‘Geef geld uit om te besparen’

Wie uitbesteedt, zal moeten investeren in een interne ict-kernafdeling. Anders wordt de aansturing van de leverancier een farce en vallen besparingen tegen. De regie in handen leggen van een externe organisatie is uit den boze. Dat zegt hoogleraar Leslie Willcocks.

Leslie Willcocks, hoogleraar aan de London School of Economics and Political Science, publiceert samen met onderzoeker Andrew Craig studies over uitbestedingsvraagstukken. Automatiseerder LogicaCMG sponsort deze serie, waarvan recent het nieuwe onderzoek The Outsourcing Enterprise. Building core retained capabilities is verschenen. Daarin laat het duo zien welke ict-kerntaken in huis moeten blijven wil een uitbestedingstraject slagen (zie kader).

Een van de voorbeelden in het rapport gaat over een bank en een fabrikant die in een uitbestedingstraject ook de ict-architecten overhevelden naar de leverancier. Na drie jaar namen beide ondernemingen weer architecten in dienst. Zij begrepen namelijk niet meer waar hun leveranciers over praatten wanneer er met hen overleg plaatsvond over nut en noodzaak van een nieuw platform.

Andere expertise die in huis moet blijven om niet afhankelijk te worden van ict-partners, zijn onder meer contractbeheer, functioneel beheer en marktkennis. De hoogleraar waarschuwt ervoor niet alles op het bord van een ict- of contractmanager te leggen. Die raakt anders overbelast. Organisaties moeten in zijn ogen investeren in gespecialiseerde kennis. Hij wijst op het belang van informatieanalisten (‘informed buyers’ in zijn terminologie). Het gaat om medewerkers die de markt voor ict-diensten scherp volgen (deals, prestaties, trends) en goede, informele contacten met dienstverleners onderhouden. Deze analisten spelen een belangrijke rol in het bedenken van een toekomstvisie en het inrichten van het aanbestedingstraject, aldus Willcocks.

Hoe meer er wordt uitbesteed, hoe meer geld er moet worden uitgetrokken voor de interne structuur, stelt hij. “Zeker straks, als er weer sprake is van een recessie, zal er worden uitbesteed om op de kosten te besparen. Wie dan te weinig geld steekt in het opbouwen van de kerntaken die overblijven, komt geheid in de problemen. En de besparingen vallen dan ook vies tegen.”

Belangenverstrengeling

In Nederland is de regieclub in zwang geraakt om leveranciers aan te sturen. Dit kan een interne afdeling zijn die wordt ingericht en soms tijdelijk bemand door adviesbureaus als Synotion (Robeco, Interpolis en ProRail) of Quint Wellington Redwood (IND, CBS). Maar opdrachtgevers trekken ook ict-dienstverleners aan die de regievoering overnemen. Ordina doet dit bijvoorbeeld voor Rijkswaterstaat, Accenture voor ING en CSC voor de Nederlandse Spoorwegen. Willcocks ziet dit soort constructies niet zitten. “Het gevaar van belangenverstrengeling is groot en er ontstaat altijd discussie wie verantwoordelijk is voor een stroefdraaiende uitbesteding: de regiepartij of de opdrachtgever?”

Het grootste bezwaar vindt hij eigenlijk dat er geld naar een externe partij gaat dat beter geïnvesteerd kan worden in de opbouw van een interne, regievoerende afdeling. “Natuurlijk, het vinden van hooggekwalificeerde medewerkers hiervoor is geen sinecure, maar zoiets betaalt zich op termijn uit. Een organisatie moet altijd zelf controle blijven uitoefenen, ook op de activiteiten die zij bij derden onderbrengt.” Hij wijst op ABN AMRO dat na de grootscheepse uitbesteding van de automatisering een nieuwe it-afdeling heeft ingericht voor het aansturen van het beperkt aantal voorkeursleveranciers. “Een goede start, al is het afwachten wat er na de overname door Fortis gebeurt.”