof aan. ‘Het is no go geweest, tot we er écht van overtuigd waren dat het go kon worden. Daarom hebben we in januari ook een extra stap gezet door een maand langer dan gepland ook het oude systeem in de lucht te houden.’ Van Hoof lacht. ‘Ik denk dat er wel mensen geweest zijn die slecht geslapen hebben. Maar ik ben blij dat het uiteindelijk toch een go is geworden.’ En dus vlogen de kurken op de afdeling in het rond? ‘Nou, we hebben er wel een stevig gebakje op gegeten’, vertelt de projectleider. Het mooiste moment voor hem? ‘Toen ik naast de telefoon stond, op het moment dat de salarisstroken net verstuurd waren. En die telefoon, die ging maar niet.’
Maar wat is het bikkelen geweest, beklemtoont Carolien Maliepaard, manager p&o-services. ‘We hebben eigenlijk een tijd lang het gevoel gehad dat we een testomgeving waren voor de leverancier. Dat wekte natuurlijk weleens wat irritatie op.’ Voor de medewerkers verliep de hele operatie evenwel ‘naadloos’, kan ze nu tevreden stellen. ‘We hebben iedereen persoonlijk benaderd en belangrijke vragen op intranet gezet. Maar ondanks de gelijktijdige invoer van het nieuwe zorgstelsel en de levensloopregeling hebben we betrekkelijk weinig vragen gehad. Dus de communicatie heeft wél gewerkt.’
Het aantal hits op de intranetsite steeg in januari wel met 30 procent. ‘Maar dat vinden we juist positief. Het sluit aan bij ons uitgangspunt van click-call-face: we willen dat mensen eerst clicken voordat ze gaan bellen.’
Uitstel
Aanvankelijk hadden ze gedacht de conversie in februari, maart te kunnen afsluiten, om daarna met de volgende fase van de digitalisering van de hele hrm-organisatie te beginnen. Maar die fase is nu even uitgesteld. ‘De plannen voor een verdere uitrol zijn er nog steeds, maar het is wel een les dat je niet alles in één keer moet willen. Dat kun je bijna niet vergen van je mensen.’
Dat betekent dus ook dat er nog even geen werving- en selectiemodule komt. Jammer, want er is net wel een nieuwe arbeidsmarktcampagne gestart, waarin de nadruk op de website ligt. Exit grote advertenties met complete functiebeschrijvingen. Het ziekenhuis laat voortaan alleen knalrode kaartjes zien, met daarop de tekst: ‘Word jij ons nieuwe visitekaartje?’. Vervolgens staat op de site de volledige vacature te lezen. Ook heeft iedere medewerker een stapel kaartjes gekregen om uit te delen aan vrienden en bekenden. ‘Als we daarmee één iemand werven, zonder dat we hoeven te adverteren in de Volkskrant, hebben we de kosten er alweer uit’, aldus Ensing. Maar voor een koppeling aan het nieuwe e-hrm-systeem was het dus nog te vroeg. De echte efficiëntie van dat nieuwe systeem moet dan ook nog komen, vervolgt Van Hoof. ‘We zitten nu eerst nog te kijken welke informatie we er eigenlijk allemaal uit kunnen halen.’
Regie
Wens voor de toekomst is ook het roostersysteem erop te laten aansluiten. Hoewel dat logisch lijkt, is het wel een ‘majeure operatie’, aldus Maliepaard. ‘Dat gaat echt de hele organisatie aan. Overal moet je dan nieuwe uniforme systemen en dienstcodes invoeren. Dan ga je echt werk verschuiven van p&o naar de lijn.’
Belangrijkste les voor Van Hoof is ‘toch wel communicatie’. En menskracht, vult Maliepaard aan. ‘Denk niet dat je zo’n project er wel even bij kunt doen. Zorg dat je voldoende gekwalificeerde mensen hebt. En huur niet alles in: probeer de regie in eigen hand te houden. Anders gaat de leverancier aan de leiding.’
In deel 1 voorspelde Ensing dat het project zou slagen binnen begroting en binnen de termijn. ‘Dat legde natuurlijk wel wat druk op de hele organisatie’, besluit Maliepaard. ‘Maar als je dan ziet dat dat ook gelukt is, heb je wel een gevoel van: wow.’ <
Dit is deel 3 in een serie over de digitalisering van alle p&o-taken in het Amphia Ziekenhuis, dat ontstond uit een fusie van 4 instellingen in de regio Breda. Eerdere delen verschenen in IntermediairPW 14/2005 en 20/2005.
Peter Boerman, IntermediairPW
