Publiek-private samenwerking als alternatief voor uitbesteding van overheids-ict? Voor Siemens en IBM is dit een uitgemaakte zaak. In een tienjarige joint venture met de Bundeswehr krijgt de automatisering van de Duitse krijgsmacht een grondige opknapbeurt.
Eind vorig jaar sloten Siemens en IBM met de Bundeswehr een tienjarig contract met een waarde van 7,1 miljard euro. Doel: de modernisering van de (niet-militaire) informatie- en communicatietechnologie van de Duitse strijdkrachten. Om dit zogeheten Projekt Herkules in goede banen te leiden zijn de partijen een publiek-private samenwerking aangegaan. Er werd een joint venture opgericht, Bundeswehr Informationstechnik, met als aandelenverhouding Siemens 50,05 procent (draagt het financiële risico), IBM 0,05 procent en de Bundeswehr 49,9 procent.
Bij BWI werken 2750 mensen, waarvan 2400 defensiemedewerkers (waaronder 800 in it gespecialiseerde soldaten), 250 Siemens-werknemers en 100 IBM-employees. Eind dit jaar keren de achthonderd it-soldaten terug naar het leger, alwaar ze ‘militaire (‘groene’) automatiseringstaken krijgen rond bijvoorbeeld wapensystemen of mobiele netwerken tijdens missies. Van het defensiepersoneel ligt de gemiddelde leeftijd op zo’n vijftig jaar. Veel medewerkers zullen gedurende de looptijd van het contract met pensioen gaan. Siemens en IBM moeten daarom nieuwe, jongere medewerkers werven voor BWI. Defensiepersoneel kan overigens, als een klus erop zit, overstappen naar Siemens of IBM.
Het eerste jaar van de contractduur is bedoeld voor migratie. Daarna trekken Siemens en IBM drie jaar uit voor de invoering en integratie van de nieuwe ict en vier jaar voor de uitvoering ervan. In 2012 loopt het contract af, valt BWI terug in de schoot van de Bundeswehr en kan het leger besluiten om de vernieuwde automatisering weer zelf uit te voeren of opnieuw te kiezen voor een publiek-private constructie.
Showcase
Een publiek-privaat partnership (ppp) is hét model voor de modernisering van de publieke administratie, beweert Jürgen Frischmuth, bestuurder van Siemens IT Solutions and Services, tijdens de internationale persconferentie nabij Bonn. “Het zorgt ervoor dat de hoge investeringskosten van dit soort trajecten beter gepland en in de hand gehouden kunnen worden. Bovendien is de betrokkenheid van topmanagers groter wanneer er van beide kanten wordt geparticipeerd in een veranderingsproject. Ook kan een cultuurkloof tussen medewerkers uit de verschillende bloedgroepen daardoor sneller worden overbrugd. Dit soort zaken ligt anders in situaties waarbij een ‘probleem’ in zijn geheel aan it-partijen wordt uitbesteed.”
Voor Siemens, dat 60 procent (circa 4,26 miljard) van de koek van 7,1 miljard euro krijgt, is Herkules de grootste deal tot nu toe. Een showcase noemt Frischmuth het, die navolging in Europa behoort te krijgen. “Administratieve automatisering is geen kerntaak van het leger en andere overheidsorganisaties. Zij hebben moeite om vernieuwingsoperaties te bekostigen en aan te sturen. In een publiek-privaat partnership zijn dit soort complexe zaken makkelijker uitvoerbaar.” Frischmuth wijst op een overheidsopdracht in Groot-Brittannië waarbij Siemens als paspoortleverancier optreedt en zorgt dat iedere aanvraag binnen 24 uur is geregeld. “Met dit project deden we veel ervaring op met het sneller verwerken van overheidsprocessen.”
Lange adem
Het heeft overigens jaren geduurd voordat dit ‘ppp’-contract zijn beslag kreeg. In 1999 startte het Duitse ministerie van Defensie met het zoeken naar een partner. Gesprekken met het consortium Isic 21 (CSC Ploenzke, Eads, Mobilcom) strandden in 2004. De betrokken bedrijven twijfelden aan de winstgevendheid van het project. Daarna was de coalitie TIS aan de beurt: T-Systems, IBM en Siemens. T-Systems trok zich echter in 2005 terug, omdat het naar verluidt niet duidelijk was welke partij de leiding had. Uiteindelijk durfde het achtergebleven ‘IS’ wel een overeenkomst te sluiten. Toch blijft Alfred Hummel, hoofd modernisering van het ministerie, heilig geloven in een ‘ppp’. Hij ziet het als de derde weg tussen alles zelf doen en alles uitbesteden. “Waar de markt het beter kan doen, moet je partijen inschakelen.” Herkules moet uiteindelijk zorgen voor een “Bundeswehr-brede ict-infrastructuur, met moderne rekencentra, spraak- en datanetwerken en werkplekken, waarbij de vele legacysystemen zijn vervangen door standaardsoftware.” Een centrale rol speelt het project SASPF: Standard Application Software Product Family, met als basis de invoering van SAP-toepassingen.
Rudolf Bauer, directeur IBM Duitsland, voegt hieraan toe dat de federale overheid in Duitsland in 2010 15 procent van de publieke investeringen wil co-financieren met ondernemersgeld. Nu bivakkeert het land in Europa nog in de onderste regionen als het gaat om ppp-bestedingen, in goed gezelschap van Frankrijk, Nederland en België. Groot-Brittannië is koploper, gevolgd door landen als Hongarije, Griekenland en Italië, blijkt uit onderzoekscijfers.
Wie doet wat?
Qua werkverdeling bij BWI zal IBM zich grofweg bezighouden met de vernieuwing van de (centrale) systemen en de samenvoeging en herinrichting van de rekencentra en Siemens met de invoering van de decentrale toepassingen op ruim 1500 locaties in Duitsland. Het betreft zo’n 140.000 pc’s, 7.000 servers, 300.000 telefoons en 15.000 mobieltjes. BWI Informationstechnik is verdeeld in BWI Systeme (IBM) en BWI Services (Siemens). Big Blue regelt bijvoorbeeld de SAP-applicatieondersteuning, de Lotus Notes-update en de pki-intranetstructuur; zijn Duitse kompaan zorgt onder andere voor één lan en één wan, een centrale helpdesk, softwaremanagementdiensten, antivirus-software, de backoffice-consolidatie en de SAP-uitrol (Siemens is zelf een van ’s werelds grootste SAP-klanten). Siemens-directeur Frischmuth stelt dat er bewezen standaardtechnologie wordt ingezet.
Rudolf Bauer wijst op de mogelijkheden voor IBM en Siemens om grote besparingen te behalen. Daarmee kan Herkules een winstgevend project worden. De modernisering van de it-huishouding zal een drastische reductie van softwarelicenties en hardware betekenen. Bauer somt wat getallen op: SASPF vervangt 216 verouderde logistieke en administratieve systemen, 250 computercentra worden overgeheveld naar en verdeeld over vier grote rekencentra, van de duizend Lotus Notes-servers blijven er een paar honderd over, opslagsystemen worden vervangen door ‘storage area networks’ en van de 2000 lokale servers zullen er slechts een paar honderd overblijven. Ook het aantal onderaannemers dat nu nog rondloopt bij de Bundeswehr zal worden beperkt. “Het draait om innoveren, investeren en moderniseren. Dat zijn andere uitgangspunten dan bij een normaal uitbestedingstraject.”
Eilandjes
Peter Blaschke, directeur van BWI Informationstechnik, dat in Meckenheim bij Bonn zetelt, benadrukt dat kostenreductie niet het hoofddoel is. “Wij hebben het budget overgenomen – 7.1 miljard euro over tien jaar, dus per jaar ruim 700 miljoen – het personeel, de computerbedrijfsmiddelen en de subcontracten. Het doel is dat er over tien jaar een moderne infrastructuur staat waardoor de krijgsmacht beter en flexibeler kan opereren.”
Hij geeft aan dat de automatisering bij de Duitse krijgsmacht versnipperd is geraakt, omdat elke legeronderdeel zijn eigen it had. Deze eilandautomatisering zal strijdkrachten in andere landen, waaronder Defensie in Nederland, bekend voorkomen. “In twintig, dertig jaar is de hoeveelheid toepassingen fors gegroeid. Maar hoe los je zo’n brij aan systemen op? Door met externe partijen in zee te gaan die de ict weer op één platform kunnen zetten.” Momenteel reist een groep van driehonderd man langs de 1500 locaties van het Duitse leger om te inventariseren wat er precies aan hardware en software wordt gebruikt. De gegevens hierover komen in een database terecht en worden gebruikt om een planning op te stellen voor de vervanging ervan. Overigens is er geen DDR-legacy meer: de computersystemen van het Oost-Duitse leger zijn al eerder uitgefaseerd.
Volgens Blaschke valt het qua gedateerdheid met de informatiehuishouding best mee. De kennis van de it-medewerkers bij BWI, die van de Bundeswehr afkomstig zijn, is niet van minder niveau dan die van de IBM- en Siemens-medewerkers. Ze zullen alleen op een aantal vlakken moeten worden bijgeschoold, zoals rond ip-technologie en SAP. Desalniettemin: bij een overzicht van de ict-faciliteiten waarover het Duitse leger beschikt, wordt nog expliciet een colonne fax-apparaten genoemd. En bij een rondleiding door het netwerkbeheercentrum op de kazerne in Rheinbach blijkt het monitoringsysteem van Siemens te draaien op pc’s met het IBM OS/2-besturingssysteem!
SASPF
Projekt Herkules en SASPF vormen onderdeel van een grote transformatie die de Bundeswehr (252.000 soldaten, 115.000 burgerpersoneel) doormaakt. Streven is om de kosten en administratieve druk te verlagen en de inzetbaarheid van het leger te verbeteren door taken bij marktpartijen neer te leggen. Het ontwerp van SASPF staat overigens los van Herkules, en valt onder de verantwoordelijkheid van de Bundeswehr. Een woordvoerder vertelt dat er bij de Duitse defensie zo’n 1,5 miljoen datasets bestaan. “SAP werkt met een standaard-dataset, dus dat vereist in de SAP-toepassingen, die we zullen gebruiken, nog de nodige aanpassingen. De software moet bijvoorbeeld geschikt worden gemaakt voor de logistieke ondersteuning van missies in het buitenland.”
