In een jaar tijd wil Jan Jaap Ensing héél het p&o-systeem van het Bredase Amphia Ziekenhuis digitaliseren. ‘We willen een moderne hr-afdeling zijn. Daar past een veeleisend systeem bij.’ IntermediairPW gaat die operatie op de voet volgen.
Dat de vlaggen uitgingen, is misschien wat overdreven. Maar toen de leverancier van ‘zijn’ p-informatiesysteem meldde de software niet langer te kunnen onderhouden, liet Jan Jaap Ensing bepaald geen traan. ‘Dat was nét ‘t zetje dat we nog nodig hadden’, vertelt het hoofd p&o van het Bredase Amphia Ziekenhuis. Al langer oriënteerde hij zich op een nieuw hrm-systeem. Nu kwam alles in een stroomversnelling. En zodoende, vertelt Ensing trots, ‘staan we nu aan de vooravond van de hele digitalisering van onze p&o-taken.’
De ambities zijn hoog. Niet alleen moeten binnenkort alle salarissen, vakanties, verzuimcijfers en ieder personeelsdossier in het nieuwe systeem komen, ook moet er één roosterpakket komen, houden p&o’ers voortaan via een e-logboek hun dagelijkse bezigheden bij, komt er een digitaal werving- en selectieproces en worden bijvoorbeeld ook alle RI&E-trajecten digitaal vergelijkbaar en beheersbaar.
‘Het systeem is inmiddels ingekocht’, legt Carolien Maliepaard, manager van de afdeling p&o services, de stand van zaken uit. ‘Momenteel vindt de conversie plaats van het oude naar het nieuwe systeem. Van oktober tot december gaan we schaduwdraaien. In januari moet het allemaal echt gaan lopen.’
Schaduwdraaien
Amphia is in 2001 ontstaan uit een fusie van vier instellingen in de regio en is nu het grootste ziekenhuis van Nederland en de grootste werkgever in de regio. Een goed hrm-systeem is daarbij hard nodig, stelt Ensing . ‘Het is onze ambitie om een moderne hr-afdeling te zijn, die goede dienstverlening biedt. Daar past een veeleisend systeem bij.’
Na een inventarisatie onder managers en medewerkers werd eind 2004 een Programma van Eisen opgesteld. Begin 2005 werd voor HR Access gekozen. Daarna is een projectplan opgesteld. ‘Dit wordt het eerste IT-project dat binnen begroting wordt afgehandeld’, voorspelt Ensing. Slechts één keer heeft hij daar tot nu toe op moeten toegeven. ‘Het schaduwdraaien is duurder dan aanvankelijk ingeschat. Eerst dachten we dat twee keer genoeg moest zijn, nu doen we toch maar drie maanden alles dubbel. December is bovendien een bijzondere maand, vanwege de eenmalige uitkering die onze medewerkers dan krijgen. Dat maakt het extra spannend.’
Spannend wordt het zeker. Ensing is zich ervan bewust dat de overgang tijd kost. ‘Managers en medewerkers zullen meer gebruikmaken van digitale p&o-taken. Dat is waarschijnlijk de grootste verandering.’
Draagvlak
Er komen speciale zuilen in de gangen voor medewerkers die nog niet online zijn. ‘Al onze communicatie verloopt voortaan structureel digitaal.’ Draagvlak is daarvoor wel belangrijk, beseft Ensing. Daarom ging hij zelfs langs bij de ondernemingsraad om het nieuwe systeem aan te prijzen. ‘Je moet voorkomen dat het alleen een p&o-instrument wordt.’
Parallel aan de invoering van het nieuwe e-hrm-systeem wordt ook de huidige p&o-afdeling gereorganiseerd. Als het systeem is ingevoerd, kan Amphia met de helft minder p&o-administrateurs toe, zo is de bedoeling. Het Personeels Informatie Punt, het centrale informatienummer van de p&o-afdeling, krijgt per jaar nu nog 20 000 telefoontjes. ‘Dat moet met een goede e-hrm toepassing flink minder kunnen’ aldus Maliepaard. ‘Click, call, face’ noemt ze dat.
Door de p&o-reorganisatie én het feit dat het oude systeem ook geld kostte, is het nieuwe systeem snel terugverdiend. ‘Binnen vijf jaar’, heeft het hoofd p&o bere-kend. Maar het gaat niet alleen om de kosten, het gaat om een totale verbetering van de dienstverlening. ‘Je hebt veel meer informatie tot je beschikking.’
Meekijkoperatie
1 januari 2006 begint de digitalisering van alle p&o-taken in het Amphia Ziekenhuis. De 5000 medewerkers en 200 managers in de 3 vestigingen worden bijgeschoold, het aantal p&o-administrateurs gehalveerd. In IntermediairPW en op onze site laten we u de invoering van dit e-hrm-systeem volgen.
Peter Boerman, IntermediairPW
