De oprichters van Runbook hebben hun geld altijd verdiend als financiële SAP-consultants. Zes jaar geleden besloten ze hun kennis vast te leggen in een eigen SAP-module. Inmiddels hebben ze afscheid genomen van de consultancytak en werken de eigenaren aan uitbreiding naar het buitenland.
Runbook Company is als softwarebedrijf van start gegaan in de moeilijke jaren vlak na de dotcom-crash. De twee oprichters, Herman Heller en Rob Leesberg, kennen elkaar echter al veel langer. In de jaren ‘90 boden zij consultancy aan op de financiële onderdelen van SAP. "Dat was voor die tijd uniek", vertelt Heller. "Terwijl iedereen juist generalist was, waren wij een kleine nichespeler met veel specifieke kennis."
"In 2000, 2001 leek het ons slim om voor die grote partijen een complete oplossing voor de periodieke afsluitingen aan te bieden", vervolgt Heller. "SAP had geen specifieke financiële applicatie. We zijn toen met de cio van Philips Semiconductors (nu NXP), nog steeds een van onze belangrijkste klanten, om de tafel gaan zitten. Zij bepaalden de functionaliteit, wij bouwden voor onze rekening de software. Dat financierden we uit de consultancy."
"Vrij snel daarna kregen we Wolters-Kluwer en Océ als klanten erbij. Bovendien werd onze financiële module door SAP gecertificeerd. Dat gaf ons de mogelijkheid om bij andere grote klanten binnen te komen."
Duwtje
Niet lang nadat Runbook van start was gegaan, gaf de opkomst van Sarbanes-Oxley (SOX) het bedrijf het volgende duwtje in de rug. "Hoe voeg je je gegevens precies samen en hoe controleer je dat proces? Dat moet je in SAP vastleggen." Heller vertelt hoe zij met PricewaterhouseCoopers zijn gaan praten om ook financiële risicobeheersing in hun module te integreren. "PwC is dat zelf ook gaan gebruiken. Daarna kregen we ook Shell als klant. Zij gaan in de toekomst alle afsluitingen met Runbook doen. Dat is onderdeel van het GSAP-project (Global SAP) dat nog tot 2010 loopt." Ook Philips sloot vorig jaar een licentieovereenkomst af voor de hele organisatie. Na Semiconductors en Medical Systems zijn ook Consumer Electronics (CE) en Domestic Appliances and Personal Care (DAP) met de implementatie bezig.
Hoewel Runbook zijn start uit de consultancy heeft kunnen financieren, is die tak inmiddels verkocht. "Alle grote wereldspelers werken met hun eigen partners", vertelt Heller. "Daar wilden we niet mee concurreren."
Dat betekent dat het bedrijf zich op dit moment puur op het ontwikkelen van de software richt. Het neemt bij implementaties nog wel het projectmanagement voor zijn rekening. "Het wereldwijd verkopen van software is een heel andere tak van sport dan wereldwijde consultancy. Daar moet je een aantal jaren voor uittrekken."
Hoewel Runbook op dit moment snel in omvang groter wordt, wil Heller de groei gecontroleerd laten plaatsvinden. Het bedrijf is nu twintig man groot, waarvan zes, zeven mensen pas het afgelopen halve jaar zijn aangenomen. Daarnaast werkt Runbook nog samen met een stuk of zestig freelancers. Veel daarvan kennen Heller en Leesberg nog uit hun consultancy-jaren.
Springplank
De ambities van Heller en Leesberg houden echter niet op bij onze landsgrenzen. De komende twee jaar wil het duo doorbreken in Duitsland en de Verenigde Staten. Het eerste land fungeert daarbij als springplank voor het tweede. Waar SOX in Europa vooral wordt toegepast omwille van de procesverbetering en risicobeheersing, is het vastleggen van de meta-informatie in de VS een verplichting.
"De markten zijn heel verschillend", aldus Leesberg. "In de VS zien mensen dit soort trajecten als een manier om carrière te maken. Daardoor is het beslissingstraject sneller te doorlopen."
Runbook participeert dan ook al vier, vijf jaar in Amerikaanse seminars over SOX en aanverwante onderwerpen. Leesberg is daarvoor regelmatig in Las Vegas en Washington te vinden.
Financiering
Duitsland is zowel vanwege zijn grootte als vanwege de uitstraling naar de VS interessant. Het heeft de grootste installed base van SAP-implementaties. "Amerikaanse bedrijven kijken vooral naar de Duitse spelers", zegt Heller. "We richten ons daarom vooral op de grote partijen daar. Die moeten als referentie dienen. We zijn daar nu mee bezig." Volgende maand gaat de cfo van het Duitse Lekkerland bijvoorbeeld bij zijn collega's van Océ kijken.
Ondertussen breiden ook de bestaande Nederlandse multinationals hun Runbook-implementaties uit, meestal als onderdeel van een organisatiebrede SAP-strategie.
"Op dit moment gaat het erg goed met ons", zegt Heller. "We zijn voorbereid op de komende twee, drie jaar. We zijn nu bezig met Duitsland. Volgend jaar willen we onze mensen en kennis naar de VS overbrengen. Als het daar aanslaat, hebben we wel externe financiering nodig. Dan gaan we op zoek naar een partner in de financiële wereld. Op dit moment kunnen we alles zelf nog dragen."
Zwetende ceo's
"De jaarafsluiting van een multinational is een proces van driehonderd stappen in veertig landen," vertelt Leesberg. "Bij elkaar gaat het dan om twaalfduizend onderling afhankelijke activiteiten. Als in één van die stappen iets mis gaat, loop je het risico dat de maandafsluiting vertraagd wordt. Als dat betekent dat de publicatie van de halfjaarcijfers drie weken moet worden uitgesteld, dan gaat de ceo zweten, maken de aandeelhouders zich zorgen en springen de media erbovenop. Onze software laat zien waar in de workflow het mis is gegaan."
Runbook ziet er uit als een klassieke workflow-toepassing. Gebruikers krijgen hun eigen lijst of dat van hun team te zien. Daarop staan de taken die zij nog moeten uitvoeren of de gegevens die zij nog moeten invoeren. Je kunt daarop een clean-desk-beleid instellen: gebruikers moeten zorgen dat ze geen posten open hebben staan.
Al die werklijsten zijn aan elkaar gekoppeld. De financiële manager kan in zijn cockpit per service unit en divisie zien welke mijlpalen behaald zijn. Maakt hij zich zorgen dan kan hij via een drill-down precies zien wat de status van de afzonderlijke onderdelen is.
Behalve dat een gebruiker wat meer van de workflow-ketens kan zien dan alleen zijn eigen stukje, heeft hij ook de mogelijkheid om zijn ervaringen in het systeem vast te leggen. "Het is heel moeilijk om routine op te bouwen in een jaarafsluiting," zegt Leesberg. "Daar huur je vaak SAP-consultants voor in. Maar als die klaar zijn, nemen ze hun aantekeningen mee. Nu kun je dat vastleggen en weer ophoesten bij de volgende afsluiting of als de auditor langskomt."
