Verbetering van de aansluiting van ict bij het zorgproces

Sinds lange tijd werken MEE Noordoost Brabant en MEE Noord en Midden Limburg samen, zowel bestuurlijk als organisatorisch. In 2004 is daar MEE regio ’s-Hertogenbosch aan toegevoegd. Om daadwerkelijk voordelen te halen uit de regiofusie, was het noodzakelijk ook aan de operationele kant nader tot elkaar te komen. Ook, of misschien wel juist, op het gebied van ICT. Frank Grisel, Manager Beheer, ging samen met AAC Cosmos om de tafel om dat te realiseren. Het resultaat is een vernieuwingsproject van de centrale ICT-infrastructuur en uitbesteding van het technisch ICT-beheer.

Frank: "Voor de fusie met MEE 's-Hertogenbosch werkten wij al naar tevredenheid volgens het Citrix Server Based Computing concept. Het lag dan ook voor de hand om het netwerk in 's-Hertogenbosch af te bouwen en deze regio in het SBC-concept op te nemen. Dit om met name de interne communicatie tussen de medewerkers en het delen van bestanden te optimaliseren. Daarnaast wilden we de mogelijkheid creëren voor medewerkers om ongeacht tijd en plaats te kunnen werken."

Opmerkelijke visie

"Van de Geijn Partners heeft ons als onafhankelijk adviseur begeleid bij de keuze van een ICT-partner. Wij hebben in eerste instantie op een beurs kennisgemaakt met AAC Cosmos. Het bleek dat andere MEE-organisaties en enkele andere zorgpartners ook met AAC Cosmos samenwerkten. Het leek ons slim een second opinion te vragen van AAC Cosmos over onze plannen en de toenmalige aanpak. Het uitgebrachte advies kwam professioneel en objectief op ons over. Ook het prijsniveau en de beschikbare expertise bleken ruim voldoende. Wat mij opviel in het selectietraject en eigenlijk ook daarna, is de visie die AAC Cosmos voorstaat. Die kun je best opmerkelijk noemen. De techniek is niet het uitgangspunt in de samenwerking. Vooral het meedenken vooraf, het toesnijden van de oplossingen op onze organisatie en de pragmatische aanpak spraken ons aan. Ook de uitspraak ‘informatie is de vijfde productiefactor' getuigt van visie."

Functioneel en flexibel

"In totaal werken er bij onze organisatie ('s-Hertogenbosch, Noord en Midden Limburg en Noordoost Brabant) ruim 260 mensen. Daarvan zijn er 200 actief betrokken bij de dienstverlening aan onze cliënten. De overige 60 werken ondersteunend. ICT is voor onze organisatie heel belangrijk. Zo kan de interne bedrijfsvoering niet zonder kantoorautomatisering. Consulenten moeten altijd bij de cliëntendossiers en agenda kunnen en de tijdregistratie moet feilloos zijn. Ook extern moet alles goed werken. Bijvoorbeeld onze website, maar met het oog op de toekomst denken wij eveneens aan een extranet zodat een deel van de cliënten online dossiers kan raadplegen of gemaakte afspraken kan volgen. Functionaliteit en flexibiliteit vormen daarbij het uitgangspunt."

Meer tijd voor innovatie

"Onze medewerkers leggen
de lat hoog voor ons: ICT moet gewoon altijd werken en niet ingewikkeld zijn. Waar ze ook werken, thuis of op kantoor. Groot voordeel van het SBC-concept vind ik daarbij dat onze consulenten nimmer met privacygevoelige informatie over straat hoeven. Veiligheid voor alles! Samen met AAC Cosmos is het SBC-concept verder uitgerold. Om altijd zeker te zijn van optimale beschikbaarheid, hebben wij het centrale netwerkbeheer ook aan hen uitbesteed. Een veilig idee en bovendien ontstaat er meer tijd voor onze eigen beheerders om zich bezig te houden met innovatie: het toekomstige gebruik van mobiele devices door onze consulenten bijvoorbeeld."

Niet zaligmakend

"Overigens is het SBC-concept en het idee van uniforme werkplekken niet voor iedereen zaligmakend. Zo krijg ik nog wel eens de opmerking dat het allemaal minder leuk is geworden doordat ‘de PC thuis veel meer kan dan op het werk'. Maar ja, of dat voor de organisatie echt een nadeel is? Een ander aspect is dat niet alle toepassingen zich probleemloos laten installeren. Zo hebben wij een aantal visueel gehandicapte mensen in dienst, die gebruik maken van speciale software. Het heeft de nodige energie gekost om die goed werkend te krijgen. Daarnaast adviseerde AAC Cosmos ons dringend bepaalde toepassingen helemaal niet te installeren met het oog op de beschikbaarheid van het netwerk. Ook dat is best uitzonderlijk
voor een leverancier."

Uitbesteding technisch ict-beheer

"Een verruiming van de bereikbaarheid van de ICT-afdeling was voor ons noodzaak. Daarnaast wilden wij installaties en updates bij voorkeur 's avonds uitvoeren om het netwerk overdag continu beschikbaar te houden. Hiervoor is goed gekeken naar de meest ideale vorm van ondersteuning. Wij hebben met AAC Cosmos overeenstemming bereikt om met Service Framework 3.0 het technisch ICT-beheer van de centrale ICT-omgeving uit te besteden. Deze dienstverlening
kon flexibel aangepast worden aan onze eisen en wensen. Hierdoor kan vanuit onze ICT-afdeling -in samenwerking met AAC Cosmos- een belangrijke bijdrage geleverd worden aan de ondersteuning van het zorgproces. Uiteindelijk voorziet de overeenkomst in remote proactief beheer gedurende vijf dagen per week, 13 uur per dag. Wij laten hiermee de zorg voor de beschikbaarheid van onze centrale systemen over aan AAC Cosmos, maar we houden zelf voor een belangrijk deel de regie in handen. Ik heb een heel goed gevoel over de huidige aanpak en de samenwerking.
Kijkend naar de toekomst zie ik nog veel meer mogelijkheden, die we kunnen benutten met de slimme inzet van ICT."