'Welke consequenties hebben onze interactieve websites voor de kosten en hoe gaan we dit vermarkten.' Deze vraag houdt het Trimbos Instituut momenteel bezig. Het landelijk kennisinstituut voor de geestelijke gezondheidszorg, de verslavingszorg en de maatschappelijke zorg wil interactieve websites steeds vaker inzetten in het overbrengen van kennis. Het geld dat daarvoor nodig is, ontvangt het enerzijds van de overheid (ministerie van Volksgezondheid Wetenschap en Sport) en anderzijds van de instellingen die aan opdracht voor het project geven.
Met een kleine 30 websites (zoals zegNEEderland.nl, gripopjedip.nl, kopstoring.nl en drankjewel.nl) geeft het Trimbos Instituut voorlichting over ondermeer de gevaren van alcohol- en drugsgebruik en depressies met name gericht op jongeren en hun ouders. Daarnaast voert het wetenschappelijk onderzoek uit in opdracht van de overheid en gemeentelijke gezondheidszorginstellingen (GGZ). Het Trimbos Instituut staat volgens hoofd Financiën Steven van Rheenen, 'goed bekend' doordat het de vertaalslag maakt van wetenschappelijk onderzoek naar praktijkgerichte communicatie.
Het in Utrecht gevestigde instituut telt 220 medewerkers, die vanwege het vraaggestuurde karakter, hoofdzakelijk op projectbasis worden ingezet. Trimbos heeft twintig afdelingen met ieder een specifiek aandachtsgebied zoals behandelingstrajecten onderzoek, voorlichting, het schrijven van publicaties/websites en lesmateriaal. In 2005 is Trimbos begonnen een performance management strategie uit te zetten. Hierin staat beheersing van de onderzoeksactiviteiten en de strategische doelstellingen centraal. "Bij het vormgeven van de performance strategie stelden we ons de volgende vragen: hoe doen we het, wat willen we bereiken en hoe kunnen we het meten", zegt Steven van Rheenen. "Voor het laatstgenoemde hadden we twee wensen: rapportages per afdeling en generieke rapportages voor de hele organisatie. Ik moet er eerlijk bij zeggen: in 2006 was het voor ons lastig om een beeld te vormen van de software die ons daarbij zou kunnen ondersteunen."
Vertrouwen
Trimbos Instituut had rapportagesoftware maar die voldeed niet meer. Uiteindelijk is de keuze gevallen op de Hyperion Performance Suite die Brio Nederland aanbiedt. "Belangrijk daarbij was het directe vertrouwen dat we hadden in de oplossing", aldus Van Rheenen die verantwoordelijk was voor de selectie en de implementatie van Hyperion Performance Suite. "We hadden de moeilijkste test opgesteld die we maar konden bedenken en die doorstond Hyperion. Daarnaast speelden de prijs een rol en de – in vergelijking met de andere leveranciers – eenvoudige implementatie bij de keuze voor Hyperion Performance Suite. Brio Nederland keek ook echt naar onze organisatie en adviseerde dat een datawarehouse voor onze betrekkelijk kleine organisatie geen duidelijke meerwaarde oplevert, in vergelijking tot de tijd die daarvoor nodig is. Dat vermoeden had ik zelf ook."
Sinds juli 2007 draait de Hyperion Performance Suite bij het Trimbos Instituut. De business intelligence oplossing haalt informatie uit het financiële systeem, tijdschriftenarchief, kennisbank en uit spreadsheets. Budgethouders hebben inzicht in de opbouw van lokale prestatie-indicatoren van hun afdeling. Denk hierbij aan inzicht in doorbraakproject X (projecten met een korte doorlooptijd die snel resultaat moeten opleveren), onderzoeksresultaten of behandelingsmethoden. Deze rapporten worden per e-mail verstuurd. Generieke prestatie-indicatoren geven Trimbosbrede informatie over ondermeer projecten die voorspoedig lopen en die nog extra aandacht behoeven en klanttevredenheid. Die informatie verschijnt in de vorm van stoplichten op intranet. Van Rheenen: "Het werkt. Medewerkers zijn gevoelig voor deze informatie. Iedereen wil rode stoplichten op groen krijgen."
Ontwikkeling
Door het enthousiasme van de medewerkers krijgt Van Rheenen nieuwe verzoeken om prestatie-indicatoren. "Ik verzamel de ideeën en bekijk vervolgens de mogelijkheden. Het systeem is altijd in ontwikkeling", zegt Van Rheenen. "Waar ik erg trots op ben is de prestatie-indicator van de wetenschappelijke publicaties. Het is nu in een oogopslag duidelijk welke publicatie er in welke (internationale) wetenschappelijke tijdschrift is verschenen en wie er aan hebben meegewerkt. Daaraan is een wegingsfactor per tijdschrift gekoppeld waarbij internationale tijdschriften zwaarder meetellen."
De applicatie geeft Trimbos steeds meer ondersteuning in de bedrijfsprocessen. Rapportages over de prestatie-indicatoren worden actief verspreid naar de budgethouders. Medewerkers die bijvoorbeeld hun urenverantwoording nog niet hebben gedaan, krijgen daarvan een waarschuwing per mail. Vanwege deze automatiseringsslag is het ook niet meer nodig om apart brieven te schrijven en dat wordt door Trimbos als efficiënt ervaren. De echte voordelen van Hyperion Business Suite merkt Steven van Rheenen op zijn eigen afdeling, de financiële administratie. "We hoeven rapporten niet meer te printen en verspreiden naar de budgethouders. Het scheelt dus een bos. Maar belangrijker nog: de verspreiding van financiële informatie gaat veel sneller en het bestuur heeft inzicht in de resultaten per afdeling en in de doorlooptijd van doorlooptrajecten."
Interactief
De toegevoegde waarde van Hyperion Performance Suite haalt het Trimbos instituut nu nog intern maar staat aan de vooravond van een verandering in de communicatie. Van Rheenen: "We willen onze klanten nog meer voorzien van relevante informatie. Daarbij willen we gebruikmaken van Web 2.0 technologie om zo de klanten interactief te betrekken bij onze producten. Veel van onze websites hebben al een interactief karakter maar we willen hier nog meer de nadruk leggen. Van onze website www.Trimbos.nl willen we een interactief portal maken. Ook willen we met smartsite (software voor het binnen een organisatie decentraal beheren van internet-, intranet- en extranetsites) aan de slag." Hoe kan business intelligence u hierin ondersteunen? Van Rheenen: "Denk aan de beantwoording van vragen als: Welke consequenties hebben interactieve websites voor de kosten en hoe gaan we deze sites vermarkten."
Trimbos Instituut zet business intelligence dus in om de doelen gemakkelijk in lijn te brengen met het daadwerkelijke gedrag in een organisatie.
