Gemeente Wierden is een gemeente met een duidelijke visie met betrekking tot de toekomst. De gemeente wil actief en zelfbewust zijn. Daarbij is het een gemeente die kwaliteit hoog in het vaandel heeft. Om de kwaliteit van de dienstverlening richting de burgers te optimaliseren worden de interne documentstromen beheerst met Decos Document en ontsloten via de gemeentelijke website.
Gemeente Wierden stelt kwaliteit digitale dienstverlening centraal
Op bezoek in het moderne gemeentehuis van Wierden spreken we met Jan Marten de Jong. Hij is communicatie-adviseur en onder andere belast met de informatievoorziening via de website. We spraken met hem over de keuze voor Decos en over de koppeling met het Content Management Systeem waardoor documenten rechtstreeks vanuit Decos gepubliceerd kunnen worden op de gemeentelijke website. Ontwikkelingen die moeten leiden tot interne efficiency met als doel de kwaliteit van de elektronische dienstverlening richting de burgers te optimaliseren.
De keuze voor decos
Uiteraard was Decos, als toonaangevende leverancier op de gemeentelijke markt, één van de opties toen Wierden op zoek ging naar een systeem voor document- en archiefbeheer. De contacten waren vanaf het eerste moment goed.
Jan Marten de Jong: "Decos gaf direct de indruk ons graag als klant te krijgen, ze waren zeer enthousiast en, heel belangrijk, toonden een proactieve houding.
De applicatie Decos Document – web edition sprong eruit door de vele mogelijkheden en de gebruikersvriendelijkheid. Doordat de applicatie volledig web-based is kan er op iedere pc met een internetbrowser mee gewerkt worden. Dit biedt grote voordelen in het beheer, aangezien hierdoor geen aparte installatie op de pc's nodig is. Na afspraken over de realisatie van een koppeling met Smartsite, het Content Management Systeem dat Wierden gebruikt, is begin 2004 gekozen voor Decos.
Documenten voortaan voor iedereen beschikbaar
Er is voor gekozen om Decos vanaf het begin breed en intensief in te zetten. Nota's, beleidsdocumenten, raads- en commissiestukken, post, alle officiële documenten worden opgeslagen in Decos Document.
Inkomende documenten worden centraal geregistreerd en gescand bij de sectie Interne zaken. Met behulp van workflows wordt vervolgens de verspreiding en afhandeling binnen de organisatie geregeld.
Intern aangemaakte documenten worden na het aanmaken direct opgeslagen in Decos Document. Eventuele verdere bewerking gebeurt ook vanuit Decos, bijvoorbeeld tijdens de ontwikkeling van nota tot besluit.
Voor het aanmaken en opslaan van documenten wordt de Office-koppeling Decos Direct gebruikt, dankzij deze koppeling is het ook voor medewerkers die niet dagelijks met Decos werken eenvoudig om een document in Decos vast te leggen. Deze laagdrempeligheid zorgt ervoor dat alle officiële documenten ook daadwerkelijk in het systeem opgeslagen worden.
Jan Marten de Jong: "Het is vooral erg handig als je documenten van anderen nodig hebt, alles is nu makkelijk terug te vinden."
Bestuurlijk Informatiesysteem
Om documenten voor bugers of raadsleden via de gemeentelijke website beschikbaar te stellen, wordt binnenkort de koppeling in gebruik genomen tussen Decos en Smartsite.
Jan Marten de Jong: "Het doel van de koppeling is het bereiken van meer efficiency. We wilden daarom absoluut een dynamische gegevensuitwisseling, zodat alle informatie maar op één plaats opslagen hoeft te worden en dat wijzigingen automatisch overgenomen worden."
Met deze koppeling is het dus mogelijk om Informatie over vergaderingen, de agenda's en verslagen met onderliggende stukken en alle gemeentelijke verordeningen beschikbaar te stellen via de website. De documenten hoeven alleen maar in Decos aangemaakt te worden en deze worden dan automatisch opgenomen in de website. Ook gemeentelijke besluiten en officiële gemeentelijke correspondentie zijn hier te vinden. De documenten en agenda's zijn opgeslagen in Decos, waardoor er geen onduidelijkheid is over versie en stukken op de juiste wijze gearchiveerd worden. De documenten die getoond worden op de website komen dus rechtstreeks uit Decos. De burgers en de raadsleden merken hier echter niets van, die krijgen de informatie in de bekende structuur van de website.
Doordat het gaat om een dynamische koppeling worden aanpassingen in het ene systeem direct overgenomen in het andere. Als bijvoorbeeld een agendapunt verschuift en dit in Decos wordt aangepast, verandert dat automatisch ook op de website.
Jan Marten de Jong: "Er ontstaat hierdoor nooit een situatie waarin op verschillende plaatsen verschillende informatie staat."
Actieve informatievoorziening
Als één ding duidelijk wordt tijdens het gesprek, is het dat de gemeente veel waarde hecht aan een goede dienstverlening richting de burgers. Op dit moment is het al mogelijk voor de burgers om een profiel op te geven van voor hen interessante onderwerpen. Op het moment dat er een nieuw item op de website geplaatst wordt in een door de burger aangegeven categorie krijgt hij of zij een e-mail dat er 'nieuws' is. Deze kenmerken worden straks meegegeven aan documenten die in Decos opgeslagen worden, zodat deze kenmerken niet apart in Smartsite gekoppeld hoeven te worden.
Op dit moment vindt autorisatie op de website plaats door middel van een wachtwoord. Binnenkort zal de authenticatie via DigiD verlopen waardoor er veel meer gegevens via deze weg vrijgegeven kunnen worden, zoals bijvoorbeeld formulieren en informatie over de voortgang van een aanvraag.
Op de vraag in hoeverre ze tevreden zijn over hoe ver ze nu zijn, zegt Jan Marten de Jong: "Wierden wil zaken graag praktisch aanpakken. Dat betekent zo efficient mogelijk. Intern verloopt de documenthuishouding steeds beter en dankzij de koppeling met Smartsite is de informatievoorziening via de website straks ook goed geregeld. We zijn als gemeente dus goed op weg."
