Printers mogen dan goedkoper worden, de verbruikkosten blijven hoog. Print Manager Plus helpt een bedrijf om de afdrukkosten onder controle te houden.
De dalende aankoopprijzen voor printers lijken goed nieuws, totdat je de prijzen van de verbruiksartikelen bekijkt. Printers kunnen zo goedkoop verkocht worden, omdat de printerfabrikant in feite zijn geld verdient met de zogenaamde 'consumables': bij inkjets de inktcassettes, bij laserprinters de toners, drums en fusers. Drums en fusers worden alleen vervangen bij volumeprinters, bij desktopprinters vervang je de toner.
De paginakostprijs van een afdruk is een belangrijkere kostenpost dan de aankoopprijs van de printer. Neem bijvoorbeeld kleurenlaserprinters. Die hebben zo'n aantrekkelijke aankoopprijs dat een bedrijf in de verleiding kan komen om voor elke afdeling en elke werkgroep een goedkope kleurenprinter aan te schaffen. We veronderstellen even dat het bedrijf in kwestie twintig printers in gebruik neemt. Het personeel maakt daar natuurlijk dankbaar gebruik van en print dat het een lieve lust is. Omdat het in kleur is, worden er natuurlijk ook heel wat privéafdrukken gemaakt. Stel er worden per printer gemiddeld ongeveer duizend pagina's per maand afgedrukt (een conservatieve schatting). Maal twintig printers geeft dat 20.000 pagina's per maand. In onze meest recente test van kleurenlaserprinters kwamen we uit op een gemiddelde paginakostprijs van 7,63 eurocent exclusief btw. We praten dus in bovenstaand voorbeeld over een totale afdrukkostenpost van 1526 euro per maand. Daarbij is het papier nog niet meegerekend. Dat is een forse kostenpost die al snel de aankoopprijs van de printers vele malen overstijgt. Een beheerpakket voor afdrukkosten zoals Printer Manager Plus helpt paal en perk te stellen aan een al te ongedisciplineerd printergebruik en kan zo de afdrukkosten stevig drukken.
Beperkingen
Printer Manager Plus of kortweg PMP kan op elke Windows-machine (zowel werkstation als server) waar een printer aanhangt, geïnstalleerd worden. Een duidelijke voorwaarde van PMP is, dat het printen vanuit de gebruikers-pc's moet lopen via een Windows-machine. Alleen dan kan hij het beheren. Je kunt dus geen afdrukrechten en -beperkingen opleggen voor printers die gebruikers rechtstreeks aanspreken via de tcp/ip-printerpoort in Windows.
Het printergebruik van andere besturingssystemen (Linux, UNIX, Solaris, Mac, OS/2, DOS, wat dan ook) kan prima geregeld worden, zolang er dus maar via die Windows-pc geprint wordt. Onder Linux wordt vaak rechtstreeks naar de printers afgedrukt, maar dat mag dus niet met PMP: Linux-gebruikers moeten gebruikmaken van een Samba-client en zo de netwerkprinter via Windows aanspreken. Zolang je aan deze beperkingen voldoet, kan elke gebruiker op ieder platform gevolgd worden.
Beheer
PMP heeft inspiratie opgedaan bij Outlook XP, want de gebruiksinterface lijkt er erg op met een hoofdmenu-paneel uiterst links met uitklapbare submenu's in een opvallend kleurenpatroon met veel blauw en rechts daarvan het meer gebruikelijke informatie- en instellingenpaneel.
Er zijn vier tabbladen: Gebruikers, Gebruikersgroepenstandaardinstellingen, Printers, Printservers en Rapporten. Onder 'Gebruikers' krijg je alle gebruikers te zien die bekend zijn bij de Windows-pc. Je kunt gebruikers individuele rechten toekennen of beperkingen opleggen. Meestal doe je dat niet, maar geef je er de voorkeur aan om gebruikersgroepen bepaalde afdrukprivileges toe te kennen. In beide gevallen is het mogelijk om op te geven hoeveel pagina's er maximaal afgedrukt mogen worden, hoe groot een printopdracht mag zijn en hoe hoog de kosten mogen oplopen en hoe die verrekend worden. In de lijst van printers kun je nauwkeurig specificeren hoeveel het afdrukken kost bij die machine. Als de paginakostprijs bekend is, kun je die opgeven. Vergeet ook niet om rekening te houden met de prijs van het papier! Daarnaast kun je per printer maxima opgeven.
De printservers zijn de Windows-machines die alle afdruktaken voor een bepaalde printer of voor bepaalde printers aanvaarden en doorsturen naar die printer of printers. Er zijn geen instellingen, je kunt wel de PMP-service op die machines stoppen en starten.
Het laatste tabblad, Rapporten, maakt gebruik van Crystal Decisions om rapporten te genereren. Zo kun je een rapport laten maken van het gebruik in pagina's of in kostprijs per printer, of per gebruiker, et cetera. Keuze te over. Print Manager Plus werkt overigens ook met Microsoft Clusters en met printservers die op virtuele machines draaien.
Conclusie
Print Manager Plus kan al te ongedisciplineerd printergebruik aan banden leggen en je heel nauwkeurig de afdrukkosten laten beheren en beheersen. Bij meer dan vijftig printergebruikers doe je met deze beheersoftware potentieel goede zaken. Een nadeel is wel dat het pakket het gebruik van een Windows-printserver verplicht.
Productinfo
Product: Print Manager Plus 6.0 Enterprise Edition
Producent: Software Shelf International Inc., USA, www.softwareshelf.com
Leverancier: Raxco Software, www.raxco.nl
Adviesprijs (excl. BTW): 760 euro (per licentie voor 1-4 licenties), 190 euro (jaarlijks onderhoud); te downloaden probeerversie; degressieve tarieven voor grotere volumes; academische editie, 'small business' en SOHO editie, enz.
Systeemvereisten: Windows NT/2000/XP/2003 Server of Werkstation; database: MS Access 2000, MSDE 2000 of MS SQL server 7.0 of hoger
De Kern
* Print Manager Plus beheert en beheerst afdrukkosten, er is zelfs een module voor facturatie.
* Iedere systeem- of netwerkbeheerder die controle wenst over het printergebruik in het netwerk kan niet zonder.
