Test: Projecten visueel in de gaten houden

De brainstorm- en visualisatiesoftware MindManager 7 heeft een nieuwe, eenvoudige gebruikersinterface. De software helpt projecten, processen, communicatie en interacties te verbeteren.

Vergadering, coördinatie, meeting, brainstorming… eigenlijk zijn het allemaal variaties op hetzelfde thema. Mensen komen samen, spuien ideeën, maken afspraken. Steevast wordt er van deze vergaderingen een verslag gemaakt. Deze aloude manier van werken heeft heel wat nadelen. Zo zit iedereen voortdurend in het verslag te zoeken naar die ene paragraaf die voor hem of haar van toepassing is. Vaak worden kleine, maar belangrijke dingen over het hoofd gezien. Kortom: er is een gebrek aan overzicht.

Tekstballonnetjes

Om dit te verhelpen ontwikkelde MindJet het programma MindManager, waarvan we versie MindManager Pro 7 geïnstalleerd hebben. Het idee achter MindManager is samen te vatten in de zin: "Eén afbeelding zegt meer dan tien bladzijden tekst." Elk idee, iedere activiteit, iedere persoon, kortom: alles wordt in MindManager gevisualiseerd als een soort tekstballonnetje, ’topic’ genoemd. Aan deze topics worden dan subtopics toegevoegd, zodat er een hiërarchische boom ontstaat. Het zijn dan de verbindingslijnen tussen deze topics en subtopics die de onderlinge relatie van wie-wat-hoe-wanneer aangeven. Net als bijvoorbeeld in Windows Explorer staat er naast elk topic een klein plus- of min-tekentje. Hiermee kun je van een topic alle verdere subtopics met één klik samenvouwen of openplooien.

Het eerste wat opvalt aan MindManager Pro 7 is de vernieuwde interface. Die is gebaseerd op Microsoft Office Fluent UI, zeg maar het lint dat je ook terugvindt in Microsoft Office 2007. Het browsen door de informatie is vereenvoudigd door onder andere het gebruik van tabs. Dankzij de verregaande integratie met Microsoft Office kunnen gebruikers desgewenst Excel, Word, PowerPoint, Project en/of Outlook opstarten vanuit MindManager Pro 7 en gegevens importeren en exporteren.

De praktijk

We hebben MindManager Pro 7 uitgeprobeerd in enkele praktische situaties. Hier valt de enorme flexibiliteit op. Als hoofdtopic, zeg maar het centrum van de map, kun je zowel de datum van de vergadering als de naam van een project nemen.

Case: verslag van een vergadering

In dit geval zal de naam van de map iets in de aard van ‘Coördinatieteam 2007 09 10’ zijn. Het resultaat ligt dan vrij dicht bij het klassiek geschreven verslag: een lijst met deelnemers, een lijst met de besproken onderwerpen. Via de verbindingslijnen kan iedereen met één oogopslag zien wat zijn of haar taken zijn. Dit kan dan nog versterkt worden door het gebruik van kleur of opmaak. MindManager Pro 7 gaat daar nogal ver in, je kunt het zo gek niet bedenken of je kunt er wel de kleur, de vorm, de achtergrond, het patroon enzovoorts van wijzigen. Toch biedt een doelbewust gebruik van pictogrammen en opmaak erg interessante mogelijkheden. Handig is bijvoorbeeld dat je na enkele klikken een filter kunt toepassen waardoor je alleen die topics te zien krijgt waarbij je betrokken bent. Het omgekeerde kan ook: je kunt zien wie er allemaal betrokken is bij een topic. Bijzonder praktisch is de eenvoudige manier om te linken van de ene map naar de andere. Gedaan dus met ‘zoals vorige maand overeengekomen…’, met dan een herhaling van wat er toen gezegd werd. In MindManager Pro 7 wordt zoiets vervangen door een link. Met één klik ziet u wat er vorige maand beslist werd.

Case: opvolging van een project

In dit geval draagt de map de naam van één groot project, zoals ‘organisatie van een opendeurdag’ of ‘herinrichting van het kantoor’. Diezelfde map zal dan in de loop der tijd groeien en voortdurend aangepast worden. Hier komen dan andere sterke punten van MindManager Pro 7 tot uiting, zoals de flexibiliteit. Elk topic is immers heel eenvoudig te verplaatsen door het te verslepen. Hoever een bepaald aspect gevorderd is, kan worden aangegeven met een speciaal pictogram dat een percentage weergeeft. Bestanden met figuren, tekst, rekenbladen, maar ook e-mails (alleen Outlook) kunnen ingelast worden, of er kan naar verwezen worden met een link. MindManager-mappen kunnen verder worden gelinkt met RSS-feeds, websites en populaire databestanden. Naast de e-mails kun je ook van de agenda uit Outlook gebruiken, voor het plannen van vergaderingen en het invoeren van reminders.

Samenwerking

Een van de problemen is dat iedere deelnemer aan de vergadering of aan het project niet alleen vertrouwd moet zijn met MindManager mappen, hij of zij dient eveneens over een eigen exemplaar van het programma te beschikken. De mappen zijn weliswaar op velerlei manieren te exporteren, maar het interessante aan MindManager Pro 7 is juist het dynamische en interactieve karakter van de mappen.

MindJet stelt op zijn website wel een viewer ter beschikking als gratis download. Tenminste, zo wordt het voorgesteld. In feite moet je eerst de volledige MindManager Pro 7 downloaden en installeren. Gedurende een proefperiode van vijf dagen kun je het volledige programma dan zonder beperkingen gebruiken. Daarna schakelt de software automatisch over op een view-only modus.

Kleine minpunten

We haalden het al aan: alle deelnemers aan een vergadering zullen vertrouwd moeten worden met het programma. Dat vergt niet alleen een investering in opleiding, het is ook niet altijd evident omdat heel wat vergaderingen een wisselende bezetting kennen. Tijdens de test zagen deelnemers het programma wel zitten wanneer ze zelf de opbouw van de map konden volgen. Vaak is dit echter niet mogelijk, omdat gedurende meetings vaak andere belangrijke zaken worden geprojecteerd, zoals foto’s, plannen of statistieken.

Kleine wijzigingen aanbrengen in een map, zoals een taak die oorspronkelijk voorzien was voor persoon A nadien toewijzen aan persoon B, is kinderspel. Het volstaat hiervoor het topic te verslepen van A naar B. Maar die wijziging zelf is achteraf niet meer herkenbaar op de map – alleen het resultaat is zichtbaar – zodat het zeker niet ondenkbaar is dat anderen er gewoon overkijken en dat er zo zaken verkeerd lopen.