ThiemeMeulenhoff, een van de drie grootste educatieve uitgeverijen van Nederland, is onderdeel van PCM Uitgevers B.V., toonaangevend uitgever van kranten, boeken en multimedia. ThiemeMeulenhoff kent drie business units: Basisonderwijs, Beroepsonderwijs en Educatie en Algemeen Voortgezet Onderwijs. Binnen deze units, verspreid over vestigingen in Utrecht en Zutphen, wordt projectmatig gewerkt aan de ontwikkeling van lesmateriaal, in totaal 4.000 titels. In 2006 behaalde ThiemeMeulenhoff met 250 werknemers een omzet van € 61,3 miljoen.
Proof of Concept
De geschiedenis van QlikView bij ThiemeMeulenhoff gaat terug tot begin 2005. "In die tijd implementeerden wij een urenverantwoordingssysteem waar nog een rapportagemodule op gebouwd moest worden. We stonden toen voor de keuze tussen een traditioneel systeem dat net als vroeger – met zware ondersteuning van onze IT-afdeling – dagelijks, wekelijks en maandelijks lange papieren lijsten met gegevens produceerde, of een modernere, BI-oplossing. De laatste optie had onze voorkeur. We zochten een tool waarmee zowel managers als medewerkers, onafhankelijk van de IT-afdeling, op elk gewenst moment zelf ‘dwarsdoorsneden' (per persoon, afdeling, project, tijdvak, et cetera) uit onze gegevensverzamelingen konden maken," vertelt Roelof Storteboom, ICT-manager van ThiemeMeulenhoff.
"Nadat onze softwarepartner JIS ons had aangeraden om eens naar QlikView te kijken, hebben we een Proof of Concept van een aantal dagen gedaan. Die proef verliep dermate succesvol dat zij meteen al een goed werkende applicatie opleverde die informatie op een appetijtelijke manier presenteerde – heel wat anders dan de lange lijsten met gegevens waar we ons eerst doorheen moesten worstelen. De directie aan wie we die applicatie demonstreerden, was zo enthousiast dat zij direct fiat gaf QlikView aan te schaffen. We hebben daarna, op aandrang van PCM Uitgevers, nog wel even naar oplossingen van Cognos en Business Objects gekeken. Maar we schrokken zo van de kosten dat we alleen maar bevestigd werden in ons idee dat we een prima keus gemaakt hadden."
Totaaloplossing
"Anders dan deze 'pointproducten', die een oplossing bieden voor één specifiek probleem (ETL, warehousing of quering), is QlikView een totaaloplossing, gebaseerd op ‘simplexity': complex van binnen, simpel van buiten," vervolgt hij. "Exact wat we zochten: een schat aan mogelijkheden waar iedereen, zonder training, mee uit de voeten kan. Die korte leercurve, waarbij geen batterij consultants ingevlogen hoeft te worden, in combinatie met de lage licentiekosten, levert ook nog eens een enorm kostenvoordeel op. Daar komt bij dat QlikView geen beperkingen kent in de databases waaruit het informatie put. Het pakket kan gegevens uit zowel onze MS SQL Server als onze IBM DB/400-database laden. Het verzamelt die gegevens bovendien in ultrakorte tijd. En willen we aanpassingen in de wijze van selecteren of presenteren, of zelfs een geheel nieuwe applicatie bouwen, geen punt: ook dat is in een oogwenk gebeurd. Allemaal voordelen die tellen."
Vier applicaties
"We hebben inmiddels vier QlikView-applicaties gebouwd," vult Stortebooms collega, Business Unit-controller Eric Jolink, aan. "De eerste was de genoemde urenapplicatie, uit 2005. Die applicatie, mede gemaakt om te voldoen aan de International Financial Reporting Standards, is bedoeld om het management inzicht te geven in de productiviteit: per medewerker, afdeling, project, enzovoort. De tweede applicatie, daterend van 2006, stelt de afdeling Inkoop en Logistiek in staat de productieplanning te monitoren. De derde applicatie, uit hetzelfde jaar, brengt de omzetontwikkeling in beeld, waarbij ingezoomd kan worden op bijvoorbeeld een bepaalde methode of periode. Tachtig procent van onze jaaromzet wordt in drie maanden gehaald. In september moeten de meeste schoolboeken verkocht zijn. Vandaar dat we in de zomermaanden graag van minuut tot minuut willen weten hoe het met de verkoop staat. Met die omzetapplicatie kan dat."
De vierde, misschien wel belangrijkste applicatie, was begin 2007 klaar: de projectapplicatie. "Die applicatie geeft inzicht in de kosten, omzetten en resultaten per project. Onze omzet wordt gegenereerd door middel van projecten: de ‘methodes' die wij als educatieve uitgeverij ontwikkelen. Zulke methodes, didactische concepten, gaan acht à tien jaar mee en hebben lange ontwikkeltrajecten. De kosten worden daarbij voornamelijk in het begin gemaakt, terwijl de omzet pas jaren later wordt gerealiseerd. Dat maakt dat je op de voet wilt volgen wat er uitgegeven wordt, zodat je goed kunt sturen. En dat is met QlikView een stuk makkelijker dan voorheen. Met QlikView kun je je calculaties simpel vergelijken met de werkelijkheid en uiteindelijk zelfs een soort nacalculatie maken."
Drie man, drie dagen
Het bouwen van die applicaties vergde extreem weinig tijd. "Met zijn drieën – een consultant van JIS, iemand van onze IT-afdeling en een gebruiker – hadden we telkens in drie dagen een kant-en-klare applicatie. Dat kon doordat bij onze IT-afdeling veel kennis aanwezig is van de onderliggende databasestructuur. Wij hebben ons eigen ERP-systeem gebouwd, dus daar weten we alles van. Als je die kennis niet in huis hebt en je bent afhankelijk van derden, duurt zo'n traject natuurlijk iets langer," licht Storteboom toe. "Iedere nacht betrekt QlikView alle gegevens over uren, omzetten en projecten uit dat ERP-systeem, dat ze op zijn beurt weer uit de databases haalt: bij elkaar zo'n dertig miljoen records. In het begin gebruikten dertig mensen de rapportagetool. Nadat we de omzetapplicatie gebouwd hadden, steeg dat aantal naar 130, de helft van het aantal medewerkers: managers, marketeers, financiële mensen, uitgevers, procescoördinatoren en redacteuren."
"QlikView produceert niet alleen harde cijfers, maar presenteert die ook op een grafisch aantrekkelijke manier. Dat maakt dat cijfers gaan ‘leven', en daar vallen mensen voor"
Eric Jolink, Business Unit-controller, ThiemeMeulenhoff
Nieuwe toepassingen
"De belangrijkste wapenfeiten van QlikView zijn," volgens Storteboom, "de sterk verminderde druk op de IT-afdeling en de professionalisering van de informatievoorziening: de snelheid en het gemak waarmee actuele stuurinformatie gegenereerd kan worden. Jolink is vooral gecharmeerd van de wijze waarop QlikView de gegevens opdient: "QlikView produceert niet alleen harde cijfers, maar presenteert die ook op een grafisch aantrekkelijke manier. Dat maakt dat cijfers gaan ‘leven', en daar vallen mensen voor." Het financieel bewustzijn is daardoor duidelijk vergroot. "Logisch, want hoe meer mensen geconfronteerd worden met cijfers, hoe meer belangstelling ze daarvoor krijgen. En hoe meer mensen zien wat er met QlikView mogelijk is, hoe groter de behoefte om bestaande applicaties door te ontwikkelen en nieuwe applicaties te bouwen."
Op korte termijn wil hij nog twee toepassingen bouwen. "De eerste is een applicatie voor het samenstellen van onze financiële maandrapportage. Die wordt nu nog fysiek verspreid. Dat gebeurt straks online, waardoor de informatie sneller beschikbaar is. Dat moet nog dit jaar zijn beslag krijgen. De tweede toepassing, waarover wij op dit moment in gesprek zijn met onze uitgevers, is gericht op forecasting, op basis van de ontwikkelingen in de markt die wij zien en de verkooppatronen die QlikView laat zien. Die applicatie moet begin 2008 in de lucht zijn."
