Rabo Bouwfonds is een internationale vastgoedonderneming met drie op vastgoed gerichte kernactiviteiten: ontwikkelen, financieren en investment management. Deze activiteiten zijn ondergebracht in drie divisies: Development, Finance en Investment Management. Daarnaast zet Bouwfonds Fondsenbeheer zich in voor de financiering van maatschappelijke doelen, zoals ruimtelijke inrichting, stedelijke vernieuwing, monumentenzorg en natuurontwikkeling. Rabo Bouwfonds realiseerde in 2006 een winst van €190 miljoen en had ultimo 2006 zo'n 1900 medewerkers in dienst, waarvan bijna 500 in het buitenland.
Rabo Bouwfonds is per 1 december 2006 ontstaan door samenvoeging van de vastgoedontwikkelings- en investment managementactiviteiten van Bouwfonds met de vastgoedontwikkelings- en financieringsactiviteiten van Rabobank.
De noodzaak van contractbeheer
Het goed beheren van contracten is voor Rabo Bouwfonds van groot belang. Contracten worden op verschillende niveaus binnen de organisatie afgesloten, waardoor het lastig is om het overzicht te bewaren en informatie te delen. Met de implementatie van Decos Document heeft Rabo Bouwfonds – ten tijde van het project nog Bouwfonds- een nieuwe werkwijze voor contractbeheer geïntroduceerd om beter te profiteren van de beschikbare informatie.
In het verleden werden de contracten niet centraal opgeslagen, waardoor de afdelingen vaak niet van elkaar wisten met welke leveranciers er werd samengewerkt en welke afspraken hierbij werden gemaakt. Daarnaast had deze werkwijze als nadeel dat belangrijke informatie over contractafspraken verloren kon gaan bij functiewisselingen. Wanneer contractafspraken niet goed worden gearchiveerd kan het immers voorkomen dat een opvolger niet op de hoogte is van de afspraken met een bepaalde leverancier.
"Een goed voorbeeld is een contract dat één van onze afdelingen met een softwareleverancier had afgesloten", licht Ron Meijer, informatiemanager corporate IT bij Rabo Bouwfonds, toe. "In het contract was een clausule opgenomen dat Bouwfonds na een aantal jaren een stuk funding terug zou krijgen. De persoon die dit contract had afgesloten verliet de organisatie en zijn opvolger was niet op de hoogte van deze overeenkomst. Wij hebben dit later ontdekt en de betreffende leverancier alsnog aan de afspraak gehouden, maar we hadden het ook over het hoofd kunnen zien."
Voldoen aan compliance-voorschriften
Rabo Bouwfonds heeft in 2005 besloten om het contractbeheer te centraliseren om zo meer grip te krijgen op de contracten die worden afgesloten binnen de organisatie. Naast de behoefte om efficiënter te werken waren compliance-voorschriften een belangrijk motief om meer aandacht te besteden aan contractmanagement. Bouwfonds had de status van bank en moest daarom aan dezelfde wettelijke voorwaarden voldoen. Dit betekent bijvoorbeeld dat contracten minimaal zeven jaar moeten worden bewaard. Van ondernemingen binnen de financiële dienstverlening wordt bovendien verwacht dat zij kunnen aantonen dat bedrijfsprocessen op orde zijn of dat er een goede procedure is om processen te verbeteren.
Contractbeheer geautomatiseerd
Rabo Bouwfonds selecteerde drie leveranciers en koos na een uitgebreide evaluatie voor het documentmanagementsysteem van Decos. De belangrijkste criteria waren de toepasbaarheid van het systeem binnen de reeds aanwezige IT-infrastructuur, de gebruiksvriendelijkheid en uiteraard de kosten. Decos Document scoorde op alle criteria beter dan de systemen van de overige leveranciers.
"Decos Document is in augustus 2005 live gegaan", beschrijft Esther van Dort, medewerker van de juridische afdeling van Rabo Bouwfonds en tevens functioneel beheerder van Decos Document. "De implementatie is stapsgewijs uitgevoerd, waarbij er uiteraard veel aandacht was voor opleiding. Er is een aantal opleidingsdagen georganiseerd om medewerkers te leren hoe het systeem werkt en de applicatiebeheerders zijn door Decos getraind om het systeem te beheren."
Rabo Bouwfonds werkt inmiddels een aantal jaar met Decos Document en de afdelingen zijn zeer tevreden. De juridische afdeling beheert het systeem en voert centraal de contracten in. De afdelingen blijven zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de contracten. "Ik kan me voorstellen dat we in de toekomst de afdelingen ook zelf verantwoordelijk maken voor het invoeren van de contracten", licht Esther van Dort toe. "We hebben een goede basis gelegd voor contractmanagement en willen zeker ook de overige mogelijkheden die Decos Document op dit vlak biedt gaan inzetten binnen de organisatie."
Om medewerkers te stimuleren de contracten daadwerkelijk aan te leveren, heeft Van Dort onlangs opnieuw enkele workshops verzorgd. "Het is belangrijk om regelmatig het onderwerp contractbeheer bij de medewerkers onder de aandacht te brengen. Je kunt dan nieuwe medewerkers uitleggen wat de procedure is en de overige collega's eraan herinneren dat het belangrijk is om het systeem up-to-date te houden."
Overzicht, flexibiliteit en gebruikersgemak
Het belangrijkste kenmerk van Decos Document is de flexibiliteit. Het is eenvoudig om het systeem af te stemmen op de individuele gebruikerswensen door opties aan de dropdown list toe te voegen of hieruit te verwijderen. Ook is het mogelijk om de taal per gebruiker in te stellen. Bovendien kan Rabo Bouwfonds per contract definiëren wie er bevoegd is om het document in te zien.
Naast de flexibiliteit biedt Decos Document ook veel gebruikersgemak. De contractgegevens zijn direct opvraagbaar en het systeem maakt inzichtelijk wanneer contracten aflopen, zodat hier tijdig actie op kan worden ondernomen.
Decos Document stuurt aan het begin van de maand automatisch een e-mailrapport naar de verantwoordelijke medewerkers met daarin een overzicht van de lopende contracten. Op deze manier vormt Decos Document een goede ondersteuning voor de afdelingen en wordt voorkomen dat aflopende contracten stilzwijgend worden verlengd.
Een bijkomend voordeel van het automatiseren van het contractbeheer is dat het mogelijk wordt om schaalvoordelen te realiseren. Decos Document biedt namelijk eenvoudig een overzicht van de lopende contracten, waardoor je snel kunt zien of er al afspraken zijn met een betreffende leverancier en of er eventueel korting kan worden bedongen.
In de toekomst wil Rabo Bouwfonds de rapportagefuncties verder uitbreiden en Decos Document koppelen aan het inkoop- en CRM-systeem. "Dit is een logische volgende stap", licht Meijer toe. "Op deze manier kunnen we de afdelingen nog beter ondersteunen bij het managen van contracten."
"De consultants van Decos hebben ons goed geadviseerd en ondersteund bij de implementatie van Decos Document", aldus Ron Meijer, informatiemanager corporate IT bij Rabo Bouwfonds. "Wanneer je een documentmanagementsysteem implementeert, ga je een langdurige relatie aan met de softwareleverancier. Wij hebben er alle vertrouwen in dat Decos ons ook in het vervolgtraject goed zal adviseren en begeleiden."
