Softwaremaker AFAS uit Leusden behaalt al tien jaar op rij zeer fraaie financiële resultaten. Het geheim daarachter lijkt te zijn dat de onderneming zelf doet, wat het ook anderen aanraadt: radicaal automatiseren.
Volgens Ton van der Veldt, medeoprichter en lid van de raad van bestuur, stagneert de automatisering in veel bedrijven. "Er worden nog veel overbodige administratieve handelingen verricht en op veel verschillende fronten. Daar ligt nog een wereld aan verbeteringsmogelijkheden open."
AFAS is voortgekomen uit een management buy-out, die zich in 1996 voltrok. Dat jaar besloot salarisverwerker Raet om het eigen financiële pakket, AFAS genaamd, van de hand te doen. Van der Veldt, destijds manager van de AFAS-afdeling, greep zijn kans, samen met Piet Mars, een goede klant, die zijn compagnon werd en die de bedrijfsmatige kant van de nieuwe onderneming voor zijn rekening nam.
Het was een vliegende start met direct 48 medewerkers en 4200 klanten, waaronder vijfhonderd accountantskantoren. Van der Veldt: "Vanaf dag één van de verzelfstandiging hadden we eigenlijk geen bank meer nodig. We konden de investeringen bekostigen uit de opbrengsten uit licenties en uit nieuwe verkopen. We straalden uit dat we gek zijn van mooie software. En dat slaat over op je klanten."
Keuzes
Maar enthousiasme alleen is niet genoeg. Er moesten ook lastige keuzes worden gemaakt. De boedel, die van Raet was overgenomen, bestond uit verouderde DOS-software en een productlijn voor de IBM AS400. De jonge onderneming koos ervoor om voortaan alles op het Windows-platform te baseren en stopte daarom met de AS400-software. "Daar hebben we achteraf bezien wel geluk mee gehad," oordeelt Van der Veldt, "want destijds was helemaal nog niet zo duidelijk dat Windows een blijvertje zou zijn. Deze keuze voor één platform kwam voort uit onze centrale visie dat we één geïntegreerd systeem wilden hebben. Wat we hadden overgenomen waren deelproducten, losse modules, die niet werkelijk geïntegreerd waren. En dat zie je nu nog steeds bij allerlei producten. Hoe ver gaat de integratie? Dat moet je je afvragen. Bij softwareleveranciers die groeien door andere bedrijven over te nemen, gaat die integratie niet erg ver. Neem dat maar van me aan."
In 1998 begon AFAS met zijn eigen 'ontwikkelfabriek' aan de uitdaging om werkelijke integratie tot stand te brengen en dat op de exclusieve basis van het Windows-platform.
De volgende keuze betrof de prioriteiten. Van der Veldt: "We kwamen al heel snel uit bij werkstroom- en documentbeheer. Dat heb je nodig als je werkelijk een vernieuwende slag wilt maken in je automatisering. En uiteraard een intranet, waarin alles samenkomt. Dat zagen we als de kern. En daar omheen zijn we de andere modules gaan ontwikkelen. Het automatiseren van je workflow- en documentmanagement is noodzakelijk als je taakgericht wilt kunnen werken. Zo kun je het systeem automatisch signaleringen laten geven en berichten laten zenden, die gekoppeld zijn aan je workflow. In het ideale geval is het systeem proactief voor jou aan het werk."
Definities
AFAS telde eind 2006 een kleine tweehonderd medewerkers. Er zijn vijf business units: Productontwikkeling, Sales, Marketing & Communicatie, Customer Operations en Architectuur & Innovation (A&I). Daarnaast zijn er drie stafafdelingen: Algemene Dienst, Personeelszaken en Controlling.
De samenwerking tussen Productontwikkeling en A&I fungeert als de motor van de softwarefabriek. Centraal daarin staat het begrip ´definities´. Nog voordat er één regel code geprogrammeerd wordt geven de productmanagers aan hoe de applicatie zich moet gedragen. Deze functionele omschrijvingen worden in het taalgebruik van AFAS een definitie genoemd. Deze definities zijn generiek en dus te hergebruiken. Zo is er bijvoorbeeld een definitie voor het toevoegen van een klant. Diezelfde functie kan later worden toegepast in een ander deel van het systeem bij eenzelfde functie. Niet alleen de ontwikkelaars van AFAS, maar ook klanten kunnen definities wijzigen en toevoegen. Daardoor is er geen maatwerk meer nodig, stelt AFAS, want de definities bevinden zich op een dieper niveau in de applicatie en liggen aan de basis van het uiteindelijke programmeerwerk. Zulke aanpassingen op de definities door de klant gaan mee in een nieuwe release, waardoor zij niet verloren gaan. Alle definities samen vormen een repository, die de kern uitmaakt van de architectuur van de AFAS-software voor personeelszaken (hrm: human resource management) en bedrijfsprocessen (erp: enterprise resource planning).
Van der Veldt en Mars duiden hun visie op automatisering aan met de term ondernemingsprocesbeheer (opb). En de daarmee corresponderende architectuur noemen zij ANTA: AFAS New Technology Architecture. Deze concepten worden uitgebreid toegelicht in hun in 2004 verschenen boek De kunst van succesvol ondernemen.
Van der Veldt: "De meeste bedrijfssoftware bevat veel te veel regels code. Dat komt omdat alles uitgeprogrammeerd wordt. Dat is vaak zoveel werk dat outsourcing in beeld komt. Helemaal niet nodig, zeggen wij, als je anders over softwareontwikkeling nadenkt dan traditioneel wordt gedaan."
Weerstanden
Aanvankelijk beschikte AFAS alleen over het gelijknamige financiële pakket en over een salarisapplicatie, die een half jaar na de start eveneens van Raet werd overgenomen. In 2004 was er zoveel nieuwe functionaliteit ontwikkeld dat AFAS als volwaardige erp-applicatie mocht worden beschouwd. Bij die gelegenheid werd de naam van het centrale product veranderd in Profit ERP en die van de onderneming zelf in AFAS ERP Software.
De onderneming gebruikt de eigen applicaties en heeft daarmee in het oog lopende efficiencyslagen gemaakt. Zo werkt AFAS zonder secretaresses. Alle managers beheren hun eigen agenda, handelen hun eigen correspondentie af en schenken zelf koffie en thee voor hun bezoekers. Op de administratie zitten nog maar drie medewerkers.
"Er zijn hier in de loop der jaren heel wat functies vervallen en overbodige werkzaamheden verdampt," bevestigt Van der Veldt. "Dat klinkt negatief, maar dat is het niet. Je moet alleen wel zorgen dat de mensen, die het betreft, op tijd andere dingen gaan doen. Je kunt ze zo van de kostenkant naar de batenkant overbrengen. Zo zijn bij ons veel mensen, die administratieve taken hadden, consultancy gaan doen."
Van der Veldt en de zijnen lichten regelmatig bedrijven door. "Je ziet nog zoveel ondernemingen, die slecht geautomatiseerd zijn. Als er systemen worden vervangen dan wordt vaak alleen datgene geautomatiseerd wat al jarenlang geautomatiseerd was. Terwijl zo´n vervanging juist een uitgelezen kans is om een verdergaande stap te zetten. Er worden nog veel overbodige administratieve handelingen verricht en dat op veel verschillende fronten. Daar ligt een wereld aan verbeteringsmogelijkheden open. Ik kom personeelsafdelingen tegen van tien man, die met twee meer dan ruimschoots toe zouden kunnen, als ze maar beter zouden automatiseren. Het feit dat er zo weinig gebruik wordt gemaakt van zulke optimalisatiemogelijkheden ligt aan de weerstand tegen verandering. Veel mensen vrezen voor hun baan of voor verlies van status. En natuurlijk zit daar een kern van waarheid in. Met onze software heb je veel chefs, secretaresses en administrateurs niet meer nodig. Die mensen moeten op tijd hun bakens verzetten."
Doelen
AFAS wil in 2010 de toppositie hebben bereikt op de Nederlandse markt voor hrm- en salarisverwerkingssoftware en in 2015 op die voor erp-systemen. Rustig doorgroeien en geen wilde internationale avonturen beginnen, zoals Exact deed met eSynergy, luidt het devies. Pas als de huidige hoofddoelen zijn bereikt, wil de onderneming ook buiten de landsgrenzen gaan opereren.
Bij deze opmars denkt Van der Veldt niet al te veel te duchten te hebben van de traditionele erp-leveranciers. Dat ligt anders waar het de Microsoft Dynamics productlijn betreft. Van der Veldt was – zacht gezegd – not amused toen de onderneming, aan wie hij zich strategisch verbonden wist, plotsklaps als concurrent zijn markt betrad. Nu begrijpt hij dat wel, zegt hij. En echt benauwd is hij niet. "We moeten nog maar zien of Microsoft het gaat redden als erp-leverancier. Zij hanteren een dealermodel. Dat is een handicap. Wij hoeven geen dealerkanaal te managen en geen marge af te staan. Wij doen rechtstreeks zaken met onze klanten."
Fred Teunissen
