5 voorbeelden van geslaagde e-hrm innovaties

Het klikt, eindelijk. Dankzij internetbankieren verliezen hrm‘ers in rap tempo hun angst voor e-hrm, terwijl de aanbieders steeds beter de taal van hrm verstaan. 5 laagdrempelige praktijkvoorbeelden die excelleren in praktische toepasbaarheid.

Special e-HRM

De nuchterheid is terug op de werkvloer. Gouden bergen beloofden ze ons, de drommen aanbieders en adviseurs die weleens zouden vertellen hoe hrm voortaan alles digitaal zou doen. Want meer tevreden werknemers, betere kwaliteit, een fikse besparing en meer tijd voor het echte werk, wie wilde dat niet? Zo makkelijk bleek dat elektronisch hrm echter niet te zijn. En had je eenmaal een mooie toepassing, hoe kreeg je die vervolgens in vredesnaam ook door de organisatie gebruikt?
Kunnen we de term e-hrm dus maar beter bij het grof vuil zetten? Allerminst. Want ongemerkt is er in een paar jaar toch een heleboel gebeurd. Niet meteen in het digitale paradijs dat vijf jaar geleden voorzien werd. Maar wel op een kleinschalige manier, met handige toepassingen, praktisch, met twee voeten op de grond. Wie voert bijvoorbeeld nog met de hand de verzuimadministratie in een spreadsheetje in? Wie zet zijn vacatures nog niet online? Of, nog meer back to basics: wie heeft er nog geen toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie gekoppeld aan het personeelssysteem?

Omslag

‘E-hrm draagt marginaal bij aan het verbeteren van de prestaties van medewerkers', durfde hrm-hoogleraar en Berenschot-directeur Joep Bolweg 22 maart nog te beweren op het e-hrm-congres P&O Systems in Ede. Dat mag dan zo zijn, het is voor p&o'ers af en toe wel verrekte handig. Of, zoals zijn collega-wetenschapper Huub Ruël toevoegde: ‘E-hrm is een trein die doordendert. Je kunt dus maar beter zorgen dat je invloed krijgt. Anders gebeurt het buiten p&o om.'
Na een paar jaar stilstand lijkt de markt voor e-hrm dit jaar weer voorzichtig aan te trekken, samen met de rest van de economie. Maar liefst 70 procent van het midden- en kleinbedrijf zegt in een recente NVP-enquête bijvoorbeeld ‘enigszins' of zelfs ‘heel erg' geïnteresseerd te zijn in e-hrm.

‘Er is een omslag gaande', constateert ook Siebren Houtman, directeur van Meurs HRM, een van de grote aanbieders op e-hrm-gebied. ‘De wolligheid is weg. Iedereen begint het nut er wel van in te zien. P&o is langzaam op het punt beland dat ze graag concrete, praktische middelen toepassen.'

Dat geldt helemaal voor dé trend van het moment: alles moet webbased, dat wil zeggen: via het internet, zijn. Handig, overal toegankelijk, en zonder grote technische poespas in huis. Vroeger was men nogal eens bang voor de privacygevoeligheid en de veiligheid van informatie. Maar nu bijna iedereen thuis z'n bankzaken ook via internet durft te regelen, is die angst als sneeuw voor de zon verdwenen.

‘Je ziet dat de markt er nu klaar voor is', stelt Houtman dan ook optimistisch. ‘Voor praktische tools met flinke toegevoegde waarde zie ik daarom een zonnige toekomst tegemoet.' Maar dat innovatie met kleine stapjes gaat, bewijzen de vijf onderstaande recente voorbeelden.

1. Prikklok en toegangscontrole

‘Het grote verschil met tien jaar geleden? Dat je er helemaal geen omkijken meer naar hebt.' Eric Vullings is applicatiebeheerder bij het 400 man tellende Eldim, een in gasturbinecomponenten gespecialiseerd bedrijf uit het Limburgse Lomm.
Vullings klinkt bijna verbaasd over de interesse in hun toegangscontrolesysteem, geleverd door het Nederlandse Kaba. Maar hij somt wel in rap tempo de voordelen op: koppeling aan de hr-module van SAP, waardoor meteen zichtbaar wordt of iemand overuren gemaakt heeft of juist te weinig heeft gewerkt, toegangscontrole voor bepaalde groepen, en – heel belangrijk – koppeling aan de orderregistratie.

‘Dat is nieuw', vertelt Vullings. ‘De applicatie checkt of iemand op een geldige order bezig is en houdt meteen bij hoe lang iemand aan een bepaalde opdracht werkt. Dat is echt een grote stap voorwaarts.'

‘Eilandoplossingen liggen onder vuur', vult Kaba-business unit manager Albert Hendriks aan. ‘Alle systemen op het gebied van tijdregistratie moeten steeds vaker worden geïntegreerd met andere systemen. Maar dat is tegenwoordig gelukkig ook bijna nooit een probleem meer.

2. Roosterplanning

‘Planning is altijd het ondergeschoven kindje geweest', vertelt Patrick Teeuwen, applicatiebeheerder bij Holland Casino in Hoofddorp. ‘Vroeger was het zo: als je nergens meer terecht kunt, kun je altijd nog bij planning gaan werken. Maar die tijd is voorbij.' Sinds een jaar of twee werken alle vestigingen met een volledig geautomatiseerd roostersoftwaresysteem, dat vakantie, ADV-dagen en ziekteverzuim bijhoudt, en ook nog eens de reiskosten berekent. Teeuwen: ‘Webbased, dus mensen kunnen straks thuis hun eigen rooster bekijken.'
Eerst werkten alleen de croupiers ermee, maar inmiddels is het hele bedrijf erop overgeschakeld. ‘Mensen zijn met 60 procent van het totaal verreweg onze grootste kostenpost', aldus Teeuwen. ‘En met dit systeem maken we deze kosten beter beheersbaar. We willen de planning steeds dynamischer maken, beter afgestemd op het gastenaanbod en op de wensen van het personeel. Technisch is dit nu mogelijk, maar in hoeverre het plaatje invulling krijgt, hangt ook af van cao-onderhandelingen.'

‘Vroeger hing een printje in de kantine waarop stond wanneer je moest werken', vult Rob de Vries, sales manager van leverancier Intus, aan. ‘Nu kunnen mensen thuis inloggen en hun eigen rooster bekijken. Wij plannen inmiddels niet alleen de croupiers van Holland Casino, maar ook zo'n 800 Amsterdamse parkeerwachters en 17.000 gevangenisbewaarders.

De trend is steeds meer integratie met andere systemen. De tijd is voorbij dat de leidinggevende zelf even een spreadsheetje in elkaar draaide. Ons systeem haalt een productieplanning op uit SAP, kijkt hoeveel mensen wanneer nodig zijn, en kijkt vervolgens wie beschikbaar is. En de tijdregistratie laat vervolgens zien of die mensen ook gekomen zijn. Mooi, toch?'

3. Salarisspecificatie

Het lijken de hoogste kosten niet, die van salarisbriefjes. Maar als je er elke maand 70.000 opstuurt, begint het toch aardig in de papieren te lopen. Vandaar dat uitzendbureaus Vedior en Dactylo sinds vorige maand de salarisspecificatie van al hun flexwerkers voortaan helemaal via internet laten verlopen. Vanaf mei of juni komt daar de jaaropgave bij.
Daarmee worden twee vliegen in één klap geslagen, legt senior product manager Erik Heemskerk van Vedior uit. ‘In de eerste plaats natuurlijk kostenbesparing: we hebben een terugverdientijd in het hele project van ongeveer een jaar. Maar in de tweede plaats ook serviceverbetering. Iedereen kan nu waar hij maar wil z'n eigen salarisstrook raadplegen. We rapporteren bovendien wekelijks, in plaats van vierwekelijks. Flexwerkers kunnen online vragen stellen. En er komt een persoonlijk archief van vijf jaar. Al zie je nog wel dat veel mensen hun loonstrookje toch thuis uitprinten en in een map opbergen, hoor.'

De weerstand tegen de overgang van papier naar het net is Heemskerk enorm meegevallen. Bijna iedereen blijkt internet te hebben, en anders kun je gewoon bij een vestiging terecht. De meeste opmerkingen die de uitzendbureaus krijgen, zijn in de trant van ‘password kwijt of vergeten'. Uitbreiding van dit e-Servicessysteem ligt dan ook voor de hand, aldus Heemskerk. Met name plannen voor online facturering voor opdrachtgevers zijn in een vergevorderd stadium, om ook daar de administratieve papierstroom in te dammen.

4. Functioneren en beoordelen

Functionerings- en beoordelingsgesprekken digitaal bijhouden, oké, handig. Maar hoe doe je dat als je 61.000 medewerkers in 78 landen hebt? Gewoon, overal hetzelfde, vertelt Ilze Ubbink. Zij leidt bij Akzo Nobel in Arnhem het ExecuTrack-project, dat van alle medewerkers over de hele wereld de performance en de development moet bijhouden.
In september 2004 begonnen, is het systeem al sinds begin dit jaar live. ‘Op 1 januari dacht ik echt: wow', vertelt Ubbink. Ruim 60.000 POP's moeten er de komende tijd in komen, plus de voortgang daarvan via midyear reviews en endyear reviews. Webbased natuurlijk, zodat iedere manager en medewerker het overal kan gebruiken. Alle invulvelden zijn vertaald in 14 talen, om niet iedere Akzo Nobel-medewerker tot het Engels te veroordelen.

‘De komende twee jaar moet er nog veel gebeuren', aldus Ubbink. ‘Iedereen moet erin, de combinatie met ons hr-systeem moet worden afgerond, en het personeel moet nog inzage kunnen krijgen in de eigen gegevens. Maar we gaan al wel de goede kant op.'

5. Medewerkertevredenheid

Een maatpak, maar tegelijk confectie. Zo noemt projectleider Piet van Montfort de InternetSpiegel, het online medewerkertevredenheidonderzoek van, voor en door de publieke sector. Eind vorig jaar van start gegaan, en nu al hét onderzoeksinstrument op zes departementen, binnen enkele provincies en in ‘tig gemeenten'.
‘Het ziet er ogenschijnlijk eenvoudig uit‘, aldus Binnenlandse Zaken- ambtenaar Van Montfort, ‘maar zit technologisch echt geweldig in elkaar. Op de markt slaat het gelukkig in als een bom. Ik had wel belangstelling verwacht. Maar het gaat veel sneller dan we hadden durven hopen.'

De meerwaarde van de Internetspiegel zit ‘m, naast de lage kosten voor overheden, met name in de database. Als er maar genoeg meedoen, kunnen gemeenten heel simpel benchmarken, oftewel: kijken hoe de buren het doen. ‘Maar het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat wij lijstjes met bestscorende organisaties gaan maken', stelt Van Montfort gerust.

De Internetspiegel is ontwikkeld door en in beheer bij TNS Nipo. Het hele onderzoekstraject is geautomatiseerd, van voorbereiding tot rapportage. Er zijn standaard vragenlijsten, waar een keus uit kan worden gemaakt, maar eigen vragen toevoegen kan ook. Het hele proces daarna gaat automatisch: van de uitnodigingen versturen tot het verzamelen en verwerken van de data tot de terugkoppeling daarvan. En zo heb je desgewenst binnen een paar weken een heel onderzoek op tafel.

‘De respons is bovendien erg hoog', weet Van Montfort. ‘Hier bij Binnenlandse Zaken hadden we de eerste keer bijvoorbeeld een respons van 72 procent. Dat is al ongekend veel, maar dit jaar was de respons nóg hoger. Iedereen blijkt het dus nog steeds leuk te vinden om te praten over zijn of haar werk.'

Kijken, kijken, niet kopen

Aanbieders van e-hrm-systemen deden er 22 maart op de vakbeurs P&O Systems alles aan om in contact te komen met nieuwe klanten (zie voor een overzicht: www.po-systems.nl). Vijf willekeurige voorbijgangers over wat hen daar bracht.
‘Ideeën opdoen over verbetering‘ Greetje Knol werkt als personeelsadviseur bij GGZ (Geestelijke Gezondheidszorg) Friesland, met 1700 medewerkers en 200 vrijwilligers een van de grootste Friese werkgevers.

‘Ik ben door het hoofd p&o uitgenodigd om hier naartoe te gaan. Wij lopen zeker niet voorop als het gaat om e-hrm, maar hebben nu het gevoel dat er wel iets moet gaan gebeuren. Het genereren van effectrapportages bijvoorbeeld duurt bij ons nu veel te lang. Dat willen we op korte termijn veranderen. Dan moet dus ook je administratieve proces verbeteren.

‘Onze hrm-systemen lijden nu een beetje aan het houtje-touwtje-syndroom: het past allemaal niet echt bij elkaar. We zijn hier om ideeën op te doen over hoe we dat kunnen verbeteren.'

‘Kijken wat er mogelijk is‘ Stien Huisman gaat als interimmer en p&o-consultant voor zichzelf beginnen onder de naam PMO.

‘Volgens mij kan e-hrm een belangrijke bijdrage leveren aan de toegevoegde waarde die je als hr kunt leveren. Maar je moet wel goed kijken of een organisatie er wel aan toe is. Als je het primaire proces nog niet eens op het snotje hebt, moet je je afvragen of je wel met het meest geavanceerde systeem moet beginnen.

‘Ik heb jaren bij verschillende werkgevers gezeten. Als zelfstandige krijg ik nu te maken met vragen op automatiseringsgebied. Daarom ben ik hier, om te kijken wat er allemaal mogelijk is. Ik heb hier bijvoorbeeld net een systeem gezien om functiewaardering te digitaliseren, heel interessant.'

‘Focus op de lijnmanager‘ Jurriaan Louman is student arbeids- en organisatiepsychologie aan de VU in Amsterdam en loopt stage bij de Karmac Groep, een dienstverlener van zo'n 250 mensen op het gebied van informatielogistiek en kennisoverdracht.

‘Ik ben hier vooral om rond te kijken naar wat er wordt aangeboden. Het is mijn taak om de functionele eisen op te stellen voor het systeem dat we zelf willen gaan bouwen.

‘Bij ons is de hr-functie bijna helemaal in de lijn ondergebracht. Er zijn maar een paar p&o-professionals. We moeten voor het e-hrm-systeem dan ook een onderscheid maken tussen ‘nice to have' en ‘need to have'. Ik heb bijvoorbeeld niet de illusie om bij een MKB-bedrijf een heel systeem van competentiemanagement via intranet op te starten. Zorg eerst maar eens dat de basis op orde is.

‘Onze focus ligt dan ook vooral op de lijnmanager. Die moet iets hebben waar hij of zij mee uit de voeten kan. Een ziekmeldingssysteem bijvoorbeeld dat automatisch een berichtje naar de direct leidinggevende stuurt dat de zieke werknemer na enkele dagen bij de arbodienst moet worden gemeld, dát zou voor ons handig zijn.'

‘Nog meer kosten besparen‘ Patrick Botterweck werkt als afdelingsmanager personeels- en salarisadministratie bij Stichting G.O.Z.L., een Limburgs samenwerkingsverband van drie ziekenhuizen en een aantal verpleeg- en verzorgingshuizen met samen zo'n 4000 medewerkers.

‘Wij hebben een goed lopend salarissysteem, maar ik ben hier vooral om te kijken of er nog nieuwe ontwikkelingen zijn.

‘Ik kom puur uit interesse. Het gaat er mij om: hoe breng je informatie op een makkelijke en duidelijke manier bij de gebruikers? Ik denk dat daarvoor vanuit p&o in het algemeen wel iets meer aandacht mag zijn. Het gaat niet alleen om de techniek, dat is slechts een hulpmiddel. Het gaat er wel om dat je als p&o'er goed kijkt naar wat er van je verwacht wordt.

‘Ik verwacht vandaag niet naar huis te gaan met een ingekocht systeem. Dat laat ons budget ook niet toe. Maar ik wil wel kijken of e-hrm voor ons nog meer kosten kan besparen, en zo een win-win proberen te maken.'

‘Ervaren hoe p&o'ers denken‘ Mariëlle van Vugt is applicatiebeheerder en informatieanalist bij het Jeroen Bosch-ziekenhuis in Den Bosch, met 3800 medewerkers en 1100 bedden een van de grootste algemene ziekenhuizen van het land.

‘Samen met twee collega's ondersteun ik onze p&o'ers met technische adviezen. Mijn ervaring is dat je p&o'ers eigenlijk alles kunt wijsmaken over e-hrm. Gelukkig heb ik in de loop der jaren geleerd om ook door de p&o-bril te kijken. Daardoor besef ik nu beter dat ict een middel moet zijn, geen doel op zich.

‘Drie jaar geleden hebben wij een personeelsinformatiesysteem gekocht, dat sinds begin vorig jaar live is gegaan. In het eerste jaar lag de nadruk vooral op het automatiseren van de personeelsadministratie, maar langzamerhand doen we er steeds meer mee. Wij hebben een koppeling met de roosterplanning en met een datawarehouse voor het maken van managementrapportages.

Met dit systeem moeten we zeven tot tien jaar vooruit kunnen, dus dat is voorlopig niet aan vervanging toe. ‘Ik ben hier dan ook vooral om inspiratie op te doen en mijn kennis op peil te houden. Vanuit ict willen we snel te veel met techniek oplossen. Hier kan ik ervaren hoe p&o'ers denken.'

Peter Boerman, IntermediairPW