Het ongeregisseerd invoeren van een hulpmiddel ter bevordering van samenwerken in teams, bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint, leidt binnen organisaties niet tot een verbetering van de toegankelijkheid van de informatie. Het delen van informatie is een belangrijke pijler onder de samenwerking van hoogopgeleide kenniswerkers. En delen van informatie is alleen succesvol als informatie van anderen laagdrempelig toegankelijk is. Laagdrempeligheid kan ontstaan door herkenbare structuren die niet vanzelf tot stand zullen komen. Deze zullen alleen op een geregisseerde wijze tot stand komen.
Veel organisaties hebben de afgelopen jaren Microsoft Sharepoint ingericht. Het doel van de invoering van Sharepoint was om informatie met elkaar te delen en op deze wijze samenwerken te bevorderen. Samenwerking binnen teams en kennisdeling tussen teams vormden in veel gevallen de business case van de investeringen. Nu constateren veel bedrijven dat deze doelstellingen niet of slechts ter dele gehaald zijn.
Een typisch scenario van de invoering van Sharepoint loopt als volgt. Allereerst wordt de technische implementatie van Sharepoint gedaan. Het product wordt geïnstalleerd, gekoppeld aan de beveiligingsstructuur van het bedrijf en iemand wordt aangewezen als administrator. Vervolgens kunnen (project)teams een Sharepoint site aanvragen. De toewijzing hiervan wordt altijd goedgekeurd. Iedere site krijgt een eigen beheerder, meestal de aanvrager. Deze gaat de site inrichten en gebruiken naar de behoeften van het eigen team. In snel tempo groeit het aantal sites op deze wijze.
Het resultaat van bovenbeschreven scenario is dat er een goede kans is dat voor grotere projecten al snel verschillende sites zullen zijn, waarvan gebruikers niet van elkaar weten dat er nog een site voor het project is. Andere gebruikers zullen zich niet herkennen in de site structuur en zullen er voor kiezen om op hun eigen PC of home-directory een schaduwarchief bij te houden, zodat zij voor zichzelf de bestanden makkelijker terug kunnen vinden. Het hergebruiken van informatie van andere teams komt niet van de grond. Gebruikers vinden het lastig documenten in andere sites te vinden en weten vaak niet welke sites er zijn. Niet zelden zullen gebruikers überhaupt geen toegang hebben tot teamsites waar ze niet direct in participeren.
De doelstelling was om samenwerking en kennisdeling te verbeteren. De chaos op de netwerkschijven moest worden weggenomen. Al snel zijn dezelfde problemen van die netwerkschijven ook opgetreden binnen de Sharepoint omgeving.
Er is een aantal redenen aan te voeren waarom deze manier van invoering van Sharepoint niet werkt:
1. Er is geen overzicht welke sites er zijn en dus of een nieuw aangevraagde site inderdaad nodig is.
2. De inrichting van sites wordt gedaan door mensen die geen verstand hebben van ordeningsstructuren. Niet zelden wordt begonnen met een onvolledige of onhandig gekozen structuur. Later moeten er dan aanvullingen worden gemaakt, waardoor de logica achter de structuur niet eenvoudig te doorgronden is.
3. Er is geen regie op de ordening binnen sites, waardoor iedere site zijn eigen ordening heeft. Overeenkomsten zijn toevallig in plaats van afgedwongen.
4. Toegang tot sites wordt gegeven op basis van lidmaatschap van een team. In uitzonderlijke gevallen wordt de site ook voor anderen opengesteld.
Ten einde de doelstellingen van de invoering van Sharepoint te realiseren is het dus van belang om een centrale regie te nemen op de invoering en inrichting van Sharepoint, ook ver na de initiële uitrol.
Een aantal maatregelen kan worden genomen:
1. Maak een ordeningsplan en laat dit doen door mensen die begrijpen hoe een ordening moet worden opgesteld. Teamsites met vergelijkbare werkwijzen dienen een gelijke inrichting te krijgen. Sites voor projecten zouden op voorhand een structuur moeten krijgen die aansluit bij de projectmethode van een organisatie. Hierdoor wordt voor mensen buiten het project de vindbaarheid van bestanden beter. Daarnaast kunnen er ook makkelijker regels worden opgesteld welke delen van projectsites openbaar en welke afgeschermd zullen zijn.
2. Houd op één centrale plek het overzicht over welke sites er zijn. Zodoende kan een nieuwe aanvraag beoordeeld worden op haar toegevoegde waarde. Het voorkomen van overlap tussen sites kan hiermee sterk worden teruggedrongen.
3. Zet standaard de leesrechten van een site voor iedereen open. Hierdoor kunnen medewerkers die geen deel uitmaken van het project ook toegang krijgen tot de projectstukken. Dit vergemakkelijkt de afstemming tussen gerelateerde projecten en de uitwisseling van best practices. Zonder deze leesrechten is het invoeren van een zoekmachine nutteloos, gebruikers van een zoekmachine vinden immers alleen de documenten waar ze tenminste leesrechten op hebben. Voorwaarde is wel dat het versiebeheer van de documenten goed ingeregeld is en dat de status van een document altijd duidelijk is voor de lezer. Op deze wijze weet de lezer op zijn minst of het document dat hij leest al af is.
4. Reduceer de hoeveelheid opslagcapaciteit die medewerkers hebben binnen hun individuele domein, de home directories en harde schijven. Hierdoor worden medewerkers gedwongen het collectieve domein, de Sharepoint sites, te gebruiken. Dit is een impopulaire maatregel, maar een noodzakelijke. Veel mensen zullen de dwang van ruimtegebrek nodig hebben om alternatieven überhaupt een kans te geven.
5. Spreek af dat documenten niet meer rond gemaild worden. Het versturen van een link naar het document volstaat. Hierdoor wordt ten eerste voorkomen dat een document in meerdere emailboxen wordt opgeslagen en komen medewerkers ook minder snel in de verleiding een document in het individuele domein op te slaan. Daarnaast zal, door het gebruik van links, de kans dat met oude versies van een document gewerkt wordt, kleiner worden.
6. Maak afspraken over de te volgen werkwijze bij afronding van een project. Tijdelijke bestanden kunnen dan verwijderd worden. Eventueel moet ook de duurzaamheid van de documenten worden gewaarborgd door ze op te slaan in het juiste bestandsformaat. Verder zullen de schrijfrechten van alle deelnemers ingetrokken moeten worden. Daarnaast is het het overwegen waard om de sites voor afgesloten projecten te scheiden van lopende projecten. Zodoende staan ze niet in de weg bij de dagelijkse werkzaamheden (op lopende projecten) en ontstaat er een centrale plaats waar alle afgeronde projecten terug te vinden zijn. In sommige organisaties zal het nodig zijn om de documenten van Sharepoint over te hevelen naar hun archiefsysteem. Tenslotte zou een kwaliteitscommissie kunnen bepalen welke documenten een keurmerk verdienen en daarmee voor hergebruik in aanmerking komen.
De invoering van een hulpmiddel ter bevordering van samenwerking, bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint, kan haar beloften waarmaken. Maar daar horen wel de juiste maatregelen bij. Anders is de invoering van bijvoorbeeld Sharepoint niet meer dan een verplaatsing van de chaos op netwerkschijven naar (een nog grotere) chaos binnen Sharepoint.
Paul Ruijgrok
