Het project Casus

Algemeen
In het kader van de berichtgeving over de invoering van C@sus , het nieuwe integrale document- en dossiermanagementsysteem bij de Hoge Raad der Nederlanden worden
door de directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad der Nederlanden een viertal factsheets uitgebracht:
1. Het project C@sus: Integrale innovatie van de (administratieve) werkprocessen van de Hoge Raad der Nederlanden;
2. Het Casussysteem: Het nieuwe integrale document- en dossiermanagementsysteem van de Hoge Raad der Nederlanden;
3. De ICT-infrastructuur van de Hoge Raad der Nederlanden: Inrichting en upgrading;
4. De Hoge Raad der Nederlanden: Plaats in rechtsbestel, taken, historie en organisatie.

Op 25 juni 2007 is C@sus ingevoerd bij de belastingsector, op 7 juli volgde de strafsector en is de nieuwe unit postbehandeling, documentbeheer en archief van start gegaan. Op 6 augustus 2007 is de succesvolle invoering afgesloten bij de civiele sector.

Deze factsheet beschrijft het project C@sus .

In het begin werd het woord ‘C@sus' gebruikt voor de aanduiding van de projectorganisatie waarbinnen het nieuwe systeem ontwikkeld is. Echter in de loop van de tijd werd C@sus zowel aanduiding van het project als van het systeem zelf.

In 2001 is het ICT-beheer van de Hoge Raad der Nederlanden verzelfstandigd ten opzichte van de arrondissementale stafdienst Den Haag en van het ICTRO, het landelijke ICT-bedrijf van de rechterlijke organisatie. De ontwikkeling van de ICT-infrastructuur en de uitvoering van het C@susproject hebben met ondersteuning van externe partijen in eigen beheer plaatsgevonden .

Kader van het project
Het project C@sus maakt onderdeel van een breder professionaliseringprogramma dat in 2002 door de directeur bedrijfsvoering van de Hoge Raad is gestart. Dit programma heeft o.a. geleid tot:
Een convenant dat de bestuurlijke verhouding met het Ministerie van Justitie regelt: meer afstand en een zelfstandige positie binnen de begroting waardoor er materieel een vergelijkbare positie met de feitelijke rechtspraak resp. de Hoge Colleges van Staat is ontstaan;
De oprichting van een gemeenschappelijke organisatie binnen de Hoge Raad met een bestuur waarbinnen integrale beleidsontwikkeling is verzekerd en waar afzonderlijke verantwoordelijkheden van raad, parket en bedrijfsvoering verzekerd zijn;
De verzelfstandiging ten opzicht van arrondissementale stafdienst en landelijke diensten op de PIOFAH gebieden;
De reorganisatie van een staf- naar lijngeoriënteerde organisatie;
De inrichting van de stafunis A&I en FEZ, vernieuwing van het begrotingsproces en de comptabele AO/IC;
De verbetering van de ondersteuning vanuit de overige stafunits;
De inrichting van een zelfstandige ICT-infrastructuur op basis van serverbased computing, waaronder ondersteuning van telewerkplekken met eigen VPN-internet voorzieningen (beschreven in factsheet 3);
De professionalisering van de administratieve organisatie binnen de stafunit P&O;
Vooronderzoek naar verbetering van de stafunit Facilitaire Faken;

Het project C@sus vormt het laatste onderdeel van de professionalisering en is het sluitstuk van de inspanningen van de afgelopen jaren..

De hoofddoelstellingen van het project
De hoofddoelstellingen van het project C@sus bestaan waren:
De vervanging van de vier bestaande registratiesystemen voor de sectoren Civiel, Belasting en Straf te weten Cirad & Rekest, BelastingZaken AdministratieSysteem (BZAS) en het StrafZakenAdministratieSysteem (SZAZ) door één integraal systeem voor de drie sectoren met introductie van digitale dossiervorming. Alle bestaande data- en documentverzamelingen uit de bestaande systemen dienen in de databanken van het nieuwe systeem te worden opgenomen. Het nieuwe systeem voldoet voor nieuwe invoer aan uniforme normen voor alle sectoren;
De verbetering van de administratieve ondersteuning van raad en parket door optimalisatie en standaardisatie van de werkprocessen (Administratieve Organisatie en Interne Controle resp. kwaliteitsbewaking);
Een effectievere en efficiëntere gegevens- resp. kennisuitwisseling en kennisdeling tussen raad, parket en wetenschappelijke ondersteuning;
Betere externe gegevensuitwisseling met o.a. gerechtshoven, advocatuur, universiteiten, Porta Iuris;
Realisatie van een betere managementinformatievoorziening, gericht op verbetering van de bedrijfsvoering in het algemeen en de ondersteuning van raad en parket in het bijzonder;
Het zorgdragen voor alle aanpassingen van de bestaande ICT-infrastructuur (waaronder begrepen de (tele-) werkplekken die nodig zijn om het C@sussysteem veilig, efficiënt en effectief te ondersteunen;
Het wegnemen van redundantie (dubbele vastleggingen) en handmatige tellingen in de bestaande werkprocessen.

Van deze hoofddoelstellingen zijn de volgende parallelle doelen afgeleid:
De inrichting van een adequaat testtraject voor applicatie, conversie en werkproces;
Reorganisatie van de afdeling administratieve ondersteuning resp. gerechtsecretariaat;
Onderzoek naar de (her-) inrichting van het kennismanagement met gebruikmaking van de module kennismanagement binnen C@sus);
Herindeling van de afdeling administratieve ondersteuning met inrichting van centrale unit voor postbehandeling, documentbeheer en archivering;
Herinrichting van het (beheer) van het papieren en digitale archief op basis van het geheel vernieuwde Documentair Structuur Plan;

Stappenplan en methodiek
Het project C@sus kent het volgende stappenplan:
1. De ontwikkeling en inrichting van een innovatieve ICT-infrastructuur;
2. Analyse en waar mogelijk optimalisatie en standaardisatie van de werkprocessen;
3. Organisatieverandering op basis van de nieuw ingerichte werkprocessen (structuur, flexibiliteit en beschrijving functies, waardering);
4. Uitgebreide inventarisaties van gebruikerswensen parallel aan de werkprocesoptimalisatie;
5. Systeemontwikkeling middels prototyping en intensieve iteraties met alle gebruikersgroepen;
6. Uitgebreide testen door gebruikers en technici (functioneel, acceptatie, productieacceptatie)
7. Externe toetsing van resultaten;
8. Implementatie.

Er is gedurende het gehele project steeds een (kritische) dialoog geweest tussen de verschillende IT-expertises en toekomstige gebruikers enerzijds en tussen opdrachtgever en opdrachtnemers anderzijds. Daarnaast zijn de resultaten van de projectorganisatie voortdurend getoetst door externe deskundigen. Er is sprake van een grote inbreng van gebruikers.

Korte historie
In de periode 2001-2002 werd een nieuwe ICT-infrastructuur gebouwd. In 2003 vond, na de vaststelling dat de bestaande applicaties op de zaaksadministraties vervangen dienden te worden, software pakketselectie plaats op basis van een uitgebreid programma van eisen en werden de eerste Hummingbird licenties aangeschaft. In 2004 werden verschillende vooronderzoeken gedaan, startte de werkprocesanalyse en vond de eerste inventarisatie van behoeften van gebruikers plaats. 2005 stond in het teken van conceptontwikkeling, kennismaking van gebruikers met een (met Hummingbird) ontwikkeld prototype en nadere inventarisatie van gebruikerswensen. Ook werden in dit jaar gedetailleerde data-analyses uitgevoerd op de vier bronsystemen (Cirad, Rekest, BZAS en ZSAZ) ten behoeve van de gewenste conversies. Voorts werd onderzoek verricht naar de staat van de archieven bij de Hoge Raad der Nederlanden. Begin 2006 werd een definitief functioneel ontwerp vastgesteld en is de bouw definitief in gang gezet, kreeg de herinrichting van de werkprocessen een meer definitieve vorm en werd de reorganisatie uitgevoerd. Ook werden de definitieve conversiestrategieën en -middelen vastgesteld.
Op 21 december 2006 werd tijdens een feestelijke bijeenkomst op symbolische wijze het functioneel ontwerp voor release 1.0 van het nieuwe C@sussysteem door Capgemini aan de directeur bedrijfsvoering van de Hoge Raad der Nederlanden (opdrachtgever van het project) opgeleverd. Met deze officiële aanbieding werd de ontwikkelfase van het C@sussysteem release 1.0 afgerond en werd het startsein voor het testen door de gebruikers gegeven.

Begin 2007 stond in het teken de uitvoering van de diverse testen, de definitieve integratie met AO/IC en ICT-infrastructuur.
Op grond van in de periode mei 2005 en juni 2007 uitgevoerde deelonderzoeken geeft de EDP auditor op 22 juni 2007 aan "dat (in opzet en bestaan) voldoende maatregelen zijn getroffen om te waarborgen dat de implementatie beheerst kan verlopen en de gegevensverwerking ten tijden van de overgang naar C@sus naar de huidige inzichten integer, vertrouwelijk, controleerbaar en in continuïteit kan verlopen."

Stand van zaken september 2007
De stand van zaken per 1 september is als volgt:
De reorganisatie, als gevolg van nieuwe werkwijzen, bij de afdeling administratieve ondersteuning en de unit automatisering & informatisering is succesvol afgerond. De Hoge Raad beschikt over actuele beschrijvingen van de nieuwe gestandaardiseerde werkprocessen, procedures en instructies. Het C@sussysteem (versie 1.) en de (integratie met de) infrastructuur zijn succesvol getest. Het C@sussysteem en de nieuwe administratieve werkwijzen zijn bij de drie sectoren naar wens ingevoerd en alle data en documenten zijn van de oude systemen naar het C@sussysteem overgebracht. Medewerkers zijn opgeleid in het gebruik van het C@sussysteem (en de nieuwe werkwijzen) en voor zover nodig opnieuw gehuisvest.

Projectprogramma
Het projectprogramma bestaat uit zes clusters van activiteiten, die hieronder voor zover niet in de andere factsheets beschreven kort worden toegelicht.

a. Administratieve werkprocessen
Aan de feitelijke applicatiebouw is redesign van werkproces en organisatie voorafgaan. De belangrijkste activiteiten binnen dit cluster zijn:
De vernieuwing van de administratieve werkprocessen en de (beschrijving) van de nieuwe werkprocessen met de bijbehorende instructies in de Protos-applicatie;
De sanering, standaardisatie en optimalisatie van de drie bestaande brievenboeken (sjablonen, tekstblokken in uniforme huisstijl);
De ontwikkeling van een systeem van voortgangsbewaking en kwaliteitsbewaking voor de administratieve behandeling van zaken (IC);
De opstelling van het Basis Selectie Document (BSD) op basis van de geldende wet- en regelgeving ten behoeve van de inrichting van het (elektronisch) archief;
De (inhoudelijke) inrichting van de recordmanagementmodule (RM) van het C@sussysteem en de nieuwe ordening van het digitale dossier resp. het papieren dossier, archief en uitleenadministratie;
De verbetering van de bestuurlijke informatievoorziening en de samenstelling van managementrapportages;
De (beschrijving) van de nieuwe werkprocessen bij de unit A&I en de ontwikkeling van een systeem van voortgangsbewaking en kwaliteitsbewaking (AO/IC);

b. Systeem ontwikkeling
De systeem- en infrastructuurontwikkeling zijn uitvoerig beschreven in factsheet nr. 2 en nr. 3.

c. Organisatieverandering
Dit cluster van activiteiten betreft het realiseren van :
De voorbereiding en uitvoering van de reorganisatie bij de afdeling Administratieve Organisatie en de Unit A&I, waaronder begrepen de opstelling het opstellen van het zgn. Organisatie- en formatierapport, het beschrijven en waarderen van functies, de werving en de plaatsing van personeel en het voeren van overleg met de Ondernemingsraad. Uitgangspunten voor de reorganisatie zijn onder meer:
a. De administratieve medewerker is allround, kan flexibel (over de sectoren heen) worden ingezet en krijgt de gehele (logistieke) verantwoordelijkheid voor het dossier;
b. Alle functies worden beschreven en gewaardeerd en er wordt op basis van kennis en ervaring onderscheid gemaakt tussen junior en senior medewerkers;
c. Het personeelsbeleid wordt gekenmerkt door actieve feedback van de leidinggevende en op verbetering van de werkprocessen gerichte waardering en beloning;
d. Het opleidingsbeleid richt zich op flexibiliteit en het allround maken van medewerkers;

Overzicht projectprogramma Casus (klik op afbeelding om te vergroten)

De inrichting van de nieuwe centrale unit voor Postverwerking, Dossierbehandeling en Archief (PDA);
De herhuisvesting van de sectoradministraties,
De voorbereidende werkzaamheden voor het optimaliseren en automatiseren van de werkzaamheden van de secretariaten;
Het geven van opleidingen en trainingen;
Het geven van voorlichting.

e. Implementatie
Onder het cluster Implementatie vallen de volgende activiteiten:
Het projectmanagement, waaronder begrepen de afstemming met de opdrachtgever, de staande organisatie, de auditor en de opstelling en het bewaken van de overall planning en het zorgdragen voor adequate fall-back scenario's;
De voorlichting, de presentaties en de interne communicatie;
De begeleiding van en presentaties aan bestuur en adviesgroep raad en parket;
De organisatie en begeleiding van gebruikers in de diverse testtrajecten;
De opleiding en training van zgn. superusers ter ondersteuning van collega's op de werkvloer in de overgangsperiode ter ontlasting van bouwteam en helpdesk;
De opleiding en training ten behoeve van de eindgebruikers voorafgaand aan invoering;
De ondersteuning van eindgebruikers na de implementatie;
De voorbereiding en uitvoering van data- en documentconversie in drie sectoren, van 4 systemen naar één systeem (Opstelling conversieregels, uitvoering proefconversies, schonings- men testactiviteiten) . Na conversie gelden voor de invoering van data en documenten voor de drie sectoren uniforme registratievoorschriften (NEN). Van alle historische zaken zijn naast de (meta-) data ook alle digitaal beschikbare uitspraken en conclusies van raad en parket in het C@sussysteem opgenomen. Daarmee zijn alle geconverteerde data en documenten beschikbaar voor kennismanagement, hergebruik van informatie en bestuurlijke informatievoorziening. Vanaf implementatiedatum worden alle relevante documenten zaken in de C@susdossiers opgenomen.
De overdracht van resultaten, producten en documentatie aan de lijnorganisatie;
Het opstellen van een projectevaluatie en het afleggen van verantwoording.

g. Innovatie
Gedurende de loop van het project zijn de volgende innovatieve technieken in gebruik genomen.
Server Based Computing met gebruik van thin clients;
Redundantie van ICT-infrastructuur met gebruik van nieuwste technieken;
Het gebruik van brede beeldschermen (24 inch) maakt zeer efficiënt en gelijktijdig gebruik van digitaal dossier, kennisbronnen en applicaties mogelijk;
Biometrische toegang op basis van vingerafdrukherkenning van Saf solution en Biokey.
Een proefomgeving MS-Office 2007;
Het gebruik van Cosign voor het efficiënt plaatsen van handtekeningen en de authenticatie van documenten;
Workshare voor het efficiënt en veilig werken aan één document door meerdere personen;
Internetaansluitingen voor het betrekken van postcode- en advocatengegevens;
Nieuwste beveiligingstechnieken voor veilig en flexibel telewerken op basis van het concept ‘anywhere, anytime' met gebruikmaking van VPN-technologie;
Een elektronisch brievenboek met automatische koppeling aan de databank, gebruik van sjablonen, tekstblokken op basis van huisstijl met gebruikmaking van beslisboom-technologie;
De nieuwste barcode- fax- en scantechnologie:

f. Kwaliteitsborging
De kwaliteitsborging binnen het project heeft vorm gekregen in de volgende activiteiten;
Referentiebezoeken en benchmarking;
Toetsingsbijeenkomsten met toekomstige gebruikers;
Toetsingsbijeenkomsten met leden van raad en parket;
Uitvoerige testtrajecten en zorgvuldig documenteren;
De inschakeling van bijzondere expertises (o.a. op de terreinen van systeemconceptontwikkeling, Opentext-technologie, databanktechnologie en human resourcses)
De uitvoering van intercollegiale toetsen op producten en resultaten van de projectorganisatie;
Expertmeetings ten behoeve van conceptontwikkeling en -toetsing;
De uitvoering van (penetratie-) testen op de veiligheid van applicatie en infrastructuur;
De beoordeling van alle relevante projectresultaten door een externe EDP-auditor;

Projectorganisatie C@sus
Voor de duur van de werkzaamheden is een tijdelijke projectorganisatie opgezet. De directeur bedrijfsvoering, opdrachtgever, is eindverantwoordelijk voor de (kwaliteit van de) uitvoering van het project binnen het door het bestuur gegeven kader. Tevens is de directeur verantwoordelijk voor de in- en externe voorlichting over het project.

De opdrachtgever heeft, rekening houdend met o.a. de adviezen van de adviesgroep van raad en parket, de beleidsadviseur, leiding gegeven aan de projectleiders en voerde periodiek overleg met hen. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de leden van de projectorganisatie zijn beschreven. Dat geldt ook de overlegstructuur en de besluitvormings- en verantwoordingsprocedures.

Een adviesgroep van leden van raad en parket heeft de directeur bedrijfsvoering geadviseerd over de door hen gewenste functionaliteit van het administratief logistieke proces en die onderdelen van de toekomstige applicatie die de zaaks- en dossierbehandeling ondersteunen.

Binnen het project wordt een tweetal deelprojecten onderscheiden. Het deelproject ‘Bouw, opleiding en technische conversie' en het deelproject ‘Voorbereiding (administratieve) organisatie, conversie en implementatie'. Aan de deelprojecten wordt leiding gegeven door projectleiders daarbij ondersteund door projectteams. Gedurende de implementatieperiode heeft de laatste projectleider de rol van algeheel projectleider vervuld.

De projectleiders en hun teams zijn ondersteund door werk-, test-, en acceptatiegroepen. Adviesgroep en werk- test- en acceptatiegroepen vertegenwoordigen in het project de gebruikersorganisatie. Zij dragen vanuit de optiek van de gebruiker bij aan conceptontwikkeling, de vaststelling en beschrijving van de gewenste functionaliteit, het testen en bijstellen van ontwikkelde prototypen en de acceptatie van de eindversie van de applicatie.
Projectleiders dragen de projectresultaten met bijbehorende documentatie zorgvuldig over aan de staande organisatie.

Overlegstructuur
De projectorgansiatie heeft een vaste en duidelijke overlegstructuur gekend: opdrachtgeversoverleg, projectleidersoverleg, technisch ontwikkelings- en afstemmingsoverleg, teamoverleg en werkgroepbijeenkomsten.

Adviesgroep raad en parket
De adviesgroep raad en parket heeft aan de directeur bedrijfsvoering advies gegeven over de door hen gewenste functionaliteit, over het administratief logistieke proces en de onderdelen van de toekomstige applicatie die de zaaksafhandeling ondersteunen.

Gebruikersorganisatie
Adviesgroep, advies-, werk- en testgroepen vertegenwoordigen in het project de gebruikersorganisatie. Zij dragen vanuit de optiek van de gebruiker bij aan conceptontwikkeling, de vaststelling en beschrijving van de gewenste functionaliteit, het testen en bijstellen van ontwikkelde prototypen en de acceptatie van de eindversie van de applicatie.

Ondernemingsraad
Voorafgaand aan alle belangrijke besluiten die in het kader van het C@susproject genomen zijn, is constructief overleg met de OR gevoerd en is aan de daaraan in de wet gestelde eisen voldaan.

Communicatie
Onder verantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering heeft het communicatieteam vormgegeven aan in- en externe voorlichting over het project. Het communicatieteam heeft o.a. een periodiek verschijnende nieuwsbrief, nieuwsflashes, foto's, film en regelmatige presentaties voor gebruikersgroepen en belangstellenden van buiten vezorgd.
De voorlichting en presentaties hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het draagvlak binnen de organisatie voor C@sus en de beeldvorming van gebruikers over de toekomstige functionaliteit van het nieuwe systeem.

Planning en vooruitblik
In de periode september/oktober is de tweede versie van C@sus voorzien met het doel de nog bestaande kinderziekten weg te nemen. Na de feitelijke implementatie van versie 2 is voor de rest van het jaar 2007, als laatste fase van het project C@sus, voorzien in:
De digitale communicatie met advocatuur, rechtzoekende/burger en de aanleverende rechterlijke instanties, waaronder begrepen het digitale toegankelijk maken van de rol voor geautoriseerde externe partijen;
De invoering van de digitale handtekening;
De digitale ondersteuning van het raadkamerproces;
De pilot-inrichting van de Open Text module kennismanagement;
De invoering van Open Text bij de secretariaten President, Procureur-generaal, Directeur bedrijfsvoering en Griffier;

Op wat langere termijn staan op de agenda de (directe) communicatie met de GBA- (Gemeentelijke administraties) en VIP (ministerie van Justitie)-systemen.

Verantwoording, evaluatie en benchmark
Eind van dit jaar zal het C@susproject worden geëvalueerd en zal (financiële) verantwoording worden afgelegd. In deze verantwoording zal zo mogelijk een benchmark worden opgenomen en zal tevens aandacht zal worden besteed aan de (uitgaven-) ontwikkeling met betrekking tot de ICT-infrastructuur.

Samenwerking
Bij uitvoering van het C@susproject heeft de Hoge Raad samengewerkt met de volgende partners:
Capgemini, Utrecht a. Projectleiding, -ondersteuning en advies
b. Adviesgroep raad en parket
c. Werkprocesinnovatie en -beschrijving
d. Opleiding en training
e. Archiefinrichting en advies
f. Conversieonderzoek en -uitvoering
g. Functiewaardering
eXcellence & Difference, Rotterdam Performancetest, advies en QA
J. Hunter, EHRM, Straatsburg Advies
J. van Coeverden, Bistro, Utrecht Conceptontwikkeling en QA
Ministerie van Justitie Financiering
PriceWaterhouseCoopers, Advisory, Rotterdam EDP-auditing

De Hoge Raad meent samen met zijn partners dat met het project C@sus, dat zowel het nieuwe document- en dossiermanagementsysteem C@sus ontwikkelde en invoerde, als de innovatie van de (administratieve) organisatie en werkprocessen tot stand heeft gebracht, een unieke, efficiënte, kosteneffectieve en toekomstbestendige basis is gelegd voor de integrale ondersteuning van de leden van raad en parket en de wetenschappelijke en administratieve ondersteuning bij de Hoge Raad der Nederlanden.

8 augustus 2007

Hoge Raad der Nederlanden
Directie bedrijfsvoering
Postbus 20303
2500 EH 's-Gravenhage
Tel. ++31(0)703611412