Veel organisaties kiezen ervoor om hun it-afdeling en de facilitaire dienst samen te voegen. Maar wie moet de nieuwe afdeling gaan leiden, en waarom?
Vroeger was alles lekker makkelijk. Je had een afdeling it, een afdeling telecom en de facilitaire dienst. Met ieder hun eigen taken. Door nieuwe technologieën lopen die taken echter steeds vaker door elkaar. Zo zijn zowel de it-manager als de facilitair manager (FM) betrokken bij stroom- en koelingsproblematiek in datacenters. Ander voorbeeld: ip-communicatie. Valt dat onder de verantwoordelijkheid van telecom of juist van it? Voor beide is wat te zeggen.
Om deze competentiestrijd te beslechten, besluiten veel ondernemingen om de facilitaire en it-diensten samen te voegen tot één afdeling. Nederland loopt voorop in deze trend. Toch blijkt het nog een flinke opgave om te bepalen wie de ‘toko' gaat leiden: de facility manager (FM) of het hoofd van it?
De deskundigen zijn het er niet over eens. Velen menen dat de functie van ‘chief facilitating officer' typisch iets is voor iemand uit de facility-hoek. FM'ers zouden vaak een bredere kennis en meer bedrijfskundige ervaring hebben dan de collega's van it. Anderen verwachten juist dat de it-manager de aangewezen persoon is om een samengevoegde afdeling te leiden. Hij zou alles beter kunnen overzien: van telefonie tot disaster recovery.
Lennart Harpe van Humanagement en specialist op het gebied van convergentie van bedrijfsonderdelen: "Een manager van zo'n samengevoegde afdeling moet in ieder geval een generalist zijn. Dit hoeft niet per se een facility manager of ééntje van it te zijn, zolang hij of zij maar een goede regievoerder is. Het kan dus ook een bedrijfskundige zijn. Daarnaast is het belangrijk dat er onderling goede afspraken zijn over wie waartoe bevoegd en verantwoordelijk is. Uit oogpunt van risk management moet je namelijk altijd voorkomen dat verantwoordelijkheden worden afgeschoven."
Wat vind jij?
Hoe verloopt de samenwerking tussen jouw it-afdeling en de facilitaire dienst? Wie zou een samengevoegde afdeling moeten leiden: het hoofd it of de facility manager? Stuur je reactie naar lezers.computable@bp.vnu.com.
IT-hoofden zouden (over het algemeen) een voorbeeld kunnen nemen aan de klantgerichtheid van de FM-organisaties. De klanten uit het primaire proces bepalen, en FM faciliteert hen zo goed mogelijk. De klant is koning, zou iedere dienstverlener nog steeds hoog in het vaandel moeten hebben. Het is daarom logisch dat ook it-ondersteuning een reguliere plaats krijgt binnen het faciliteren. Laten we eerlijk zijn: het onderscheid tussen een pc, een copier, een telefoon, een bureaustoel of een vergaderzaal is procesmatig beperkt.
Andersom kan de FM-organisatie nog steeds veel leren van de striktere it-processtructuren die in de loop der tijd door schande en schade zijn ontstaan, als een pragmatische ITIL implementatie die ook voor FM werkt.
In beide processen blijft overigens ruimschoots plaats voor BackOffices die de expertise op de vakgebieden houden: de electrici, de loodgieter, de schilder, de netwerkbeheerder, de cateraar, de beveiliger en de externe leveranciers. De facilitaire organisatie is de centrale spil in het geheel, het aanspreekpunt, de kwaliteitsbewaker, de FrontOffice.
De geconstateerde trend matcht met onze ervaringen en de almaar vaker gestelde vraag naar de FMIS-uitbreidingen die al deze facilitaire processen bij elkaar kunnen faciliteren.
FM en IT zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. IT is een lange tijd als een andere discipline gezien, omdat het iets “nieuw” was. Dat is al lang niet meer zo, en het wordt dan ook hoog tijd om de visie op het positioneren, inrichten en uitvoeren van de IT taken binnen een organisatie aan te passen. Dit omdat IT in loop van tijd, ook faciliterend is geworden. Er is immers geen business die het zonder IT kan doen, grote van bedrijf is niet van belang. Tevens zie ik, afgestudeerd FM’er verder gespecialiseerd in IT, heel veel raakpunten tussen deze twee. Ook de punten waarbij IT van FM kan leren. Denk aan procesinrichting, controle en beheersing. Over kwaliteitszorg kan ik hier niet eens beginnen, het is een hoofdstuk apart.
Al met al: ja, een fusie van FM en IT is mijns inziens noodzakelijk en wat mij betreft ook welkom.
Hier komt wederom de “bijzondere” rol en functie van verschillende type ICT om de hoek. Als we ICT als commodity gaan leveren, kan dit zonder meer door een Facilitair Manager worden geleverd. De meeste ICT is echter nog geen commodity. Dit komt er wel in rasse schreden aan. Er is nu al vaak de discussie wie er verantwoordelijk is voor datalijnen, terwijl de telefonie vaak al bij Facilitair belegd is. Zodra ICT infrastructuur als commodity kan worden geleverd kun je dit bij Facilitair beleggen.
We zien al een grote verplaatsing in de ICT. Hierbij treedt de Iinformatiemanager op als bedrijfsprocesintegrator en degene die informatievoorziening realiseert. Hiermee komen wij meteen weer op het vlak van Verandermanagers, de Operationeel managers etc. die er eigenlijk voor verantwoordelijk zijn maar nog niet de slag hebben gemaakt om hun teams van de benodigde ICT kennis te voorzien, common knowledge.
De ICT infrastructuur is naar mijn mening een Facilitaire dienst. Deze zouden we veel meer als een commodity markt (gas, elektra, telefonie, koffiemachine, catering) moeten laten inrichten door de infrastructuur partijen en end-to-end moeten laten leveren.
ICT wordt nog te vaak als iets speciaals gezien. Uiteindelijk zal het noodzakelijk zijn om deze specialisme terug te laten keren naar de basis verantwoordelijken. De operationeel managers van afdelingen, functioneel beheer en naar Facilitair Management , infrastructuur beheer, in de vorm van een commodity.
ICT wordt al te lang als iets bijzonders gezien, door de instabiliteit, terwijl het beheer eigenlijk niet veel anders is dan inregelen van procudures en beheers structuren.
De nieuwe generatie is inmiddels dermate vervlochten met ICT dat deze de ICT infrastructuur en de standaard werkplek applicaties als commodity verwachten. Het moet er zijn en draaien, net zoals de koffie machine altijd koffie moet leveren en met de telefoon gebeld moet kunnen worden.
De volgende stap is de integratie van business applicaties met de operationele organisatie. De vraag hierbij is wie heeft een beter overzicht over de bedrijfsprocessen en de benodigde informatie? Op dit moment faciliteert de Informatiemanager geregeld hierin. Mede wegens het ontbreken van kennis in de operationele organisatie. Dit terwijl de operationele managers hierin in de lead moeten zijn. De huidige ICT organisatie vult eigenlijk de GAP’s die er momenteel zijn in de organisatie rondom processen en informatie uitwisseling. De vraag is wat is wijsheid en wie kan hier in de toekomst beter in faciliteren? Met de nieuwe generatie zal ook dit probleem veranderen. Zij weten wat ICT is en wat het kan. Hiermee komt de nieuwe generatie managers vanzelf in Control en verliest de Informatiemanger en ICT manager wederom terein.
Uiteindelijk wordt een Informatiemanager dan een procesintegrator binnen een operationele afdeling en de infrastructuur zal onder facilitair verder opbloeien als commodity en de benodige kwaliteit en stabilteit krijgen.
Er wordt hier regelmatig een vergelijking gemaakt tussen een koffieautomaat en ict-beschikbaarheid. Nu staat er op site ook een stukje over het volledig uit de hand lopen van een project bij Defensie. Gaat over vele miljoenen euro’s en het gaat echt niet over het uitrollen van nieuwe koffieautomaten.
Alexander ziet het redelijk, lijkt me. Maar laat me toch benadrukken dat ICT so wie so al minder bijzonder is dan de rest. Ook de andere backoffices hebben hun specifieke expertises en bijzonderheden. Is klimaatbeheersing nu zoveel meer commodity(?) dan ICT?
Mike, enig idee hoeveel miljoen er jaarlijks aan koffie en andere catering binnen Defensie wordt gespendeerd, ieder jaar weer?