Odyssee is een landelijk opererende organisatie op het gebied van training, opleiding, coaching en advies. Haar dienstverlening richt zich op de ontwikkeling en verbetering van het functioneren van mensen en organisaties. Jaarlijks nemen meer dan 40.000 cursisten uit de meest uiteenlopende sectoren deel aan de door Odyssee georganiseerde intensieve leerprocessen.
Kennis cruciaal voor medewerkers
Kennis is bij Odyssee een vitale factor in de bedrijfsvoering. De werkomgeving van de Odyssee-medewerkers is zo ingericht dat deze kennisbestuiving stimuleert. Van flexibele werkplekken tot en met een centraal plein waar medewerkers elkaar regelmatig tegen komen. Dit plein is het kloppend hart in het modern ingerichte, historische pand van Odyssee in Maastricht. Het concept van een plein, in het Grieks ook wel Agora' genoemd, vormde de basis voor de ontwikkeling van een digitaal plein, een kennisnetwerk waar Odyssee-medewerkers een centrale rol spelen.
"We zijn er erg trots op dat het ons is gelukt om binnen een vrij traditionele organisatie een virtueel kennisnetwerk op te bouwen dat tegemoet komt aan de hoge eisen van de kenniswerker in de 21ste eeuw," aldus René Scheeren, Manager Communicatie & PR van Odyssee.
Kennis brengen, kennis halen
Om kennisdeling in de digitale wereld verder te stimuleren, heeft Odyssee ervoor gekozen om haar virtuele netwerk Agora samen met LogicaCMG en Smartsite te ontwikkelen en te implementeren. Nadat de eerste informatiebehoeften door de standaardfuncties van Smartsite waren ingevuld, werd 'het Brein' van Agora verder vormgegeven. Door gebruik te maken van de Content Intelligence Module (CIM) en de Collaboration Suite kreeg Agora een extra kennisdelingdimensie. "Iedere medewerker kan nu op een eenvoudige wijze zijn eigen kennis en expertise (Mijn Profiel en Werkplaatsen) delen met andere collega's. Het was belangrijk om naast de kennisbrengfunctie ook de kennishaalfunctie te bevorderen. Medewerkers moeten het gevoel krijgen dat er voor hen naast het brengen van kennis ook voldoende te halen valt", aldus Emile Piters, Business Consultant van LogicaCMG.
Automatisch een samenvatting en trefwoorden
De Content Intelligence Module zorgt ervoor dat informatie die een medewerker toevoegt aan Agora automatisch voorzien wordt van bijbehorende trefwoorden en een samenvatting. Via 'Mijn Agora' kan een medewerker zich vervolgens abonneren op de gewenste trefwoorden en collega's. Zo krijgt een medewerker ook voldoende informatie terug, zonder dat hij of zij hier actief naar op zoek hoeft te gaan. Daarnaast kunnen collega's via de Collaboration Suite nu ook virtueel samenwerken. Iedereen kan een werkplaats beginnen en virtueel samenwerken, onafhankelijk van haar of zijn fysieke locatie.
Deze 'nieuwe' kennisdeling geeft een unieke dimensie en bijzondere beleving aan het dagelijks werk van de Odyssee-medewerkers. "Onze trainers zijn veel onderweg en moeten dus op een eenvoudige manier en overal toegang kunnen krijgen tot Agora. Inmiddels zijn we gestart met het uitrollen van dit project. We kiezen bewust voor een persoonlijke benadering bij het inbedden van Agora in onze organisatie. De acceptatie van dit nieuwe kennisnetwerk staat of valt met de mate van betrokkenheid van onze medewerkers. Als het gevoel goed zit, zal Agora voor iedereen snel uitgroeien tot het nieuwe kloppende hart van onze organisatie", meent René Scheeren.
Op tijd en binnen budget opgeleverd
Dit was een ambitieus project waarbij het een uitdaging was om alle wensen en eisen van Odyssee goed te implementeren. Eén van de succesfactoren was de nauwe samenwerking tussen LogicaCMG en Smartsite. Samen ontwikkelden we de Collaboration Suite en stemden deze af op de behoeften van Odyssee. "Door zeer nauw samen te werken met de kern van het Smartsite-ontwikkelteam waren we in staat om de Collaboration Suite in een korte tijd te implementeren", aldus Mark Pluijmaekers, System Developer van LogicaCMG.
Een nauwe afstemming tussen alle partijen en vertrouwen in elkaar was een absolute 'must'. "Dankzij goede en heldere afspraken, het toepassen van het Timeboxprincipe en een pragmatische opstelling van alle betrokkenen, zijn we er met z'n allen in geslaagd dit project binnen de tijd, het gestelde budget en conform de verwachtingen van Odyssee op te leveren", aldus Dirk Lagerweij, Projectleider van LogicaCMG.
Levendige markt met snelgroeiend kennisaanbod
Odyssee is zeer tevreden met het resultaat. "Aan het begin van dit traject wisten we dat we voor een enorme uitdaging stonden. Maar nu is iedere trainer in staat om kennis te delen in de virtuele wereld. Dit hebben we mede te danken aan de professionele inzet van LogicaCMG en Smartsite. Het is nu aan ons om van Agora een 'levendige' markt te maken, waar een alsmaar groeiend kennisaanbod te vinden is en waar iedereen binnen Odyssee graag komt om collega's te 'ontmoeten', verbindingen te maken en te leren van elkaars kennis", aldus René Scheeren.
Een mooie case als het gaat om een geslaagde kennismanagement opdracht. Ik ben erg benieuwd op basis waarvan de trefwoorden door de Content Intelligence Module worden toegekend, wordt dit op basis van bijvoorbeeld een thesaurus of trefwoordenlijst gedaan?. Door te abonneren op trefwoorden en collega’s laat ervaring zien dat wanneer het resultaat een veel tal documenten oplevert met een hoge mate van irrelevantie, (wanneer de database groeit) dit in de toekomst een drempel kan zijn om het systeem te gebruiken. Hoe hebben jullie dit opgelost?