Algemeen
In het kader van de berichtgeving over de invoering van C@sus, het nieuwe integrale document- en dossiermanagementsysteem bij de Hoge Raad der Nederlanden worden door de directie bedrijfsvoering van de Hoge Raad der Nederlanden een viertal factsheets uitgebracht:
1. Het project Casus: Integrale innovatie van de (administratieve) werkprocessen van de Hoge Raad der Nederlanden;
2. Het C@sussysteem: Het nieuwe integrale document- en dossiermanagementsysteem van de Hoge Raad der Nederlanden;
3. De ICT-infrastructuur van de Hoge Raad der Nederlanden: Inrichting en upgrading;
4. De Hoge Raad der Nederlanden: Plaats in rechtsbestel, taken, historie en organisatie.
Deze factsheet beschrijft de samenstelling en functionaliteiten van het C@sussysteem.
In het begin werd het woord ‘C@sus' gebruikt voor de aanduiding van het project dat het nieuwe systeem ontwikkelde . Echter in de loop van de tijd werd C@sus zowel aanduiding van het project als van het systeem zelf.
In 2001 is het ICT-beheer van de Hoge Raad der Nederlanden verzelfstandigd ten opzichte van de Gemeenschappelijke stafdienst van de gerechten in het arrondissement Den Haag en van het ICTRO, het landelijke ICT-bedrijf van de rechterlijke organisatie. De ontwikkeling van de ICT-infrastructuur en het C@sussysteem hebben met ondersteuning van externe partijen in eigen beheer plaatsgevonden .
Historie
In 2003 vond, na de vaststelling dat de bestaande applicaties op de zaaksadministraties vervangen dienden te worden, softwarepakketselectie plaats op basis van een uitgebreid programma van eisen. Uiteindelijk is de keuze gevallen op Hummingbird en zijn de eerste licenties aangeschaft.
Voor de vervanging van de bestaande systemen werden de volgende globale doelstellingen geformuleerd:
De bestaande vier systemen worden door één integraal systeem voor de drie sectoren vervangen;
Alle bestaande data- en documentverzamelingen uit de bestaande systemen worden in de databanken van het nieuwe systeem opgenomen;
Invoering van data en documenten in het nieuwe systeem voldoen aan uniforme normen voor alle sectoren;
De bestaande ICT-infrastructuur (waaronder begrepen de (tele-) werkplekken) wordt waar nodig aangepast om het nieuwe systeem en nieuwe functionaliteit veilig, efficiënt en effectief te ondersteunen.
Met de invoering van het nieuwe systeem worden kopieer- en papierkosten gereduceerd.
In 2004 zijn verschillende vooronderzoeken gedaan, is de werkprocesanalyse gestart en heeft een eerste inventarisatie van behoeften van gebruikers plaatsgevonden. 2005 stond in het teken van conceptontwikkeling, kennismaking van gebruikers met een (met Open Text) ontwikkeld prototype en nadere inventarisatie van gebruikerswensen. Begin 2006 is een meer definitief functioneel ontwerp vastgesteld en is de bouw voortgezet. De eerste maanden van 2007 stonden in het teken van de oplevering van release 1 van het C@sussysteem, de uitvoering van de diverse testen , de definitieve integratie met AO/IC en ICT-infrastructuur. Op 25 juni 2007 is de belastingsector live gegaan en op 7 juli volgde de strafsector. Op 6 augustus 2007 is de succesvolle invoering afgesloten bij de civiele sector.
Systeemontwikkeling
Aan de feitelijke systeemontwikkeling is uitvoerige werkprocesanalyse resp. optimalisatie (standaardisatie, flexibiliteit) voorafgegaan. Parallel aan de werkprocesoptimalisatie hebben de eerste inventarisatie van gebruikerswensen en enkele vooronderzoeken plaatsgevonden. Vervolgens heeft door middel van prototyping en iteratie systeemontwikkeling plaatsgevonden. In een kritische dialoog met voldoende spanning tussen verschillende expertises en duidelijk belegde verantwoordelijkheden zijn werkproces en prototype verder ontwikkeld tot een eerste testversie.
Bij de ontwikkeling, waarbij een adviesgroep van leden van Raad en Parket nauw betrokken is geweest, zijn achtereenvolgens de wensen van administratieve, gerechtssecretariële en wetenschappelijke ondersteuning gerealiseerd. In het stadium dat de ontwikkelde functionaliteit nog een ‘voldoende flexibel' karakter had, zijn ook de leden van Raad en Parket meer bij het project betrokken.
Basis concept
Het basisconcept (voor de ontwikkeling) van het C@sussysteem bevat de volgende elementen:
1. Aan de systeembouw is optimalisatie, uniformering en standaardisatie van de werkprocessen vooraf gegaan. Parallel aan de prototypebouw zijn de systeemmogelijkheden zo volledig mogelijk in de gemoderniseerde werkprocessen geïntegreerd. Resultaat van dit ontwikkelproces is een optimaal op het werkproces afgestemd systeem met optimaal gebruik van de systeemmogelijkheden in het werkproces;
2. Niet het logistieke administratieve proces staat centraal, maar het digitale dossier (het zgn. carrousel concept ). Het digitale dossier bestaat uit documenten die automatisch in een uniforme structuur worden geplaatst. Dat zijn documenten die door derden (partijen) worden aangeleverd en documenten die zelf worden geproduceerd zoals processtukken, interne nota's, conclusies en uitspraken. Aan een dossier kunnen ook stukken uit de vakinformatie gekoppeld worden ter voorbereiding van de zaak;
3. Administratieve medewerkers krijgen nadrukkelijk persoonlijke verantwoordelijkheid voor een aantal dossiers en zijn voor deze dossiers een eerste aanspreekpunt voor collega's en externe belanghebbenden;
4. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de standaardfunctionaliteiten en zo min mogelijk van maatwerk;
5. Vrijheid van handelen en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers staan centraal. In de applicatie wordt zo min mogelijk van zgn. ‘businessrules' gebruik gemaakt;
6. Beschikbare (‘proven') technologie wordt waar mogelijk op bruikbaarheid getoetst en bij verder uitwerking meegenomen.
7. Het systeem en de bijbehorende infrastructuur zijn schaalbaar.
De kernfunctionaliteiten van C@sus
Kenmerkend voor het C@sussysteem is dat het een integrale oplossing biedt voor alle aspecten van zowel het (digitale) document- dossier- als het zaaksmanagement. Het C@sussysteem kent de volgende kernfunctionaliteiten:
Digitale verwerking binnenkomende documenten ( resp. dossiers) en dossiervorming
C@sus voorziet in de mogelijkheid om dossiers aan te maken en binnenkomende documenten te digitaliseren en automatisch in de betreffende dossiers te voegen;
C@sus voorziet in de (primaire) registratie van document zaaks-, proces-, en partijgegevens waarbij gebruik gemaakt kan worden van barcodering;
C@sus ondersteunt uniforme registratie middels internetverbindingen ten behoeve van postcodegegevens en advocatengegevens;
C@sus vervolgrelease 2 of 3 voorziet in invoering van het burgerservicenummer en digitale communicatie met de omgeving (burger, advocatuur, universiteiten etc.).
Document-, dossier- en zaaksmanagement
C@sus voorziet in de aanvullende registraties met gebruikmaking van barcodering;
C@sus biedt mogelijkheden tot bulkafdoening met gebruikmaking van barcodering;
C@sus kent een uniform ingericht digitaal dossier dat op basis van autorisatie toegankelijk is;
C@sus sluit aan op de eisen van en op de (toenemende) samenwerking tussen rechters, leden van parket, juridisch medewerkers en de administratieve medewerkers. Iedere zaak kan binnen de applicatie worden beschouwd als een (klein) samenwerkingsproject.
C@sus kent integratie met MS-Office, Workshare en een elektronisch brievenboek (Smartdocuments), dat automatisch en gebruik maakt van relevante gegevens uit de C@susdatabank (in diverse talen) standaard brieven, sjablonen en tekstblokken bevat;
C@sus voorziet in integratie van documentmanagement en ‘casehandling' (gestructureerde dossiervorming, status- en termijn bewaking en zittingsroladministraties);
C@sus voorziet in een gedetailleerde autorisatie.
Ondersteuning administratieve organisatie en logistiek
C@sus ondersteunt de overdracht van fysieke bewegingen van documenten en dossiers tussen medewerkers en biedt inzicht in relevante gegevens over caseload, statussen en termijnen, met gebruik van barcodering;
C@sus voorziet in document- en dossierbeheer conform relevante wet- en regelgeving;
Vanuit C@sus kunnen procesbeschrijvingen en werkinstructies direct worden geraadpleegd (AO);
C@sus release vervolgrelease 2 of 3 voorziet op basis van de AO/IC in digitalisering van het raadkamerproces;
C@sus vervolgrelease 2 of 3 voorziet op basis van de AO/IC in invoering van de elektronische handtekening.
Digitalisering uitgaande documenten( en dossiers)en archivering
C@sus voorziet in geïntegreerde en toekomstbestendige elektronische archivering (waaronder begrepen overdracht naar het Nationaal Archief op basis van een Basis Selectie Document (BSD);
C@sus vervolgrelease 2 of 3 voorziet op basis van de AO/IC in gescande handtekeningen en authenticatie van uitgaande documenten door middel van de elektronische handtekening;
C@sus vervolgrelease 2 of 3 voorziet in invoering van het burgerservicenummer en digitale communicatie met de omgeving (burger, advocatuur, universiteiten etc.).
Kennismanagement
C@sus voorziet in fulltext doorzoeken van documenten en dossiers en het hergebruik van informatie;
C@sus vervolgrelease 2 of 3 voorziet in de inrichting van kennismanagement module van Open Text.
Geïntegreerde interne kwaliteitscontrole en managementinformatie
C@sus voorziet in integratie van het document-, dossier- en zaaksmanagement met administratieve kwaliteitscontroles (waaronder begrepen audittrails en logging) en de bestuurlijke informatievoorziening (BIV);
C@sus biedt de mogelijkheid de zaakvoorraad te bewaken en de werkzaamheden, waaronder rechtszittingen, te plannen.
Het technische applicatielandschap van het C@sussysteem
De configuratie van applicaties
Het C@sussysteem kent naast de OpenText modules Documentmanagement (DM), Recordmanagement (RM), Kennismanagement (KM) en BussinessIntelligence (BI) en het in .Net ontwikkelde maatwerk (gebruikersinterface, roladministratie, status- en termijnbewaking), integratie met de applicaties Workshare (uitgebreide ondersteuning van gezamenlijk werken aan één document), Smartdocuments (elektronisch brievenboek), MS Word, MS Outlook, Acrobat, Cosign (elektronische handtekening) en PROTOS (Administratieve Organisatie, Interne Controle AO/IC en werkinstructies).
Architectuur en deployment
De presentatie van de C@susapplicatie aan gebruikers op de werkstations en op scanstations wordt verzorgd door Citrix applicatieservers. Dataverwerking vindt plaats via OpenText applicatie- en fulltextservers en een Kofax scanserver. Opslag van data en bestanden vindt plaats in filers, MS SQL Database servers, OpenText DocumentServers en Image servers. Alle servers zijn redundant uitgevoerd.
Connecties
C@sus kent connecties met de Cendris Postcode-server ten behoeve van de import van postcodedata, met Topcall ten behoeve de digitalisering van binnenkomende faxen en met de BistroWebserver voor gegevens van advocaten en hun kantoren.
Omgevingen
Er bestaan een zevental omgevingen: de Vanilla-, conversie-, ontwikkel- , acceptatie-, opleidings-, test-, en productieomgeving. Om deze omgevingen te faciliteren wordt er gebruikgemaakt van server virtualisatie door middel van VMWare . De productie omgeving bestaat uit werkstations (Thin Clients), scanstations, Citrix applicatieservers, OpenText applicatie- , database-, document- en fulltextservers, Smartdocuments database server en Kofax scanservers. Opslag van data en bestanden vindt plaats in de MS SQLServer en op filers (NetAPP).
De ontwikkeling, bouw en inrichting van het C@sussysteem zijn, voorafgaand aan de implementatie, positief beoordeeld door een externe EDP-auditor.
Bij ontwikkeling van het C@sussysteem heeft de Hoge Raad samengewerkt met de volgende partners:
Algorithmic Research , Israel Inrichting Cosign
Bistro, Utrecht Advisering advocatentabel
Capgemini, Utrecht a. Advies, systeembouw en -integratie
b. Conversie, advies en uitvoering
eXcellence & Difference, Rotterdam Performancetest, advies en QA
High Concept Inrichting Smart Documents
J.Hunter, EHRM, Straatsburg Advies
J. van Coeverden, Bistro, Utrecht Conceptontwikkeling en QA
Ministerie van Justitie Financiering
OpenText (Hummingbird) Advies
PriceWaterhouseCoopers, Advisory, Rotterdam EDP-auditing
De Hoge Raad meent samen met zijn partners dat met het nieuwe document- en dossiermanagementsysteem C@sus een unieke, efficiënte, kosteneffectieve en toekomstbestendige basis is gelegd voor de integrale ondersteuning van zijn bedrijfsprocessen.
Met de ontwikkelde infrastructurele ICT-voorzieningen (Server Based Computing omgeving in combinatie met SSL-VPN telewerkvoorzieningen) en de daarbij gebruikte innovatieve technieken op de werkplek, behoort de digitale werkomgeving van de Hoge Raad vanuit technisch oogpunt tot de modernsten in de wereld.
8 augustus 2007
Hoge Raad der Nederlanden
Directie bedrijfsvoering
Postbus 20303
2500 EH 's-Gravenhage
Tel. ++31(0)703611412
