Multifunctionele printers (mfp’s) staan meer en meer aan de bron van bedrijfsprocessen. Omzet haalt een reseller dan niet zozeer uit de verkoop van de machine, maar uit de diensten rondom het apparaat, aan documentverwerking. Dat is de derde revolutie op printergebied, vinden leveranciers.
De leveranciers van printers zien een goede toekomst weggelegd voor mfp's. Niet zozeer omdat veel geld valt te verdienen met de hardware – de marges zijn flinterdun – maar vanwege de steeds belangrijkere plaats die het apparaat binnen de bedrijfsprocessen inneemt. "Het domme ijzer is inmiddels uitgerust met slimme software", zoals Hans Tervoort, manager dealer sales bij Nashuatec, het verwoordt.
Een mfp is geen doos die je over de toonbank schuift, zo valt te beluisteren bij de aanbieders; een mfp is een kans om (andere) zaken te doen met een klant. Overigens hebben we het hier niet over de 'eenvoudige' mfp's die bijvoorbeeld in een Office Center te koop zijn. Hier gaat het om apparaten die meer in hun mars hebben en veel sneller hun taken verrichten; kortom: de professionele mfp's die kunnen kopiëren, printen, faxen en scannen. "Organisaties stappen over op mfp's vanwege efficiency in productiviteit en kosten. Zo'n apparaat bespaart nu eenmaal ruimte, tijd en geld. Steeds meer klanten willen verschillende functionaliteiten gebundeld in één machine", zegt Branko Lubking, market manager Imaging & Printing Group HP Nederland.
KN is exclusief importeur van Konica Minolta Business Solutions in Nederland en al meer dan 29 jaar actief op het gebied van documentverwerking. Ernst Kolvenbag, marketing manager bij KN, ziet drie revoluties die bij deze kantoormachines een belangrijke rol hebben gespeeld en nog spelen. Begin jaren negentig voltrok zich de eerste revolutie: die waarbij kopieermachines digitaal werden. "Dat opende een nieuwe wereld, want plotseling konden ze in een computernetwerk worden opgenomen en waren er veel meer functies mogelijk, wat uiteindelijk heeft geresulteerd in de ontwikkeling van mfp's", vertelt Kolvenbag.
Kleur
De tweede revolutie ving aan rond de eeuwwisseling en betreft de overschakeling van zwart-wit naar kleur. Volgens Kolvenbag is deze ontwikkeling nog volop gaande. "Konica Minolta heeft jaren geleden al zijn troeven op kleur gezet. Het aardige van revoluties is dat de markt danig wordt opgeschud en er andere marktverhoudingen kunnen ontstaan. Konica Minolta is inmiddels een grote partij in professionele (A3) kleur-mfp's."
Wim Harmsen, business manager Office bij Xerox, meent dat er, wat kleurgebruik betreft, onderscheid is te maken tussen A4- en A3-mfp's (zie bijgevoegde grafieken). De zwart-witmarkt is volgens hem redelijk stabiel, terwijl er een flinke groei valt waar te nemen bij de kleurenmachines.
Lubking stelt dat begin 2005 nauwelijks kleur werd gebruikt in mfp's, maar dat nu ongeveer een kwart van alle verkochte mfp's met kleur werkt.
Workflow
De derde revolutie is onlangs in gang gezet. Die betreft de positie van de mfp binnen de bedrijfsprocessen. De afhandeling van papieren documenten in een organisatie kost tijd en geld en draagt het risico van fouten (bij het handmatig inkloppen van gegevens in applicaties) in zich. Daarom willen bedrijven de documenten digitaliseren en meteen een plekje geven in de desbetreffende workflow. "De scanner van de mfp wordt steeds belangrijker. Konica Minolta speelt hierop in door het besturingssysteem van de mfp open te maken, zodat derden software kunnen ontwikkelen die aansluiten op de behoefte van een organisatie om het gescande document op de juiste plek binnen een bedrijfsproces te krijgen. Dan kan het niet alleen gaan om de juiste persoon, maar ook om de juiste informatie. Wordt bijvoorbeeld informatie met een te scannen document meegegeven die niet overeenkomt met gegevens in de bedrijfsapplicatie, dan krijgt de gebruiker een waarschuwing. Ingegeven informatie wordt vooraf gevalideerd, zodat documenten met de juiste gegevens in het systeem komen."
Wim Harmsen herkent de schets die Kolvenbag geeft. "Wij hebben de mfp zo ongeveer uitgevonden", begint hij. "Nu zien we inderdaad dat het apparaat een centrale functie heeft binnen de netwerken, zowel qua input als qua output. Er is nu een ontwikkeling gaande waarbij je niet steeds naar je eigen werkplek hoeft te lopen om iets te doen op de bureaucomputer, maar dergelijke taken met de mfp afhandelt."
Nashuatec voorziet in deze behoefte met 'One Action Flow', dat zorgt voor een optimale, veilige en gebruiksvriendelijke werking van het document management systeem, aldus Tervoort.
Lubking ziet eveneens de ontwikkeling waarbij mfp's dienen als invoerapparaat voor documentbeheer, waarbij meteen een document digitaal wordt opgenomen in een applicatie.
Beveiliging
Juist vanwege die centrale positie die de machine in de netwerken inneemt, is de beveiliging ervan een serieus punt. "Daar werken wij als producent van dergelijke apparatuur natuurlijk aan, maar ook bij de netwerkbeheerder moet er meer oog komen voor dit aspect. Er wordt grondig nagedacht over virusbestrijding, firewalls en dergelijke, maar het besef dat de mfp als spin in het web waardevolle informatie bevat en een waardevol proceselement vormt, mag wel wat sterker aanwezig zijn. De partners moeten daar kennis over vergaren en hun klanten erop aanspreken", aldus Kolvenbag.
Tervoort valt hem bij: "Een mfp moet een integraal onderdeel vormen van het beveiligingsbeleid van een onderneming. Eigenschappen als authenticatie, encryptie, harddrive databeveiliging, scanbeveiliging en documentserverbeveiliging zijn uitermate belangrijk."
Services
Enkele jaren geleden verkocht Xerox deze apparaten rechtstreeks aan klanten, maar nu gaat dat allemaal via het partnerkanaal, waarbij de nadruk ligt op managed services. "Gek genoeg was daar in het begin weerstand tegen. Dat snap ik niet, want er valt genoeg te verdienen met de dienstverlening rond deze apparaten. Wij handelen het fullfillment af, maar de partner heeft het contract met de klant. Dan kan hij zelf de prijs bepalen en afspraken maken over de soort dienstverlening, maar dat betekent wel dat ze gecertificeerd moeten zijn. De klanten moeten de juiste steun kunnen krijgen. Bovendien controleren we de kredietwaardigheid, want de afrekening is jaarlijks. Xerox schiet dan het geld voor bijvoorbeeld alle supplies voor, maar wil wel zeker weten dat het geld uiteindelijk wel binnenkomt."
Alle aandacht gaat, op technologisch gebied, uit naar de verbetering van de gebruiksvriendelijkheid van de mfp. De idee dat de fax een langzame dood zou sterven, wordt vooralsnog door de markt gelogenstraft. Wel krijgt deze een ander karakter. Er wordt bijvoorbeeld meteen een archiefexemplaar gemaakt van het document (dat als fax binnenkomt) en op een zekere plek in het netwerk opgeslagen. Ook dit betekent dat de resellers met klanten echt rond de tafel moeten gaan zitten om de bedrijfsprocessen onder de loep te nemen en vast te stellen welke rol de mfp daarin kan spelen.
Prijs per pagina
Etienne Hendriks, general manager van Kyocera Mita Nederland, gaat in op het 'prijs per pagina'-concept. "De klant betaalt een vaste prijs per afgedrukte pagina. Hiervoor levert de leverancier de printer, supplies, onderhoud en de garantie dat het product altijd klaar staat om zijn werk te doen. Dat geeft voornamelijk klanten met een grote afdrukbehoefte veel rust", vertelt hij.
Voor het all-in contract ziet hij twee varianten. Eentje waarbij met de klant afdrukvolumes worden afgesproken die hij tegen een vaste serviceprijs per pagina afneemt. Hierin zijn technisch onderhoud, supplies, onderdelen en manuren verwerkt. In een tweede variant is behalve deze service ook de hardware zelf (vaak via een leaseconstructie) in de vaste prijs verwerkt. "Deze markt is heel belangrijk voor ons, vooral omdat in deze opzet het samenspel van hardware, technisch onderhoud en eventuele software en diensten aan elkaar zijn gekoppeld. Wij schenken al een paar jaar veel aandacht aan de uitbouw en verbetering van deze contracten en concepten. Belangrijk is ook dat de klant inzicht krijgt in de kosten van deze documentverwerking."
Hendriks verwoordt hiermee de opvattingen van alle leveranciers van mfp's. Zij zien allemaal een groei van dergelijke contracten en helpen de wederverkopers zich hierin te bekwamen. Zo heeft Kyocera Mita een calculatie/offerteconfigurator voor zijn partners laten bouwen. Nadat de verkoper deze heeft ingevuld kan deze informatie worden doorgezet naar de betreffende afdeling van Kyocera Mita om een en ander in gang te zetten.
HP heeft ook twee varianten op het 'prijs per pagina'-concept. Base+click is gebaseerd op een vast basistarief voor lease en onderhoud van de printer plus variabele kosten, afhankelijk van een tevoren afgesproken minimaal aantal pagina's. Bij All-in is een vaste prijs overeengekomen voor een vooraf vastgesteld aantal geprinte pagina's met daarbovenop een meerprijs voor de pagina's die extra worden geprint.
