Test: drie pakketten kantoorsoftware vergeleken

De kantoorsoftware in een bedrijf moet af en toe vernieuwd worden. De kosten daarvan kunnen aardig oplopen. We vergelijken de drie belangrijkste office-pakketten van dit moment met elkaar: Microsoft Office 2007, Corel WordPerfect Office X3 en Sun StarOffice 8. Toch maar bij de oude, vertrouwde marktleider MS Office blijven, of wordt het tijd voor iets nieuws?

Bij vernieuwing van de kantoorsoftware zal een organisatie gemakshalve vaak opnieuw voor hetzelfde pakket kiezen. Dat heeft onmiskenbaar voordelen. De nieuwe versie biedt heel wat nieuwe functies en mogelijkheden, maar al met al komt hij toch vertrouwd over, zodat opleidingen voor de gebruikers minimaal of zelfs overbodig zijn. Om die reden kan de hogere aanschafprijs voordeliger uitkomen. Bovendien zijn er nauwelijks of geen compatibiliteitsproblemen te verwachten.

Momenteel liggen de kaarten echter anders. Office, de kantoorsoftware van Microsoft, is al lange tijd de absolute marktleider. De nieuwste versie, Office 2007, is echter zo anders dan de vorige versies dat voorgaande redenering niet langer opgaat. Door het gebruik van het lint (Ribbon) en de compleet andere groepering van de functies in plaats van de vertrouwde menustructuur is een steile leercurve met bijpassende opleiding onvermijdelijk. Daarom is de overschakeling naar andere kantoorsoftware het overwegen waard. Bieden de belangrijkste concurrenten, Corel WordPerfect Office X3 en Sun StarOffice 8, significante voordelen tegenover Microsoft Office 2007? Of blijf je maar beter bij de vertrouwde marktleider?

In deze test beperken we ons tot de drie meest gebruikte onderdelen van kantoorsoftware: tekstverwerking, rekenblad en presentatiesoftware. Zelfs dan hebben we alleen ruimte om een selectie van binnen bedrijven vaak gebruikte functies te vergelijken. We beginnen echter met een kostenvergelijking.

Kostenplaatje

Helaas is het moeilijk om de kosten van elk pakket te bepalen. Van Microsoft Office 2007 bestaan maar liefst acht verschillende versies, Corel is iets bescheidener met vier versies en zelfs van StarOffice bestaat een alternatief, namelijk het gratis OpenOffice. Al die versies hebben uiteraard een andere samenstelling en andere licentievoorwaarden. De meeste versies bestaan ook nog eens in gewone en in een upgrade-versie, telkens uiteraard met aangepast prijskaartje. Als toetje hanteren de fabrikanten ook nog speciale prijzen voor volumelicenties.

In de productinformatie vind je de maximale straatprijzen die je voor deze suites zult betalen. Er zijn natuurlijk forse kortingen mogelijk, naargelang de omvang van de organisatie en de gewenste versie. Enkele simulaties die we uitvoerden leren dat er toch één constante is: Microsoft is altijd het duurst, Corel kost pakweg de helft, Sun is veruit de goedkoopste.

In plaats van StarOffice 8 kun je zelfs kiezen voor de gratis OpenOffice.Org kantoorsuite. StarOffice is immers een commerciële versie van OpenOffice.org, gebaseerd op dezelfde programmacode, maar met toevoeging van door Sun aangekochte third-party technologie. Heb je die niet nodig en evenmin de inbegrepen support van StarOffice, dan kun je ook voor het gratis open source alternatief OpenOffice kiezen.

Compatibiliteit

Alle producten claimen een uitstekende compatibiliteit met de producten van de concurrentie, maar dat moet je toch wel met een serieuze korrel zout nemen. Het begint al met de slechte uitwisselbaarheid van de diverse bestandsformaten, waarover we al berichtten in het artikel "Open Document Format versus openXML" in Computable nr. 18.

Microsoft Office 2007 zorgt als de facto marktstandaard voor nog andere dan alleen bestandsproblemen. Voorheen gebruikte Microsoft als standaard de lettertypes Times New Roman en Arial. Die lettertypes zijn op bijna alle computers terug te vinden. Documenten worden daardoor meestal correct weergegeven, ongeacht de gebruikte tekstverwerker.

Het nieuwe standaardlettertype in Microsoft Office 2007 is echter Calibri, een proportioneel schreefloos lettertype dat een betere leesbaarheid geeft op de steeds populairder wordende lcd-schermen. Calibri wordt echter niet standaard geïnstalleerd met Windows en zit evenmin in de kantoorsoftware van Corel en Sun. Daarom moeten WordPerfect en StarOffice dat lettertype converteren.

Deze conversie is zonder meer rampzalig. WordPerfect zet Calibri om in Courier, een niet-proportioneel lettertype met schreef dat sterk lijkt op dat van een antieke typemachine. StarOffice maakt er een onbestemde, veel te sterk gecondenseerde Arial-achtige variant van. Waar WordPerfect nog een perfect leesbaar document toont, is de StarOffice-variant zo goed als onbruikbaar. In beide gevallen is de lay-out van het document sterk gewijzigd, met alle gevolgen voor de positie van ingesloten figuren, afbeeldingen, tabellen en ga zo maar door.

Natuurlijk kun je ook hier de standaardinstelling van Microsoft Office 2007 wijzigen, maar bij een installatie recht-uit-de-doos kunnen we alleen besluiten dat Microsoft Office 2007 bijzonder compatibiliteitsonvriendelijk is versus de concurrentie. Verderop in dit artikel komen nog andere compatibiliteitsproblemen aan bod.

Toch één lichtpuntje: de drie keer drie programma's die we voor deze test bekeken, zijn in staat hun documenten in het universele pdf-formaat op te slaan. Dat kun je niet opnieuw bewerken, maar het zorgt er wel voor dat je lay-out ongeveer doorkomt zoals je dat voor ogen had. Bij Microsoft en Sun is de conversie vrijwel perfect. Corel laat hier wat steekjes vallen. Het WordPerfect-document is zeer goed geconverteerd, in Quatro Pro worden de rasterlijnen weggelaten, wat het refereren zeer moeilijk (zo niet onmogelijk) maakt, en in Presentations is de achtergrond verdwenen en de lay-out volledig fout.

Om verdere testen mogelijk te maken, stelden we bij Microsoft Office Times New Roman in als standaardlettertype en bewaarden we de documenten als Office XP-bestanden. De drie suites kunnen probleemloos aan de slag met dergelijke documenten.

Tekstverwerking

Qua tekstverwerkingsmogelijkheden zijn de pakketten aan elkaar gewaagd, met uitzondering van weinig gebruikte toeters en bellen zoals dubbele kaders met slagschaduw onder de afbeeldingen. We bekijken enkele veelgebruikte functies.

Redigeren

Redigeren, het aanbrengen van wijzigingen in andermans document waarbij de wijzigingsvoorstellen zichtbaar zijn, kan probleemloos in de drie tekstverwerkers. Op het gebied van compatibiliteit scoort StarOffice Writer hier het best. Het kan de voorstellen uit Microsoft Word probleemloos verwerken. Voorstellen gemaakt in WordPerfect worden getoond, maar je moet ze handmatig één voor één schrappen of de tekstkleur wijzigen. Het omgekeerde is niet waar: noch WordPerfect noch Word kan een Writer-document openen waarin voorstellen gemaakt zijn: je krijgt alleen een foutmelding te zien. Elkaars voorstellen kunnen ze wel tonen, maar niet verwerken.

Verzendlijsten

Voor verzendlijsten helpen de drie pakketten de gebruiker met een wizard. Er is wel een verschil in de mogelijkheden voor het bronbestand van de invuldata, waarbij Microsoft Word veruit de grootste keuze biedt. Standaard heeft Writer een vrij korte lijst waarin de meest gangbare databases zijn opgenomen, maar op het internet zijn plug-ins te vinden voor andere types.

Tabellen

We testten alle pakketten met allerlei soorten tabellen, met samengevoegde en weggegomde cellen, opvulkleuren en speciale omkaderingen. Het resultaat was in de andere pakketten meestal aanvaardbaar. Toch deden we enkele vreemde vaststellingen. Zo is er een verregaande incompatibiliteit met de opvulkleuren. Die wijzigen soms in onleesbare kleuren en er is niet met zekerheid te zeggen wat wel en niet werkt. In een erg grote tabel (meerdere pagina's) gemaakt in Word liet WordPerfect een groot deel van de horizontale lijnen van de tabel gewoon weg; ook afgedrukt op papier waren deze lijnen verdwenen.

Zoeken en Vervangen

Bij wijze van test gebruikten we een document van 93 pagina's, waarin we het woordje ‘de' lieten vervangen door ‘het'. Dat ging in alle pakketten precies even snel: ongeveer vier seconden.

Rekenblad

Het maximale aantal cellen dat ter beschikking staat verschilt sterk tussen deze pakketten. Excel neemt hier een enorme voorsprong: de laatste cel is XFD/1048576. Met de standaardinstelling is de laatste cel in Corel Quatro Pro de cel IV/19278. Dat is in de opties uit te breiden tot ZZZ/1000000. De laatst adresseerbare cel in StarOffice Calc draagt de naam IV/65536. Kolom IV was trouwens ook de laatste kolom in vorige Excel-versies. Nu mag IV een groot aantal lijken, toch zijn dat maar 256 kolommen.

Gebruik je het rekenblad alleen maar om grafieken en dergelijke weer te geven, dan zul je dat cijfer zelden of nooit bereiken, maar wie ooit geprobeerd heeft een kalender te maken met de dagen naast elkaar, zal vastgesteld hebben dat 365 dagen niet in 256 kolommen passen. De lettercombinatie XFD van Excel 2007 geeft aan dat voortaan 16.384 kolommen ter beschikking staan, goed voor bijna 45 jaar; bij Quatro Pro duidt de ZZZ zelfs op 18.278 kolommen!

Toch zit er bij Microsoft een addertje onder het gras: wil je dit enorme bereik gebruiken, dan ben je verplicht om documenten in het XML-formaat op te slaan en dat is (voorlopig) alleen bruikbaar met Excel 2007. Natuurlijk kun je net als bij Word kiezen voor compatibiliteit met andere kantoorsuites en het document opslaan als een Office XP-bestand, maar alle data die buiten het bereik van het ‘oude' Excel vallen ­ net als bij Calc is dat IV/65536 ­ gaan gewoonweg verloren! Alle formules die verwijzen naar data buiten dat bereik leveren dan een foutmelding op.

Eenrichtingsverkeer

Op het gebied van rekenbladen is de compatibiliteit eenrichtingsverkeer. Een Excel-document is probleemloos te openen in Quatro Pro en in Calc, maar omgekeerd is noch het Quatro Pro-document (.qpw), noch het Calc-document (.ods) in een ander programma te openen.

Functies

Sun StarOffice 8 Calc en Microsoft Excel 2007 hebben elk circa 400 functies. Corel gaf Quatro Pro zelfs bijna 600 functies mee. Toch zal dit slechts in uitzonderlijke gevallen keuzebepalend zijn. De syntaxis van alle functies verschilt wel licht, bijvoorbeeld: =Boogcos(Som(D3:D4)) in Excel, =Boogcos(Som(D3;D4)) in Calc en @Boogcos(@Som(D3..D4)) in Quatro Pro. Dit is voor de gebruiker wennen bij verandering van pakket. In de drie pakketten wordt je geholpen door een wizard. Die toont tijdens de opbouw ook het te verwachten resultaat, zodat je op voorhand weet of de syntaxis, de plaats en het aantal haakjes wel kloppen.

Geneste functies zijn uiteraard ook in de drie pakketten mogelijk, maar de wizard van Calc is de enige die daar echt op voorzien is en waarbij je de hele tijd binnen het venster van de wizard kunt blijven. Bij Excel en Quatro Pro moet je handmatig ingrijpen.

Grafieken

Het verschil tussen de drie pakketten op het gebied van grafieken is groot.
In Excel tovert de gebruiker met drie muisklikken een prachtige grafiek op het scherm. Desgewenst is elk onderdeel achteraf vrij eenvoudig aan te passen. Over smaak valt niet te twisten, maar wij vonden de grafieken van Excel de mooiste van de drie pakketten.

In Quatro Pro wordt de grafiek opgebouwd met behulp van een wizard. Ook hier zijn prachtige resultaten te behalen. Er zijn eveneens talloze varianten mogelijk, maar toch zijn er beduidend minder instellingen dan bij Excel. In vergelijking hiermee komt Calc er bekaaid van af. De grafieken zijn vrij Spartaans, en de wizard voor de opbouw doet sterk denken aan die van Excel uit vervlogen tijden. Functioneel en eenvoudig, dat is het wel.

Databases

Het gebruik van een rekenblad als database is in de drie pakketten vrijwel identiek. Het sorteren van data is overal hetzelfde. Alle pakketten bieden een snelfilter aan waarbij bovenaan in de kolomkop een pijltje verschijnt dat een snelmenu voor de criteria opent. Voor de analyse van data bieden de drie pakketten je de mogelijkheid tot het maken van een draaitabel.

Presentatieprogramma

Bij Corel trekt men de hegemonie van PowerPoint blijkbaar niet in twijfel, want op de standaardwerkbalk van Presentations staat standaard al een knopje ‘Save as Microsoft PowerPoint'. Bestanden gemaakt in MS PowerPoint kunnen worden geopend in Presentations X3 (WordPerfect) en in Impress (StarOffice). Bij het afspelen blijkt echter dat Presentations alle animaties en overgangen schrapt. Impress daarentegen bewaart de meeste animaties en overgangen, of vervangt ze door iets soortgelijks wanneer er geen exacte overeenkomst bestaat.

Omgekeerd zijn de diashows van Presentations en Impress niet in andere pakketten te openen. Gebruik je het knopje ‘Save as Microsoft PowerPoint' in Presentations, dan wordt er inderdaad een bestand gemaakt met de extensie .ppt dat te openen is in PowerPoint ­ maar ook hier gaan alle animaties en overgangen die je maakte in Presentations verloren.

Werking

Het maken van een presentatie is in alle pakketten identiek: een achtergrond kiezen ­ tekst, figuren en andere objecten toevoegen ­ animaties en overgangen aanbrengen en klaar is kees. Bij Impress en PowerPoint krijg je links op het scherm een lijst met miniatuurtjes te zien van de andere dia's, wat het gemakkelijk maakt om snel naar een andere dia te navigeren.

Bij Presentations staat onderaan alleen een lijst met nummertjes, zodat je of een goed geheugen moet hebben, ofwel telkens een omweg langs de diasorteerder moet maken. Bij Sun Impress krijgen we ook weer dat déjà-vu gevoel: het lijkt toch wel sterk op de oudere versies van Microsoft PowerPoint. Dat maakt het werken met deze toepassing natuurlijk wel gemakkelijker voor wie overstapt vanuit PowerPoint.

Wat we eerder al schreven over het gebruik van lettertypes is zeker waar voor diapresentaties: de lay-out van een dia kan volledig om zeep geholpen worden wanneer je bij de opmaak een lettertype gebruikt dat niet bestaat op de machine waarmee je de presentatie vertoont.

Mogelijkheden

Bij alle pakketten krijg je een scala aan achtergronden en lay-outmogelijkheden. Voor wie houdt van toeters en bellen: PowerPoint lijkt toch de meeste mogelijkheden te bieden. Eén ding is zeker: met elk van de drie pakketten zijn prachtige dingen te maken. Reken echter niet op de uitwisselbaarheid van het resultaat.

Conclusie

Microsoft Office 2007 oogt door zijn nieuwe lay-out het modernst. Sun StarOffice 8 lijkt soms nogal sterk op een oudere versie van Microsoft Office, waardoor het wat oubolliger overkomt. Corel WordPerfect Office X3 zit daar ergens tussenin. Op het gebied van mogelijkheden doet het ene office-pakket niet veel onder voor het andere.

Zijn de kosten doorslaggevend, dan is Sun StarOffice de winnaar. Zijn functionaliteit en brede marktaanvaarding (en dus ‘compatibiliteit') de eerste vereiste, dan blijft Microsoft Office nog altijd de te kloppen kantoorsoftware.