Alle ict-projecten binnen Defensie volgen tegenwoordig de Prince2-methode. Bovendien hanteert de krijgsmacht een instrument – Principal Toolbox – voor risicobeheersing. Hiermee zijn beleidsverantwoordelijken voortaan niet meer alleen op papier af te rekenen op de voortgang van een project. Doel van de maatregelen: de ict-projectvoering bij het ministerie te optimaliseren.
De kritiek van de Algemene Rekenkamer in november 2007 was niet mals: de overheid heeft geen realistisch beeld van lopende ict-projecten, waardoor deze vaker mislukken dan nodig is. Gebrek aan transparantie, tekortschietend projectmanagement en een te hoog ambitieniveau frustreren tal van projecten voor de informatievoorziening binnen de overheid, zo stelt de Rekenkamer. Voor Arnold van der Burg kwamen deze conclusies niet als een verrassing. Hij is sinds 1 augustus 2007 formeel directeur van het toen opgerichte Dienstencentrum Ondersteuning Projectvoering (DCOP). Deze organisatie, die nu acht medewerkers telt, was eigenlijk eerder dat jaar al begonnen met het werk.
De aanleiding tot de oprichting van DCOP was het rapport dat Het Expertise Centrum in 2006 had opgesteld. Dit stelde al de noodzaak vast van het verbeteren van de aansturing én de uitvoering van ict-projecten binnen Defensie.
Spelregels afspreken
Het DCOP heeft tot taak het projectmanagement bij Defensie te optimaliseren. De groep heeft bedacht welke methodiek moet worden toegepast en moet zorgen voor het uitdragen van de voordelen van een centrale aanpak, de implementatie ervan en toezien op de naleving. "We hebben te maken met verschillende culturele achtergronden binnen krijgsmachtonderdelen; men spreekt een andere taal. Bovendien is de organisatie continu in beweging. Dan moet je wel spelregels afspreken. We hebben gekozen voor Prince2, omdat die al bij veel onderdelen in gebruik was en ook buiten de krijgsmacht veel wordt gebruikt. Het betekent wel dat sommige afdelingen anders moeten gaan werken en dat doet pijn. Het is onze taak mensen te motiveren toch Prince2 te gebruiken; dat lukt aardig. Wij verzorgen zelf ook de training", zegt Van der Burg.
Die training is in handen van Alfred Krol. "We leren de mensen datgene waar ze behoefte aan hebben; wij leveren maatwerk. Mijn idee is dat mensen er gewoon mee aan de slag moeten gaan om de methode spelenderwijs in de vingers te krijgen. Wij verlenen trouwens ook ondersteuning bij het opstellen van de projectinitiatiedocumenten. Die moet je namelijk helemaal helder hebben", legt Krol uit.
Om een idee te geven: bij Defensie werken, als het om ict-projecten gaat, zo’n drieduizend mensen (die werken bij Defensie Telematica Organisatie – DTO – en Informatievoorziening), er lopen meer dan tweehonderd projecten gelijktijdig en ongeveer duizend mensen zijn daadwerkelijk betrokken bij die projecten.
Alles zichtbaar
Het belangrijkste, aldus Van der Burg, is degenen die het beleid maken ook de verantwoordelijkheid geven over de projecten die daaruit voortvloeien. "Niet alleen op papier, maar ook in de praktijk. Als een planning niet wordt gehaald, dan ligt dat op hun bordje. Dat valt niet af te schuiven naar een projectleider of wie dan ook."
Het overzicht houden over zoveel en zulke complexe projecten lukt niet meer met bijvoorbeeld Excel. Na een Europese aanbesteding heeft Defensie gekozen voor Principal Toolbox van het Nederlandse bedrijf Fortes Solutions. Theo Akkermans, verantwoordelijk voor de implementatie bij DCOP, is ingenomen met het pakket.
"Het helpt Prince2 te implementeren, want mensen moeten nu wel alles invullen volgens de methodiek. De voortgang van alle projecten, maar ook van programma’s met meerdere projecten en hun onderlinge afhankelijkheden, is nu zichtbaar voor alle betrokkenen. En iedereen beschikt over dezelfde informatie. Met de toolbox is het makkelijk automatisch rapportages te genereren.", aldus Akkermans.
Hij wijst erop dat de toolbox een instrument is voor risicobeheersing. "Je ziet meteen wanneer er iets mis gaat. We hebben de verantwoordelijkheden geborgd en dat betekent dat we problemen meteen kunnen toewijzen, zodat er een oplossing komt. Ik vind de toolbox kinderlijk makkelijk om mee om te gaan."
Elkaar scherp houden
Niettemin kostte het wel enige tijd voordat de mensen eraan gewend waren om met het hulpmiddel te werken. Maar dat heeft meer met de instelling van mensen te maken, weet Van der Burg. "Met de toolbox is de voortgang van een project voor alle leden inzichtelijk. Sommige projectleiders vonden dat niet nodig. Dan moet je vertellen dat juist iedereen eraan mee moet doen. Zo houd je elkaar scherp."
De transparantie is volgens hem ook nodig om de politieke leiding te informeren over de voortgang van projecten. Van der Burg vertelt dat de afdeling Informatievoorziening inmiddels gewend is met het instrument om te gaan en dat zij de waarde ervan inziet. "We werken er nu al een tijdje mee en ik zie dat andere onderdelen binnen Defensie ook belangstelling gaan tonen. Daarbij wijs ik er wel op dat je een afdeling als de onze moet hebben om te helpen bij de implementatie en toe te zien op de naleving."
Paarse organisatie
Het Dienstencentrum Ondersteuning Projectvoering binnen Defensie is een zogeheten paarse organisatie: alle ‘kleuren’ zijn er in vertegenwoordigd (landmacht, marine, luchtmacht en overige Defensie-onderdelen). Door de reorganisaties van de afgelopen jaren zijn er binnen de krijgsmacht zo’n 12.000 functies opgeheven en is de nadruk meer te komen liggen op gezamenlijke dienstverlening. Denk aan vastgoed, catering, gezondheidszorg, maar ook informatievoorziening. Bovendien is er nu één commandant der strijdkrachten (tot 17 april is dat Dick Berlijn; hij wordt opgevolgd door Peter van Uhm).
Door de nauwere samenwerking tussen de verschillende onderdelen zijn de ict-projecten omvangrijker en complexer geworden, hetgeen de noodzaak tot een betere greep op projecten alleen maar heeft vergroot.
