Pto verkeek zich op de eigen inzet en die van de leverancier. Maar het gaat toch lukken: alle 5000 medewerkers van het Bredase Amphia-ziekenhuis krijgen in januari een nieuwe salarisstrook.
Het klonk wat overmoedig, toen het hoofd p&o van het Bredase Amphia-ziekenhuis in augustus in IntermediairPW voorspelde dat ‘zijn’ project het eerste e-hrm-project zou worden dat binnen de begroting ging blijven. Maar bijna een half jaar later lijken zijn woorden toch bewaarheid te worden. ‘Het is knetterhard werken’, aldus Niels van Hoof. ‘Maar we gaan het halen. Binnen de tijd en binnen budget. Daar geloven we nog steeds heilig in.’
Grande finale
Van Hoof is manager van het project dat bijna alle hr-processen van het ziekenhuis moet digitaliseren. Vanaf 1 januari moeten in ieder geval alle salarissen met het nieuwe systeem betaald worden. Daarna moeten langzaamaan andere functionaliteiten worden toegevoegd, zoals trainingsbeleid en werving en selectie. Ondanks de grootte van de operatie is Van Hoof toch niet zenuwachtig. ‘Alle zeilen moeten bij, maar we liggen op koers.’ Vanaf volgende maand moeten de nieuwe salarisstroken uit het systeem rollen. Daarvoor wordt vanaf oktober al drie keer ‘schaduw’ gedraaid. Zo kregen de eigen p&o-afdeling en salarisadministratie deze maanden al een nieuw salarisbriefje. In januari, als ook de wetgeving ingrijpend verandert, gaan ze ‘voor het echie’. ‘Je kunt nog zo goed trainen en je nog zo goed voorbereiden, in de praktijk zul je toch altijd weer nieuwe dingen ontdekken’, aldus Van Hoof.
De eerste run doet hij nog af als ‘een groot fiasco’. In veel gevallen werd de ‘datum in dienst’ geweigerd, waardoor eigenlijk de rest van de salarisverwerking ook in het honderd liep. Maar de leverancier herstelde het manco binnen een dag. ‘De tweede run liep al een stuk beter.’ En nu, eind deze maand, bij de decembersalarissen, komt de ‘grande finale’, aldus Van Hoof. ‘Dat wordt nog een beetje spannend. Dan pas beslissen we echt of we doorgaan of niet.’
Pensioenoverzicht
Wat het project extra moeilijk maakt, is dat er zich op de p&o-afdeling vrijwel tegelijkertijd een flinke reorganisatie afspeelde. ‘Die hebben we bewust buiten het project gehouden’, vertelt Maliepaard. ‘Maar het blijft lastig. Je moet toch iets extra’s uitleggen. En ik heb geen glazen bol. Maar op het moment dat we steeds slimmer van ict gaan gebruikmaken, sluit ik niet uit dat we het weer eens anders organiseren.’
Het gaat nu in eerste instantie echt alleen om de salarisstrook van januari, benadrukt Van Hoof nog eens. Die moet goed zijn. ‘Maar stiekem zie je al wel dat er wat vragen uit het ziekenhuis komen, bijvoorbeeld over e-learning.’ Maliepaard: ‘Vorige week heb ik met PGGM om tafel gezeten, onze pensioenverzekeraar. Die komen met een eigen pensioenplanner. In februari steken we weer de koppen bij elkaar. Dat zou wel mooi zijn: onder je salarisstrook meteen je eigen pensioenoverzicht. En online te raadplegen. Als we dat aan de medewerkers beschikbaar kunnen stellen, gaan we echt de goede kant op.’
Dit is het tweede deel in een serie over de digitalisering van alle p&o-taken in het Amphia Ziekenhuis in Breda, dat in 2001 ontstond uit een fusie van vier instellingen in de regio. Het eerste deel verscheen in IntermediairPW 14.
Peter Boerman, IntermediairPW
