ECM en UGC zijn als een danspaar

Met de introductie van ons Computable-topic Enterprise Content Management (ECM) kon een discussie over de integratie van ecm en user generated content (ugc) niet uitblijven. ECM en ugc als een danspaar; is het één geheel of zijn het twee losse componenten? Onze experts aan het woord.

De discussie over de convergentie van ecm en ugc werd aangezwengeld door Computable-expert Roy Wasse, ecm-projectleider bij Sogeti. Hij stelt: "Het managen van ongestructureerde informatie in een enterprise heeft traditioneel raakvlakken met gecontroleerde processen waarin redacteuren specifieke toegang hebben om content volgens bepaalde lay-out en format aan te maken. Voor user generated content geldt dat iedereen overal juist zelf bepaalt waar welke content komt in een bepaalde verschijningsvorm. In mijn optiek kan ecm een deel van haar traditionele domein afstaan. Content met betrekking op kennis, actualiteiten en samenwerking werkt beter met systemen die werken volgens ugc-principes. Er blijven echter voldoende systemen over waarvoor geldt dat de doorsnee gebruiker minder toegevoegde waarde kan bieden. Denk hierbij aan het handhaven en bewaken van procedures, rapportages, zoeken en autorisatiemechanismen. Met deze claim lijkt het alsof het tot stand komen van content vooral volgens ugc-principes kan plaatsvinden. Het beheren, controleren, vindbaar maken en rapporteren gaat uitstekend volgens bestaande ecm-principes. Kortom: tijd voor enterprise user generated content management!"

Paul Ruijgrok
Partner en operationeel manager
KBenP

"Voor mij gaat een organisatie over samenwerken en regie. Ugc gaat voor mij over individuen en persoonlijke visie. Ugc binnen organisaties moet dus snel de kop in worden gedrukt. Niemand is erbij gebaat dat iedereen ongefilterd iets de organisatie in kan schieten als zijn waarheid. Hierdoor kan het gezamenlijke en het individuele niet meer van elkaar worden onderscheiden. Organisaties hebben behoefte aan een redactioneel proces, dat ervoor zorgt dat individuele inzichten en kennis gezamenlijk een gemeenschappelijke basis vormen waarop een organisatie verder bouwt. Ieders mening moet binnen organisaties serieus genomen worden, maar uiteindelijk moeten er wel keuzes worden gemaakt. Een redactieproces kan deze keuzes vormgeven."

Paul Baan
Directeur ECM
VLC

"Ik deel de mening van Paul Ruijgrok dat enige regie best op zijn plaats is. Compliance is wellicht vervelend, maar wel noodzakelijk. In meer creatieve processen zie ik wel degelijk de voordelen van een ugc-benadering, maar ook daar is processturing en kwaliteitsbewaking noodzakelijk. Uitgevers zijn hier een mooi voorbeeld van. Een tot in de details vastgelegd content-creatieproces gaat voelen als een dwangbuis, maar enige controle in de vorm van statusmanagement, om bijvoorbeeld deadlines en budgetten te kunnen bewaken, is cruciaal. Daarnaast moet voor bijvoorbeeld educatieve uitgevers de daar gegenereerde content voldoen aan allerlei eindtermen zoals bepaald door het ministerie, dus lukraak leuke teksten definiëren is er niet bij. Dit laatste geldt wat mij betreft voor meer organisaties. Ja, informatiewerkers moeten vrij kunnen struinen in nuttige informatie, maar de aangeboden informatie moet wel aan bepaalde eisen voldoen. Een vrije ugc-benadering brengt in dit kader iets te veel risico's met zich mee."

Pim van Ekelenburg
Managing consultant ECM
Ordina

"Net als voor het begrip 'organisatiecultuur' geldt voor het begrip 'content' een formele en een informele variant. Ecm richt zich op de formele, gestructureerde (beheer)variant. Blog, wiki, sms, instant messaging of anderszins juist op de (digitale) informele (uitwisselings)variant. Mensen willen nooit belemmerd worden in hun creatieproces; ze willen kennis delen of gewoon hun ei kwijt. Zodra dit digitaal gaat, wil de organisatie beheersing en controle toepassen. Niet zozeer op het creatieve aspect, maar juist op het verantwoordingsaspect. Daarom passen organisaties een mix toe van beide werelden; instant messaging voor interne communicatie, forums, blogs en dergelijke voor persoonlijke discussie/meningsvorming. Medewerkers willen dit! Zodra het van 'persoonlijk' naar 'organisatie' verandert, komt ecm aan de orde. Dat is lastig te bepalen (denk maar eens aan e-mail). Ecm en ugc zullen dus voorlopig een haat-liefdeverhouding blijven hebben, maar niet integreren."

Eric van Korven
Consultant
OpenSesame ICT

"Ik denk dat ugc ook weer niet overschat moet worden. Je ziet bij bijvoorbeeld bij sites als Digg en Reddit dat dit in de beginperiode redelijk goed werkt, maar in de loop van de tijd neemt de kwaliteit af doordat steeds meer mensen het medium beginnen te misbruiken, bijvoorbeeld om hun eigen blog te promoten of een bepaalde politieke agenda. Ook bij Wikipedia zie je dat men begint met vrijheid blijheid, maar in de loop van de tijd steeds striktere redactie nodig is om alles onder controle te houden. Het is dus eigenlijk meer een kwestie van ugc voorzien van ecm dan andersom. Kwaliteit vereist nu eenmaal bewaking en voor deze bewaking is goed gereedschap nodig."

Erik Hartman
Hartman Communicatie

"Ugc is zowel een aanvulling als een uitdaging voor ecm. Een aanvulling omdat het een betrekkelijk nieuwe en alternatieve informatiestroom biedt die in de regel erg toegankelijk is. Ugc en ecm kan door redacteuren de informatie die van belang is voor de organisatie te laten destilleren uit de ugc of kenniswerkers kunnen dit zelf doen. Afgeven op ugc heeft weinig zin, alles in ecm oplossen evenmin. Concentreer je liever op ‘the best of both worlds'. Web content management heeft ecm een nieuwe impuls gegeven, ugc doet er nog een schepje bovenop. Ik vind deze ontwikkeling van ‘ecm to the people!' zeer positief."

Paul Dirven
Ceo
Aia Software

"Kijkend naar de enterprise van vandaag zie ik een veel nijpender probleem: hoe krijg je de business-user betrokken bij het onderhoud van de vitale content? Het gaat niet om het over en weer ‘lenen' van goede, bruikbare content, maar juist om de officiële content te laten dicteren door de business. Niet door it of door een of andere stafdienst met experts. Wijzigingen in communicatie zijn altijd wijzigingen in content en deze wijzigingen worden op en rond de primaire processen van een bedrijf bedacht en gesanctioneerd. Leveranciers van ecm moeten systemen zodanig vormgeven dat de business als eigenaar én als manager kan optreden onder het wakend oog van de it-staf."

Robert Maalman
Projectmanager ECM
Atos Origin

"Ugc richt zich aan de content-creatiekant op kenniswerkers binnen of buiten organisaties, terwijl ecm juist gericht is op kenniswerkers binnen de grenzen van een organisatie. Bij ecm zijn er bovendien nog extra behoeften aan gevalideerde contentvrijgave en autorisatie. Aan de content-gebruikkant biedt ecm bovenop de Google- en dossiergerichte zoekmogelijkheden meer garantie voor kwaliteit (vanwege gecontroleerde vrijgave en autorisatie). Ugc-principes bieden juist meer intuïtieve samenwerkmogelijkheden, omdat communicatie als uitgangspunt wordt genomen. Naar mijn mening vullen ecm- en ugc-principes elkaar aan."