Zorggroep Omring heeft meer tijd voor zorg voor haar cliënten door mobiele registratie

Omring heeft een totaalproject gerealiseerd voor de automatisering van het primaire proces binnen de intra- en extramurale zorg: urenregistratie, agendering en het bijhouden van klantendossiers op basis van PDA’s met Windows Mobile 5. De tijd die vroeger verloren ging aan papieren administratie komt nu ten goede aan de zorgverlening.

Het bedrijf

Omring is de grootste zorgcombinatie in West-Friesland en de kop van Noord-Holland. Ruim 5.000 medewerkers zetten zich dagelijks in voor klanten in heel Noord-Holland die zorg behoeven. Deze zorg kan worden verleend in een verzorgingshuis van Omring, maar ook bij de mensen thuis. Omring staat voor vertrouwde zorg waar nodig en moderne hulp waar gewenst. Mensen en gezinnen kunnen met hun vraag bij Omring terecht, in elke fase van hun leven.   Net als de andere organisaties in de zorgsector heeft ook Omring in toenemende mate te maken met professionalisering. ICT maakt hiervan een belangrijk deel uit. David van Peenen, projectleider ICT bij Omring, vertelt hoe vanuit ICT-oogpunt de efficiency in met name de thuiszorg kon worden verhoogd en hoe de ICT een betere sturing mogelijk maakt en meer inzicht geeft in de gemaakte uren en kosten.

Semi-geautomatiseerd

De heer Van Peenen: "Vroeger hadden we voor de administratieve afhandeling, die met de thuiszorg gemoeid is, een semi-geautomatiseerd systeem. Met behulp van een centraal computersysteem (ZON) werd een planning gemaakt en een werkbrief op papier afgedrukt. Deze werd naar de thuiszorgmedewerk(st)er gefaxt of werd afgehaald op een van onze locaties. Na het lopen van de ronde werden op de werkbriefjes de gewerkte uren ingevuld en weer ingeleverd of teruggefaxt. Een medewerker typte de informatie vervolgens over in het computersysteem, natuurlijk wel met kans op fouten."

Mobiele computers

De uitdaging voor Omring was gelegen in het verbeteren van het administratieve proces rond de thuiszorg. De afdeling ICT opperde het idee om hiervoor PDA's in te zetten. Door de medewerkers uit te rusten met deze mobiele zakcomputers zou de administratie direct bij de mensen thuis kunnen plaatsvinden en via GPRS direct naar het hoofdkantoor worden gestuurd. Dat levert tijdige managementinformatie over bijvoorbeeld de gerealiseerde productie en maakt papierstromen en invulwerk achteraf overbodig.   Verder denkend zouden ook op vaste locaties van Omring PDA's kunnen worden ingezet. Daarmee zouden artsen patiëntendossiers kunnen raadplegen en informatie over medicijnen en bijwerkingen kunnen opzoeken. Omring ging op zoek naar een partner die kennis had van mobiele systemen en voeling met de zorgsector. Een belangrijk criterium was dat de partner voor afdoende beveiliging diende te zorgen van zowel de gegevens op de PDA als van de informatie tijdens datatransport. Ook stelde Omring hoge eisen op het gebied van beheer: men wilde de PDA's met zo min mogelijk inspanning op afstand kunnen beheren.

ELMO

Microsoft partner ELMO uit Woerden bleek over een grote kennis op het gebied van mobiele apparaten en datacommunicatie te beschikken. Het feit dat ELMO de applicatie Mobicare voor geautomatiseerde tijdsregistratie op handhelds had ontwikkeld, gaf vertrouwen dat deze Microsoft partner Omring van dienst kon zijn. Ook het beheer van de apparatuur op afstand en de beveiliging van de gegevens konden door deze partner goed ingevuld worden.

Blackberry versus Windows Mobile 5

Omring bekeek een aantal mobiele oplossingen, waaronder Blackberry en andere PDA's met afwijkende besturingssystemen. Uiteindelijk is de keuze gevallen op Microsoft Windows Mobile 5-systemen. "Voor het registreren van uren zijn meerdere mobiele apparaten geschikt. Maar wanneer je die apparaten ook intramuraal en voor meerdere doeleinden wilt inzetten is een flexibel besturingssysteem noodzakelijk. Voor koppelingen met andere systemen, zoals SQL Server-databases of Exchange Server, is de Microsoft-oplossing het meest flexibel gebleken," legt de heer Van Peenen uit. "Daarnaast hadden we een zekere voorkeur voor Hewlett-Packard-apparatuur. ELMO adviseerde ons de HP RW6815 met Windows Mobile 5."   Voor het registreren van uren door thuiszorgmedewerkers wordt de door ELMO ontwikkelde oplossing MobiCare gebruikt. Via deze applicatie kunnen medewerk(st)ers in de thuiszorg op locatie een beknopte versie van het klantdossier inzien. Daardoor weten zij welke zorgbehoefte de klant heeft, maar ook wanneer en hoe zij diens woning kunnen betreden en hoeveel tijd de cliënt recht heeft op zorg. Via dezelfde applicatie kunnen de gewerkte uren direct geregistreerd worden. Na het inlezen van de gegevens in het backoffice-systeem kan de organisatie kosten registreren, het salarissysteem voeden en facturen uitdraaien. Dit alles uiteraard na fiattering door een bevoegde manager.

Implementatie en beveiliging

De heer Van Peenen: "In mei 2007 is een pilot gestart en op dit moment zijn al 60 PDA's in gebruik. Dat aantal wordt eind 2007 uitgebreid tot 450 en mogelijk later tot 600. Omdat de Omringorganisatie onlangs gefuseerd is met een andere zorginstelling zal het uiteindelijke aantal oplopen tot wel 1100 apparaten." Omring neemt de komende jaren diensten af van ELMO, maar wil het uitrollen van de PDA's zelf in de hand houden.   Mart Groot van ELMO over de beveiliging: "Het datatransport via GPRS is door ons van een versleuteling voorzien. De PDA's en de applicatie zijn beveiligd en gekoppeld aan een centrale beheeromgeving. Mocht het toch nog misgaan, bijvoorbeeld als een PDA wordt ontvreemd, dan biedt Windows Mobile 5 samen met de beheeromgeving Afaria van iAnywhere, de mogelijkheid om de opgeslagen gegevens op afstand onbruikbaar te maken."

Tevredenheid bij medewerkers én management

De gebruiksvoordelen en businessvoordelen van de PDA's en applicaties zijn voor de organisatie overduidelijk. De heer Van Peenen: "Eigenlijk hadden wij meer weerstand tegen de invoer verwacht. Maar na enkele trainingen door ELMO en wat oefenen konden onze medewerkers al heel snel met de mobiele oplossing overweg. Sterker nog, zij wíllen het systeem heel graag gebruiken. Dat is ook logisch, want zij zijn daarmee verlost van een groot deel van de administratieve rompslomp, het invullen van werkbriefjes én immobiliteit. Per klant kostte dat elke dag al gauw een kwartier. Doordat de PDA's van HP, het Windows Mobile-besturingssysteem én de MobiCare-applicatie zeer stabiel zijn, is de tevredenheid onder onze mensen hoog en hebben zij geen behoefte om nog naar de oude papiermethode terug te keren. De bespaarde tijd kan nu beter besteed worden: meer zorg voor de cliënt."   Tegelijkertijd krijgt de zorginstelling meer inzicht in de tijdsbesteding in de thuiszorg. Zo is het voor Omring nu veel duidelijker welke route de medewerk(st)ers gelopen hebben, hoeveel zorg precies is verleend en hoe bijvoorbeeld de verhouding reistijd/werktijd ligt. Dit soort managementinformatie, waar men vroeger weken op moest wachten, is nu vrijwel direct beschikbaar.

Groeipad

Eind 2007 zal Omring de uitrol van alle 450 PDA's voltooid hebben. Mogelijk zal dit aantal worden uitgebreid naar 600. De heer Van Peenen: "Het is ons plan de PDA's ook intramuraal in te zetten. Wij zien grote voordelen als ook artsen en fysiotherapeuten ermee gaan werken. Zij kunnen dan vanuit de binnenzak patiëntendossiers (beknopt) raadplegen en direct medische informatie of protocollen opzoeken. Ook kunnen hierop de activiteiten van een cliënt worden bijgehouden. Dat maakt het wellicht mogelijk om in de toekomst familieleden via een website op de hoogte te houden van het wel en wee van onze cliënt. In dit kader valt ook te denken aan het gebruik van grotere schermen, zoals Tablet PC's."