Leidschendam-Voorburg is na een aanbesteding uitgekomen op een midoffice van het consortium Bull, Circle Software en Bentley Geospatial. De gemeente vond het niet nodig zich aan te sluiten bij een van de gemeentelijke coalities die samen midoffice-oplossingen regelen.
De opdracht werd gegund na een Europees aanbestedingstraject. Binnenkort start de implementatie van de midoffice-oplossing. De toepassing biedt Leidschendam-Voorburg de mogelijkheid haar dienstverlening digitaal via het internet te ontsluiten door de front- en backoffice-applicaties aan elkaar te koppelen en te integreren met werkstromen en documentbeheer. Het zorgt er tevens voor dat de gemeente de landelijke richtlijn haalt om in 2007 65 procent van de dienstverlening via internet aan te bieden. De Zuid-Hollandse gemeente neemt nog een besluit over een nieuwe beheeropzet. Nu doet de it-afdeling dat zelf, maar wellicht is uitbesteding een optie.
Top vijf
In de eerste helft van dit jaar richt de implementatie zich op een top vijf van producten/diensten. Deze bestaat uit: de WMO-processen (gegevensuitwisseling met ketenpartners), Melding Openbare Ruimte, Bezwaar en Beroep, geografisch informatiesysteem (GIS) – functionaliteit en het uitwerken van een voorstel voor het baliemedewerkersloket (met als doel het bouwen van een portaal waarin alle toepassingen samenkomen). In de tweede helft van 2007 zullen dan nieuwe producten worden toegevoegd, zoals de omgevingsvergunning, en een verdere digitalisering van processen achter het loket.
De gekozen combinatie rond Bull dong in een iets andere samenstelling ook mee in de gemeenschappelijke midoffice-aanbesteding van Andez (Alphen aan den Rijn, Nieuwegein, Delft, Ede en Zoetermeer). Het won opdrachten van Alphen aan den Rijn en Delft. Net als bij Andez heeft het consortium voor Leidschendam-Voorburg een concept gedemonstreerd. Een van de projecten was: ‘Melding Openbare Ruimte’. Hier kunnen burgers melding maken van bijvoorbeeld een loszittende stoeptegel of een kapotte lantaarnpaal. Via het webformulier van Seneca kunnen burgers melding maken van klachten of problemen in hun wijk. Een dergelijke melding leidt tot een zogenoemde zaak. Het geografische informatiesysteem van Bentley maakt het voor de burger mogelijk in te zoomen op de locatie waar het probleem zich voordoet. Zo kan deze een nauwkeurige melding doen. De melding wordt door de open source eMaxx-oplossing, ingericht door Bull, ontvangen en doorgezet naar de diverse applicaties die voor afhandeling moeten zorgen. Het zakenmagazijn van Circle Software houdt de status bij van de zaak en stuurt signalen naar ambtenaren die in actie moeten komen. Burgers kunnen via het internetloket zien wat de status is van de melding.
Twijfel
Rogier Dijkgraaf, adviseur bij de gemeente Leidschendam-Voorburg, vertelt dat gekeken is naar samenwerkingsverbanden, zoals Dimpact, GovUnited en Andez. Toch heeft Leidschendam-Voorburg gekozen om de midoffice zelf te regelen. “Onze informatiearchitecten hadden al het nodige voorwerk gedaan. We besloten toen dat we zelf willen meemaken hoe het is om zo’n intensief traject – van aanbesteding tot aan implementatie – te doorlopen. Verder trachten we de snelheid erin te houden en aansluiting bij bijvoorbeeld Andez leverde naar ons gevoel een grote kans op vertraging op. Zo’n aanbestedingstraject roept elke dag wel nieuwe vragen op en daar willen we direct een antwoord op zonder te hoeven wachten op andere partijen.”
Verder twijfelde het projectteam of de financiële voordelen die dit soort gezamenlijke aanbestedingstrajecten behoren op te leveren, wel realiseerbaar zijn. Dijkgraaf tekent hierbij aan dat Leidschendam-Voorburg bij het opstellen van het bestek wel is uitgegaan van het referentiemodel voor de gemeentelijke elektronische dienstverlening van Ictu-programmabureau Egem. Hij spreekt geen voorkeur uit voor samenwerking of het zelf regelen. “Dat is een keuze. Een gemeente moet eerst zelf een visie en aanpak bedenken. Daarna kan bekeken worden wat hierbij het beste aansluit. Kies je voor één pakket, dan ligt aansluiting bij de coöperaties Dimpact of GovUnited voor de hand. Maar wil je diverse componenten apart aanbesteden dan kun je het beter zelf doen, of via een gemeenschappelijke aanbesteding à la Andez.” Hij acht het hierbij essentieel dat een gemeente vasthoudt aan haar visie. De invoering van een digitale dienstverlening is in zijn ogen namelijk geen ict-vraagstuk, maar een veranderingsproces. “Zoiets moet je doen via een informatiearchitectuur, bijvoorbeeld op basis van Nora en een service oriented architecture, zoals wij hebben gekozen. Ook is regelmatig informatiemanagement-overleg belangrijk.”
Laagje vernis
Leidschendam-Voorburg staat op de derde plek van de Overheid.nl-monitor. De gemeente heeft de ambitie om het proces achter het digitale loket ook elektronisch te laten verlopen, gericht op de bestuurlijke plannen, de beleidsprocessen en een uitbreiding van de dienstverlening. Dit vormt nu nog geen harde eis van de rijksoverheid en wordt ook nog niet meegewogen in de monitor. “De elektronische dienstverlening aan de burger is voornamelijk nog window-dressing”, zegt Dijkgraaf. “Toch denken wij dat het digitaliseren van de processen achter het loket ook ten goede zal komen aan de burger.” De gemeente kiest er wel voor om van ‘voor naar achter te werken’, en niet eerst de backoffice op orde te brengen voordat er digitale diensten worden aangeboden. Die laatste aanpak duurt lang en stelt het absorptievermogen van ambtenaren op de proef. “Het is beter om eerst een aantal digitale zaken concreet te maken. Wij hebben reeds een proef gedaan met het koppelen van een aanvraag verhuizing met het backoffice-systeem van Centric.”
De gemeente is van oudsher een Centric-bolwerk. Toch viel deze automatiseerder al snel af in de midoffice-aanbesteding omdat het bedrijf niet voldeed aan ‘procedurele eisen’. Dijkgraaf merkt dat de vraag naar midoffice-oplossingen nieuwe leveranciers trekt. Toch ligt er volgens hem nog wel een rol voor backoffice-leveranciers als Centric en Getronics PinkRoccade. “De backoffice zal wel kleiner worden. Een aantal kleinere applicaties, zal niet meer nodig zijn. Dat kan net zo goed in de midoffice worden geregeld.” Partijen als Centric en Getronics PinkRoccade kunnen niet meer achteroverleunen en zullen hierop moeten participeren. Beide leveranciers lanceerden kortgeleden dan ook hun midoffice-aanpak.
Taakverdeling
Bull zorgt voor de inrichting van de berichtencentrale (broker), waarbij de automatiseerder gebruikmaakt van de opensource-technologie van eMAXX. Bentley levert de componenten voor de integratie van ruimtelijke gegevens (geo-informatie) in de midoffice. Circle Software regelt de inrichting van het zakenmagazijn evenals het document- en workflow-managementsysteem op basis van het Verseon-platform. Seneca Web Development ten slotte deed niet mee aan de aanbesteding, maar speelde wel een actieve rol als partner. Het bedrijf implementeerde in een eerder stadium al de frontoffice-software.
