Terwijl Microsoft de voordelen van zijn nieuwste Exchange-versie prijst, zijn er nog genoeg organisaties die een rustiger upgradetempo hebben. Voedingsmiddelenconcern Numico voert nu een complexe overgang naar Exchange 2003 uit.
In twee jaar tijd voert voedingsmiddelenconcern Numico in de hele organisatie Exchange 2003 door. Een zware klus, want er waren talloze mailsystemen in de organisatie aanwezig. Het project nam halverwege bovendien enorm in omvang toe, door een nieuwe acquisitie van het bedrijf. Aan Sonia Froude en Arno Zwegers de taak om het allemaal in goede banen te leiden. “Neem vooral de tijd om het goed voor te bereiden”, luidt hun advies.
Koninklijke Numico is in Nederland vooral bekend als producent van babyvoeding (Nutricia, Olvarit, Bambix), maar het levert vooral aan ziekenhuizen ook andere speciale voeding. Het meer dan honderd jaar oude bedrijf heeft vanouds een sterke naam in research & development. In 2003 besloot Numico zich, in het licht van slechte resultaten, om te vormen. Niet-kernactiviteiten werden verkocht en het bedrijf richtte zich voortaan uitsluitend op speciale voeding. Daarna begon Numico snel te groeien. In 2004 kocht het de twee grootste babyvoedingmerken van Finland. In 2005 volgde Mellin, een belangrijke speler op de Italiaanse markt, en in 2006 Dumex, een grote speler op de Aziatische markt.
Die historie van aankopen heeft tot gevolg dat Numico intern over een groot aantal ict-systemen beschikt. Het bedrijf heeft beleid ontwikkeld om te komen tot standaardisering van deze systemen. Daarbij wordt zo min mogelijk geforceerd. Een centrale rol bij alle ontwikkelingen is weggelegd voor de IS steering board. Hierin hebben onder meer verschillende executives zitting en de financieel directeuren van de divisies. Af en toe schuiven ook ‘klanten’ uit de landenorganisaties aan. De board ziet zichzelf als aanjager van innovaties en als klankbord van de centrale ict-organisatie.
Sonia Froude is bij die centrale organisatie verantwoordelijk voor de implementatie van Exchange 2003. Ze wordt daarin bijgestaan door Arno Zwegers, van Microsoft-specialist Avanade – met uiteraard een heel team eromheen.
Inpluggen
“Toen we met dit project begonnen, wisten we gewoon niet wat we in huis hadden”, vertelt Froude. “We hadden 72 locaties, waar zestig procent Exchange 5.5 draaide. De rest was onduidelijk. Er was geen centrale directory waarin je iedereen kon vinden. Als de ceo een mailtje aan alle werknemers had willen sturen, was dat niet mogelijk geweest.”
Standaardisatie was noodzakelijk, ook omdat Microsoft Exchange 5.5 uitgefaseerd werd. Froude: “We hebben gekeken naar de kosteneffectiviteit van het geheel. Het bleek dat iedere mailbox ons 33 euro per maand kostte. Dat kon volgens ons omlaag naar 18 euro.”
Er was ook vraag naar meer functionaliteit. Internationale managers van Numico zouden liefst op een willekeurige locatie hun laptop kunnen inpluggen om hun mail te checken. Dat zat er niet in. Daar kwam nog bij dat de veiligheid van de gebruikte internetverbindingen onduidelijk was. Ook daarvoor was een oplossing nodig.
“Dat laatste hebben we aangepakt met Dynamic Multipoint VPN, omdat dit beter werkt dan gewoon VPN”, zegt Zwegers. “Numico heeft dus een intern netwerk. De communicatie met de buitenwereld wordt bewaakt door Frontbridge. Verder draaien we Microsoft Operations Manager 2005, Exchange 2003 en Outlook 2003 cached mode. Er zijn inmiddels wel nieuwe versies, maar op dit moment houden we vast aan deze versies, omdat er anders weer verschillende versies in het bedrijf in omloop zijn.”
Hardwarematig bestaat het nieuwe systeem uit drie gateway-sites, die de verbinding met de buitenwereld onderhouden, en vijftien mailbox-sites. Het grootste deel van de vestigingen heeft dus geen eigen mailserver. Alleen locaties met meer dan driehonderd gebruikers hebben hun eigen servers – daaronder is het niet rendabel. Dat is nogal een reductie, want voor het project hadden de diverse vestigingen in totaal zo’n honderd mailservers.
Zwaartepunt
Een gedegen voorbereiding was de sleutel naar de soepele invoering van een nieuw systeem op talloze grondlagen. “Ik heb wel eens projecten met minder voorbereiding gedaan”, zegt Zwegers, “maar dat geeft altijd problemen met de implementatie. We hebben veel getest voordat we de nieuwe omgeving naast de oude gebouwd hebben. Tijdens de invoering konden we altijd terugschakelen.”
Kortom, alles was tot in de puntjes voorzien. Het hoofdkantoor ging als eerste over, in juli 2006. “En toen kocht Numico Dumex”, merkt Froude droogjes op. “In plaats van 72 locaties hadden we er toen ineens 134. Maar juist omdat we zo goed voorbereid waren en alles flexibel hadden ingericht, konden we dit relatief eenvoudig opvangen. Wel hebben we de conversie in Europa een poosje in de wacht moeten zetten, simpelweg omdat we op korte termijn geen extra middelen hadden.”
De gevolgen voor de infrastructuur bleken uiteindelijk minimaal. Het voorziene aantal mailbox-sites werd van tien verhoogd naar vijftien. De Aziatische gateway werd verplaatst van Jakarta naar Singapore, omdat daar vanwege de nieuwe aanwinst een groter zwaartepunt kwam te liggen. De uitdagingen lagen vooral op lokaal niveau, omdat er via Dumex uiteraard weer nieuwe mailsystemen binnenkwamen, waarvoor nieuwe migratiescripts geschreven moesten worden.
De migratie werd zoveel mogelijk met scripts (in plaats van met de hand) gedaan, omdat dit de testbaarheid verhoogt en foutenkans verkleint. Uiteindelijk verliep alles vrijwel vlekkeloos. In Thailand leverde de authenticatie problemen op en in Singapore raakte een database corrupt doordat een virusscanner op een verkeerd moment in actie kwam.
Privacy
Essentieel voor het succes was de intensieve samenwerking met de locaties, stelt Froude, die de halve wereld afvloog om de situaties ter plekke te bekijken. “Dat is niet alleen leuk omdat je eens het gezicht bij een naam ziet, maar het bouwt ook een extra niveau van vertrouwen. Communicatie tussen het hoofdkantoor en de vestigingen is uiterst belangrijk.”
Goede communicatie met de vestigingen is bovendien nodig voor allerlei details. In Duitsland, bijvoorbeeld, zijn de eisen aan de disclaimer onder aan de mail anders dan in de Verenigde Staten. Duitsland heeft bovendien strenge privacywetgeving, die eisen stelt aan wie wanneer welke mailbox mag inzien.
Ook andere niet-technische vragen moesten in het traject opgelost worden. Zo hanteerden de diverse vestigingen vanuit hun historie soms verschillende benamingen voor dezelfde functies. Dat is lastig in een centrale directory. Die benamingen moesten dus ook gestandaardiseerd worden. Zwegers: “In het nieuwe systeem wordt het mogelijk om een mailtje te sturen naar iedereen in een bepaalde managementlaag.”
BlackBerry
Een belangrijk onderdeel van het proces was de onafhankelijke validatie van het systeem door Microsoft. Zwegers: “Daarmee kun je de locale ict-managers sneller overtuigen dat je ontwerp goed is, maar bovenal kun je een sterker beroep doen op Microsoft voor ondersteuning. Ze kunnen immers niet zeggen: dat probleem is ontstaan door een ontwerpfout van jullie kant.”
Problemen
En problemen zijn er. “We hebben ernstige performance issues met de combinatie van BlackBerry en Exchange”, zegt Froude. “We zien geen problemen op de servers, maar veel clients zijn ontzettend langzaam, overigens alleen op die locaties waar veel BlackBerries in omloop zijn – maar dan heb je het wel over het hoofdkantoor. Microsoft heeft code geschreven voor extra logging van de interoperabiliteit tussen Exchange en BlackBerry, om te kijken waar het aan ligt. Het is dus fijn dat we een goed supportcontract met Microsoft hebben.” Het vinden van de oplossing heeft wel lang geduurd.
Een tweede technisch probleem zit in RPC (Remote Procedure Call), waarmee de ene computer code kan uitvoeren op de andere. Dit protocol is nodig om de Outlook clients met de Exchange server te laten communiceren. Ook de nieuwste versie van RPC over http voldoet echter niet aan de veiligheidseisen van Numico. “Dit heeft tot gevolg gehad dat we deze techniek niet kunnen aanbieden aan de eindgebruikers”, aldus Zwegers.
De uitrol van Exchange zal in de loop van dit jaar voltooid zijn. Daarmee blijven echter nog genoeg uitdagingen over. De eerste is archiveren. Mailtjes worden nu nog decentraal bewaard en dat brengt risico’s met zich mee. Een niet te traceren mailtje over een contract kan het bedrijf geld kosten. Bovendien gelden steeds vaker wettelijke bewaartermijnen. Andere uitdagingen zijn het strak trekken van procedures en het aankoppelen van andere systemen, bijvoorbeeld voor videoconferencing.
Uiteindelijk zal ook de sprong naar Exchange 2007 gemaakt worden. Froude: “We gaan ervan uit dat dit minder voeten in de aarde zal hebben dan de operatie waar we nu mee bezig zijn.”
De Lessen
Een implementatie- en migratietraject kent veel algemene do's en dont's. Die zijn voor het Exchange-project van Numico niet anders. De belangrijkste les is dat een flexibele opzet, geredeneerd vanuit de functionele specificaties en niet vanuit de in te kopen technologie, de organisatie in staat heeft gesteld om razendsnel de omvang van het project bij te stellen, toen de omstandigheden daarom vroegen. Samenvattend:
l Neem de tijd voor een degelijke voorbereiding tot op detailniveau
l Test alles grondig voor het live gaat
l Communiceer uitgebreid met de ict'ers op locatie
l Laat het ontwerp door een onafhankelijke derde certificeren
De uitvoerders
Sonia Froude werkt zes jaar bij Numico, de eerste drie in het Verenigd Koninkrijk, en sinds 2004 op het hoofdkantoor op Schiphol. Haar rol is die van Microsoft-architect, de laatste jaren volledig geconcentreerd op de implementatie van global messaging.
Arno Zwegers is werkzaam als architect bij Avanade, een joint venture van Microsoft en consultancybedrijf Accenture. Hij verricht al zes jaar projecten bij Numico en is momenteel lead architect voor global messaging.
