CBR maakt rijexamens papierloos

‘Weg met de papieren rompslomp’, moeten velen bij het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen (CBR) gedacht hebben. Daarom werden er pda’s ingevoerd om administratieve handelingen elektronisch te laten verlopen. Met groot succes, maar anders dan bij een desktop-applicatie is het schermpje klein en de bediening nog steeds onhandig.

Het CBR begon in 1927 met de eerste rijexamens en het uitgeven van rijvaardigheidsbewijzen. Vandaag de dag moeten geslaagden nog steeds naar het gemeentehuis met dit bewijs om het in te leveren voor het felbegeerde ‘roze papiertje’ (tegenwoordig een plastic kaart). Het CBR doet overigens meer dan alleen het examineren van het wegvervoer. Ook in de luchtvaart, het beroepsgoederenvervoer en de binnenvaart toetst het CBR de vaardigheid en vakbekwaamheid. Er komt echter veel papierwerk bij kijken. Daarom zijn mobiele applicaties ontwikkeld, waarmee het papierwerk verminderd en de efficiency verhoogd wordt.

Samenbrengen

Tot 2004 verliep het aanvragen van rijexamens en het registreren van de uitslag nog vrijwel volledig met papieren formulieren. Harold Bekhuis, hoofd regio Noord en projectmanager van het CBR, legt uit dat het examineren begint met het inkopen van examenuren door de meer dan vijfduizend aangesloten rijscholen. “Die rijscholen geven via een online reserveringssysteem aan hoeveel rijexamens ze in een bepaalde periode willen boeken. Die geboekte uren moeten nog wel samengebracht worden met de personalia van de examenkandidaten. Rijscholen willen dat samenbrengen zo laat mogelijk doen, want je weet nooit wat er tussen kan komen. Iemand kan het slecht doen in voorgaande examens of bijvoorbeeld een been breken. Tot voor kort kon het koppelen van persoonsgegevens uiterlijk op de achtste dag voor het examen gebeuren. Het CBR moet dan namelijk nog verschillende handelingen verrichten, zoals het samenstellen van de individuele roosters van de examinatoren. “Zeven dagen waren gewoon het minimum. We hadden namelijk altijd te maken met de tijd die de post ervoor nodig had om de verschillende formulieren rond te sturen. Een examinator kan nu eenmaal niet aan de slag als hij niet over de benodigde documenten beschikt.”

Foutmarges

Volgens Bekhuis leidde deze werkwijze tot tijdverlies, beperkte flexibiliteit en grote ladingen papier waarvan een deel moest worden ingescand. “Het blijft een deels handmatig proces waar gemakkelijk fouten bij ontstaan. Om die foutmarge verder te verkleinen en de afhandelsnelheid te vergroten, moest er verder geautomatiseerd worden. Door de examinatoren te voorzien van een pda met GPRS-functionaliteit konden de belangrijkste vertragingen worden aangepakt. In plaats van een stapel papieren op schoot, heeft de examinator nu alleen een handheld waarop hij precies kan zien waar hij is ingeroosterd en welke leerling hij moet examineren. Het grote voordeel is dat de aanvraagtermijn is teruggebracht tot slechts één dag.” Daarnaast worden de gegevens van een geslaagde kandidaat direct verwerkt en kan de uitgevende gemeente er snel mee aan de slag.

Ingeburgerd

In 2004 werd in samenwerking met Getronics PinkRoccade gestart met een eerste eenvoudige pilot waarbij alleen een aantal basisfuncties in de applicatie opgenomen. “Het testpanel van tien examinatoren heeft acht weken lang met zowel de oude papieren methode als de pda’s gewerkt. Zo konden we goed controleren of ons plan werkte en welke gebruikers moeite met de interface hadden.” Bekhuis meent dat dit eerste proefproject van groot belang is geweest voor het slagen van het project. Juist bij mobiele applicaties is er sprake van een moeizame interface ten opzichte van een fullsize beeldscherm. Bovendien gebeurt het vaak dat de interface bij mobiliteitsprojecten wordt afgestemd op een kleine groep ervaren gebruikers die niet illustratief is voor een brede gebruikersgroep.

“Na die eerste pilot wilden acht van de tien hun pda niet meer inleveren, hadden we een schat aan informatie waar we de processen nog voor moesten aanpassen en konden we de eerste kinderziektes eruit halen. En dat voor een organisatie die helemaal niet zo ‘technology minded’ was. Vergeet niet dat de pda in 2004 nog zo niet ingeburgerd was als nu”, merkt Bekhuis trots op.

CBR en Getronics PinkRoccade plaatsten bewust een computerfanaat in de testgroep om te zien of hij de pda niet zou opblazen. “Dat had hij namelijk al wel eens met een gewone pc gedaan. We hebben hem maar niet verteld dat hij om die reden in de testgroep zat.” Ook zaten er in het testpanel mensen met een bril om te bepalen of er geen hinderlijke spiegelingen zouden optreden die het gebruik van de pda bemoeilijken.

Uiteindelijk vonden slechts twee personen de pda geen verbetering. Bekhuis: “Zo was er een jonge vrouw die ik anders had ingeschat. Zij vertelde dat ze het papier juist zo fijn vond. De andere persoon was eigenlijk de beste tester die we hadden. Die vertelde dat hij het gevoel kreeg op een kostbaar ei te moeten passen. Hij had ‘m een keer per ongeluk op tafel laten liggen en merkte dat de kleine ermee aan het spelen was. Zette hij ‘m in de lader op de kast, dan vergat hij de pda de volgende morgen mee te nemen. Voor beiden geldt: kwestie van wennen.”

Fijnslijpen

Bij de definitieve pilot, waarbij de applicatie ook volledig werd aangepast aan de eisen die gelden voor de B-rijbewijs-examens, werd gekozen voor de examencentra van Leiden en Groningen. De deelnemers kregen de papieren formulieren mee in gesloten enveloppen om te voorkomen dat zij aan de hand hiervan het pda-scherm zouden invullen. “Dat zou de testresultaten namelijk behoorlijk vervuilen”, stelt Bekhuis. “In de praktijk bleven de enveloppen gelukkig netjes dicht en konden we het systeem na wat fijnslijpen in heel Nederland invoeren. De aanvraagtermijn is tot grote tevredenheid verkort tot één dag en we besparen bovendien veel geld op personeelskosten, drukwerk en porto.”

Het hele proces verloopt nu digitaal. Alle rijscholen en kandidaten krijgen binnen enkele minuten na het examen via e-mail het uitslagformulier in pdf-formaat toegezonden.