ASICS is één van de vijf grootste wereldwijde producenten van sportartikelen en staat voor “Anima Sana in Corpore Sano”, een gezonde geest in een gezond lichaam. Het Japanse bedrijf heeft zijn Europese hoofdkantoor gevestigd in Hoofddorp. Al sinds de oprichting in 1949 ontwikkelt ASICS voortdurend innovatieve sportartikelen in samenwerking met wetenschappers, topatleten en coaches. Producten waarmee de individuele atleet optimaal kan presteren en altijd voldoende beschermd is tegen blessures.
ASICS wordt gezien als een wereldwijde trendsetter op het gebied van sportartikelen. Vanuit die positie is het bedrijf gebaat bij inzicht in de vraag naar een bepaald product of een bepaalde lijn in de verschillende seizoenen. Rodney Haarsma, ICT Manager voor ASICS Europe B.V. vertelt over de inzet van Business Intelligence: "We willen de informatie over lopende verkopen en voorraden zodanig structureren dat we de winkels en de consument met maximale snelheid en flexibiliteit van de juiste producten kunnen voorzien. Business Intelligence speelt een belangrijke rol bij dit sturingsproces."
Aanleiding
"Als retailorganisatie wordt onze bedrijfsvoering sterk beïnvloed door de verschillende seizoenen", licht Rodney Haarsma toe. "Onze verkooporganisaties plaatsen twee keer per jaar inkooporders. De omvang van deze bestelling is afhankelijk van de zogenaamde voorverkoop. Onze landenorganisaties leveren de bestellingen uit aan de lokale winkeliers. Het komt regelmatig voor dat winkeliers gedurende het seizoen nabestellingen plaatsen. Om daar adequaat op in te kunnen spelen, hebben we ons inzicht in de lopende vraag verbeterd."
De landenorganisatie verzamelt de nabestellingen en stuurt deze als één inkooporder naar het Europese hoofdkantoor in Hoofddorp. Op zijn beurt bundelt het Europese kantoor alle landelijke inkoopders. Het duurt dan al snel vier tot vijf maanden voordat de winkelier de gewenste aanvulling op zijn voorraad ontvangt. Rodney Haarsma: "Deze tijd kunnen we straks aanzienlijk verkorten door nauwkeurige planning en forecasting."
Het management van ASICS besloot om het inzicht in de wereldwijde verkoop- en orderprocessen te verbeteren. Interne processen zoals ontwerp, productie, order en verkoop kunnen zo beter op elkaar afgestemd worden waardoor de operationele efficiency verbeterd wordt. Ook kunnen orderstatussen van verschillende landen op die manier met elkaar worden vergeleken en worden gebundeld.
Door verrijkende automatisering van de administratieve processen kunnen ook verkoopcijfers van de verschillende landen naast elkaar worden gelegd om te analyseren waarom een bepaald type schoen in de Benelux beter verkocht werd dan bijvoorbeeld in Spanje.
Probleemstelling
ASICS had behoefte aan een centrale management informatie omgeving om de productieafdeling snel te kunnen laten reageren op Europese marktontwikkelingen en de fluctuerende vraag vanuit de retailers. Ofschoon het orderproces al geruime tijd ondersteund werd door verschillende ERP-systemen, bleef het rapportageproces problematisch, tijdrovend en niet gebruiksvriendelijk.
"Juist deze rapportages zijn essentieel voor ASICS om snel op de vraag vanuit de markt te kunnen inspelen", vertelt Rodney Haarsma. "Actueel inzicht in de orderstatus is immers voor verschillende afdelingen van ASICS van groot belang. Zo baseert de developmentafdeling zijn forecasts hierop, de financiële- en de verkoopafdelingen hun verkoopbudgetten en de distributieafdeling de gehele leveringsplanning."
Daarnaast wilde ASICS informatie geïntegreerd en historisch beschikbaar stellen om inkoop en verkoop beter op elkaar te laten afstemmen.
Waarom Kadenza
De Europese IT-organisatie in Hoofddorp was zich ervan bewust dat de gewenste optimalisatie niet door te voeren was met de huidige rapportagesystemen. Allereerst werd daarom begonnen met het in kaart brengen van alternatieven. Drie eisen waren hierbij van belang. In de eerste plaats moest de nieuwe analyseoplossing, in verband met de beheerbaarheid, gefaseerd kunnen worden uitgerold naar de vier Europese regio's. Bovendien wilde ASICS dat het nieuwe instrument centraal moest kunnen worden aangeboden door de Europese ITafdeling aan de verschillende regio's.
Tot slot moesten de circa honderd eindgebruikers in de verschillende landen eenvoudig met de nieuwe rapportagemogelijkheden kunnen werken. Bij deze selectie werd ASICS na enkele maanden concreet ondersteund door Kadenza, specialist op het gebied van Enterprise Intelligence. "Kadenza is een leveranciersonafhankelijke partij met veel kennis van Business Intelligence en de toepassingsmogelijkheden. Zij hebben ons binnen korte tijd verder geholpen", aldus Rodney Haarsma.
Aanpak Kadenza
Bij het selectietraject organiseerde Kadenza voor ASICS verschillende workshops met de eindgebruikers om vast te stellen hoe de ideale rapportage eruit zou moeten zien. "Juist de eindgebruikers gaven aan een voorkeur te hebben voor de manier van werken zoals zij die gewend waren", aldus Rodney Haarsma. "We konden hen het best helpen door vergelijkbare rapportages aan te bieden, maar dan met geavanceerde mogelijkheden."
Kadenza begon met de bouw en realisatie van een centraal systeem voor historische en geïntegreerde dataopslag (data warehouse). Daaropvolgend startte de implementatie van de rapportage- en analyseomgeving voor zowel het Europese hoofdkantoor als de Benelux-regio. De landenorganisaties van ASICS in de Benelux, Oostenrijk, Duitsland en Spanje zijn gefaseerd overgegaan op het nieuwe systeem. "Daarmee bouwden we binnen de organisatie vertrouwen op. De eindgebruikers merkten dat de informatie die zij erin brachten ook daadwerkelijk terugkwam in de rapportages. Zo ontstond er in de gehele organisatie draagvlak", licht Rodney Haarsma toe.
De consultants van Kadenza begeleidden en trainden de gebruikers en beheerders gedurende het gehele proces en bleven ook na de oplevering betrokken voor onder meer coaching. Kadenza schreef een projectaanpak gebaseerd op de gewenste eindsituatie over drie jaar, maar startte kleinschalig in deeltrajecten.
Rodney Haarsma: "Door de goede samenwerking met onze eigen IT-afdeling, sloten de interne processen goed aan bij het nieuwe project. De concrete aanpak van Kadenza zorgde voor directe resultaten en dit verhoogde het enthousiasme binnen de ASICS-organisatie. Binnen drie maanden was de implementatie afgerond."
Resultaten business
Orderinformatie is nu voor alle Europese landenorganisaties van ASICS binnen een dag beschikbaar waardoor het inzicht in de vraag naar bepaalde artikelen sterk is verbeterd. "De verkoopafdeling kan nu gedetailleerde analyses en vergelijkingen maken tussen de verschillende landen, zelfs tot op het niveau van schoentype en postcode", licht Rodney Haarsma toe. "De Europese en de Benelux-organisatie kan inkooporders beter analyseren, waardoor we vroegtijdig inzicht hebben in de beschikbaarheid en het matchen van voorraad met de verwachte vraag. Onze planningsmogelijkheden zijn zowel toegenomen als verbeterd." Op korte termijn wordt een aantal additionele managementdashboards in gebruik genomen. Hierin kan het salesmanagement via persoonlijke portals informatie vinden over de bestel- en de contacthistorie van de retailers.
Op basis van de Business Intelligence-oplossing kan ASICS nu eerder dan voorheen beslissingen nemen over toekomstige productieorders en kan het bedrijf beter inspelen op de wisselende vraag van de retailers. Hiermee is ASICS in staat de relatie met haar retailers te versterken en haar marktpositie ten opzichte van de concurrentie te verstevigen.
Resultaten technisch
ASICS koos voor Business Objects voor de realisatie van het centrale data warehouse. Daarnaast bood Business Objects XI ASICS goede mogelijkheden voor de rapportage- en analyseomgeving. "We beschikken nu over een enterprise-oplossing die eenvoudig in gebruik is en uitgebreide rapportagemogelijkheden biedt", vertelt Rodney Haarsma. "ASICS heeft nu een bedrijfsbrede rapportageoplossing, met een gebruiksvriendelijke user interface en goede data-integratiemogelijkheden met onze ERP-systemen."
Inmiddels heeft de Europese IT-afdeling van ASICS de basis van het rapportagesysteem verder uitgebreid. Eindgebruikers van de verkoopafdeling hebben nu bijvoorbeeld ook de beschikking over actuele informatie met betrekking tot de order- en verkoopstatus.
